Office Manager (m/w/d)

Fair Personal GmbH; Bad Vilbel; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Fair Personal GmbH in Bad Vilbel sucht eine/n Office Manager (m/w/d). Sie koordinieren Termine, Besprechungen und interne Abläufe, pflegen Stammdaten und den Schriftverkehr. Vor-Ort arbeiten, Vollzeit, Einsatzort wird im Vertrag festgelegt.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Office-Management, Verwaltung oder Teamassistenz mit. Sehr gute Deutschkenntnisse, Organisationstalent und Diskretion sind gefragt.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste praktische Erfahrung in Office-Management, Teamassistenz, Empfang oder Verwaltung.
• Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen und ERP-Systemen.

Responsibilities

• Sie organisieren Termine, Besprechungen und interne Abläufe und stimmen Vorbereitungen mit Ansprechpartnern ab.
• Sie bearbeiten den allgemeinen Schriftverkehr, nehmen Anliegen strukturiert auf und leiten Informationen weiter.
• Sie pflegen Stammdaten, Ablagen und digitale Dokumente und achten auf Vollständigkeit und Vertraulichkeit.
• Sie koordinieren Bürobedarf, Raumbelegung und Lieferanten-Termine und überwachen Bestellungen.

Skills

Office-Management

Teamassistenz

Empfang

Verwaltung

Koordination

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Büro-Software

Tabellenkalkulation

ERP-Systeme

Job description

Fair Personal GmbH · Arbeitnehmerüberlassung

Als Office Manager (m/w/d) koordinieren Sie die organisatorischen Abläufe im Büro und schaffen verlässliche Strukturen für den Arbeitsalltag. Sie verbinden serviceorientierte Kommunikation mit sorgfältiger Administration, behalten Fristen im Blick und sorgen dafür, dass Informationen, Räume und Unterlagen zur richtigen Zeit verfügbar sind. Die Position eignet sich für Menschen, die gern vorausschauend planen, Prioritäten setzen und unterschiedliche Anliegen verbindlich zusammenführen.

Die Anstellung erfolgt bei Fair Personal GmbH im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung. Ihr Einsatz ist bei einem Kundenunternehmen in Bad Vilbel vorgesehen; die konkreten Aufgaben werden am Einsatzort abgestimmt. Sie arbeiten vor Ort. Die Beschäftigung ist in Vollzeit vorgesehen, wobei die konkrete Wochenstundenzahl vor Vertragsschluss vereinbart wird. Einsatzbeginn und Dauer des Kundeneinsatzes werden gemeinsam abgestimmt.

Fair Personal GmbH prüft die konkrete Verfügbarkeit vor dem Einsatz. Ein bestätigter Kundenauftrag liegt derzeit nicht zugrunde. Wenn Sie administrative Verantwortung übernehmen, professionell kommunizieren und Arbeitsabläufe aktiv verbessern möchten, bietet das Stellenangebot eine Grundlage für ein später zu bestätigendes Angebot. Maßgeblich sind die im Vertrag und im konkreten Einsatz abgestimmten Rahmenbedingungen.

Im persönlichen Gespräch klären wir Ihre fachlichen Stärken, den konkreten Einsatz und Ihre Wünsche an die Zusammenarbeit mit Fair Personal GmbH.

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren Termine, Besprechungen und interne Abläufe und stimmen notwendige Vorbereitungen mit den beteiligten Ansprechpersonen ab.
• Sie bearbeiten den allgemeinen Schriftverkehr, nehmen Anliegen strukturiert auf und leiten Informationen nachvollziehbar an die zuständigen Stellen weiter.
• Sie pflegen Stammdaten, Ablagen und digitale Dokumente und achten dabei auf Vollständigkeit, einheitliche Benennung und vertraulichen Umgang.
• Sie koordinieren Bürobedarf, Dienstleistertermine und die Nutzung von Besprechungsräumen und verfolgen offene Bestellungen oder Rückmeldungen nach.
• Sie unterstützen bei der vorbereitenden Rechnungs- und Belegverwaltung, prüfen formale Angaben und stellen Unterlagen für die weitere Bearbeitung zusammen.
• Sie erstellen Übersichten, Protokolle und einfache Auswertungen mit Tabellenkalkulation und bereiten Entscheidungsgrundlagen verständlich auf.
• Sie empfangen Besucher und bearbeiten eingehende Telefon- und E-Mail-Anfragen freundlich, verbindlich und situationsgerecht.

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste praktische Erfahrung in Office-Management, Teamassistenz, Empfang, Verwaltung oder einer ähnlichen koordinierenden Funktion.
• Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen, Tabellenkalkulation, digitalen Kalendern und allgemeinen ERP-Systemen.
• Grundverständnis für Belegprüfung, Rechnungsabläufe und die strukturierte Pflege von Daten und Dokumenten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Fähigkeit, Informationen klar und adressatengerecht zu formulieren.
• Selbstständige, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsvermögen und freundlichem Serviceverständnis.

Das erwartet Sie

• Transparente Abstimmung von Vertrag, Einsatzrahmen und den für den konkreten Kundeneinsatz relevanten Bedingungen.
• Ein persönlicher Ansprechpartner bei Fair Personal GmbH begleitet Sie durch die Abstimmung und beantwortet Ihre Fragen.
• Kostenfreie Bewerbung ohne Einrichtung eines Kontos.
• Klare Information darüber, welche Angaben vor einer Veröffentlichung und vor Vertragsschluss noch bestätigt werden müssen.