Office Manager (m/w/d)

MTR Rechtsanwaltsgesellschaft mbH; Köln; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Probonio

Urban Sports Club

Deutschlandticket

BusinessBike-Leasing

Job summary

MTR Rechtsanwaltsgesellschaft mbH in Köln sucht eine/n Office Manager/in (m/w/d) zur Leitung des Office-Teams, erste Ansprechperson für interne und externe Kommunikation sowie Organisation des Tagesgeschäfts.

Sie bringen mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management mit, beherrschen Deutsch auf C2 und Englisch mindestens B2, arbeiten diskret, strukturiert und verfügen über IT-Kenntnisse (SharePoint, MS Office). Wir bieten ein motiviertes Teamumfeld und ein modernes Büro in zentraler Lage.

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, am Empfang, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Position in einer Kanzlei
• Verhandlungssicheres Deutsch (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten – auch in stressigen Situationen
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Priorisierung
• Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Themen
• IT-Affinität und Freude an der Arbeit mit digitalen Tools (SharePoint, MS Office)
• Teamgeist, Hands-on-Mentalität und Lust, dich weiterzuentwickeln

Responsibilities

• Office-Team koordinieren und erste Ansprechperson für interne sowie externe Kommunikation – am Empfang, am Telefon und im persönlichen Kontakt
• Tagesgeschäft des Office-Teams organisieren und Prozesse optimieren
• Mitarbeit an der Optimierung und Digitalisierung unserer Office-Prozesse
• Organisation des Büroalltags: Bestellwesen, Post, technische Ausstattung, Catering
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Mandantenterminen
• Mitgestaltung interner Events und eines positiven Arbeitsumfelds

Skills

Office management

Deutsch C2

Englisch B2

Teamführung

Organisationstalent

Diskretion

IT-Fähigkeiten

SharePoint

MS Office

Kundendienst

Tools

SharePoint

MS Office

Job description

WIR

MTR Legal Rechtsanwälte ist eine wirtschaftsrechtlich ausgerichtete Full-Service-Kanzlei mit Standorten in Köln, Berlin, Bonn, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, München und Stuttgart. Wir beraten mittelständische Unternehmen, internationale Investoren und Private Clients – mit kurzen Entscheidungswegen, unternehmerischem Spirit und einem starken Team.

Damit unsere Anwält:innen exzellent beraten können, brauchen wir jemanden, der unser Office in Köln mit Engagement, Sorgfalt und einem freundlichen Auftreten unterstützt. Genau hier kommst du ins Spiel.

DU

Du leitest unser Office-Team und bist die erste Ansprechperson für interne sowie externe Kommunikation. Dabei führst, koordinierst und motivierst du ein Team von Sekretärinnen und studentischen Mitarbeitenden und sorgst für reibungslose Abläufe und effiziente Zusammenarbeit. Als Office Manager (m/w/d) organisierst du nicht nur das Tagesgeschäft, sondern treibst die Teamleistung voran, förderst Eigenverantwortung und setzt hohe Standards für Exzellenz in unserem Büro.

Deine Aufgaben – Office & Teammanagement:

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, am Empfang, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Position in einer Kanzlei
• Verhandlungssicheres Deutsch (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten – auch in stressigen Situationen
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Priorisierung
• Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Themen
• IT-Affinität und Freude an der Arbeit mit digitalen Tools (SharePoint, MS Office)
• Teamgeist, Hands-on-Mentalität und Lust, dich weiterzuentwickeln

CONNECTING THE DOTS

Tempo, Motivation, Teamgeist, anspruchsvolle Ziele – wir teilen die gleiche Energie!

• Unterstützung im Tagesgeschäft unseres Office-Teams in Köln
• Erste Ansprechperson für interne und externe Kommunikation – am Empfang, am Telefon und im persönlichen Kontakt
• Mitarbeit an der Optimierung und Digitalisierung unserer Office-Prozesse
• Organisation des Büroalltags: Bestellwesen, Post, technische Ausstattung, Catering
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Mandantenterminen
• Mitgestaltung interner Events und eines positiven Arbeitsumfelds

PERSPECTIVE

Ein Powerhouse, das dich fordert und fördert. Eine Legal Career - von der du profitierst: Gestalte mit uns die Future Law Firm.

• Attraktive Vergütung & langfristige Entwicklungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Fortbildungen & Workshops für Deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Attraktive Zusatzleistungen wie Probonio, Urban Sports Club, Deutschlandticket & BusinessBike-Leasing
• Hochwertige Apple-Ausstattung mit MacBook & AirPods
• Modernes, zentral gelegenes Office mit Outdoor Workspace & Aufenthaltsbereichen
• Kostenloses gemeinsames Lunch von Montag bis Freitag inkl. Obst & Getränken
• Kurze Entscheidungswege & eine offene, direkte Kommunikation
• Regelmäßige Team- & Kanzlei-Events – vom Business Run bis zum Sommerfest