Office Manager:in

DR. WASMER MAZUR KRAML PARTNERSCHAFT mbB; München; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

Firmenfitness

JobRad

ÖPNV-Zuschuss

30 Tage Urlaub

Job summary

DR. WASMER MAZUR KRAML PARTNERSCHAFT mbB in München sucht eine/n Office Manager:in in Teilzeit (mind. 25 Stunden/Woche).

Sie sind zentrale Schnittstelle für Mandanten und Team, unterstützen Empfang, Post, Verträge, Datenschutz und Rechtemanagement und treiben Digitalisierung sowie Weiterentwicklung der Kanzleiprozesse voran. Zu Ihren Aufgaben gehört die Gestaltung interner/externer Kommunikation, Mailings, Website und Werbemittel.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung im Office Management/Administration oder vergleichbarem Umfeld
• Idealerweise Erfahrung in Prozessen, Analyse und Optimierung von Abläufen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Tools
• Interesse an Digitalisierung und KI sowie Bereitschaft, neue digitale Möglichkeiten zu nutzen
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Serviceorientierung
• Gute Deutschkenntnisse (mindestens C1)
• Freundliches Auftreten und Freude am Kontakt mit Menschen

Responsibilities

• Empfang, Telefonzentrale, Postein- und -ausgang unterstützen
• Organisatorische Aufgaben von Verträgen über Datenschutz bis Rechtemanagement
• Kommunikation intern und extern inkl. Mailings, Website und Werbemittel
• Begleitung neuer Mandate von Anlage bis Start und Weiterentwicklung des Welcome-Prozesses
• Mitwirkung an internen Projekten, Entwicklung digitaler Lösungen und Verbesserungen der Kanzleiprozessen

Skills

MS 365 sicher

Prozessdenken

Serviceorientierung

Selbstständigkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

Was erwartet Dich bei uns:

Deine Rolle
Du organisierst gerne, denkst mit und hast Freude daran, Dinge weiterzuentwickeln? Dann bist Du bei uns genau richtig. Als Office Manager:in bist Du eine zentrale Schnittstelle für unsere Mandanten und unser Team. Neben dem Tagesgeschäft bringst Du Dich in interne Projekte ein und gestaltest die Digitalisierung und Weiterentwicklung unserer Kanzleiprozesse aktiv mit. Für unser Team vor Ort in München suchen wir Dich ab sofort in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden pro Woche.
Deine Aufgabenfelder

• Als zentrale Schnittstelle unterstützt Du gemeinsam mit Deiner Kollegin den Empfang, die Telefonzentrale und kümmerst Dich um den Postein- und -ausgang
• Du übernimmst verschiedene organisatorische Aufgaben - von Verträgen und Versicherungen über Datenschutz und Rechtemanagement bis hin zur Verwaltung von Kanzlei-Accounts und Dokumenten
• Du gestaltest unsere interne und externe Kommunikation mit und kümmerst Dich dabei z. b. um Mailings, unsere Website und Werbemittel
• Du begleitest neue Mandate von der Anlage bis zum erfolgreichen Start und entwickelst unseren Welcome-Prozess kontinuierlich weiter
• Du wirkst bei internen Projekten mit, entwickelst digitale Lösungen weiter und setzt gemeinsam mit dem Team Verbesserungen in unseren Kanzleiprozessen um

Was bringst Du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder einem vergleichbaren Umfeld
• Du denkst gerne in Prozessen, erkennst Verbesserungspotenziale und hast idealerweise bereits Erfahrung darin, Abläufe strukturiert zu analysieren und zu optimieren
• Du gehst sicher mit Microsoft 365 um und setzt digitale Tools routiniert und zielgerichtet ein
• Du interessierst Dich für Digitalisierung und KI und setzt Dich aktiv mit neuen digitalen Möglichkeiten auseinander
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und packst gerne mit an
• Du trittst freundlich und serviceorientiert auf und hast Freude am Kontakt mit Menschen
• Du bist offen für neue Themen und Aufgaben und arbeitest Dich gerne in neue Bereiche ein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)

Was bieten wir Dir:

• Ein persönliches, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen und Raum für eigene Ideen
• Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit echtem Gestaltungsspielraum - Du kannst Prozesse und digitale Lösungen aktiv mitentwickeln
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten, regelmäßiges Feedback und persönliche Entwicklungsgespräche
• Ein strukturiertes und umfassendes Onboarding, damit Du von Anfang an gut bei uns ankommst
• Flexible Arbeitszeiten, ein Arbeitszeitkonto, bis zu 3 Gleittage im Monat und 30 Tage Urlaub
• Ein individuelles Benefitprogramm mit z. b. Firmenfitness, JobRad und ÖPNV-Zuschuss
• Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten und Betriebsveranstaltungen
• Eine unbefristete Festanstellung in einer etablierten und zukunftssicheren Kanzlei