Office Manager*in (m/w/d)

Universität Bielefeld; Bielefeld; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine Hochschule in Deutschland sucht eine/n Office Manager*in zur Verwaltung der Finanzen und Organisation des Arbeitskreises. Diese Teilzeitstelle bietet flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat sollte eine abgeschlossene Berufsausbildung, sehr gute MS-Office Kenntnisse und kommunikative Fähigkeiten mitbringen. Motivation, Teamarbeit und Expertise im Umgang mit finanziellen Übersichten sind entscheidend.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Interne Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsangebote

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretär*in oder Kauffrau*mann für Büromanagement.
• Alternativ: andere relevante Qualifikation mit Erfahrung.
• Sehr gute Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit MS-Office.

Aufgaben

• Verwaltung und Planung der Finanzen des Arbeitskreises.
• Verwaltung von Personalangelegenheiten.
• Organisation von Terminen und Dienstreisen.

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Berufsausbildung als Sekretär*in

sonstige geeignete Ausbildung

Tools

SAP-basierte Anwendungen

Jobbeschreibung

In der Fakultät für Chemie, Arbeitskreis BCI, ist die folgende Position zu besetzen: Office Manager*in (m/w/d) Kennziffer: Tech25520

• Start: nächstmöglich
• Teilzeit 50 %
• Vergütung nach E8 TV‑L
• unbefristet

Ihre Aufgaben

• Verwaltung und Planung der Finanzen des Arbeitskreises (Haushalt und Drittmittel), unter anderem Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben, laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel, ggf. Veranlassung von erforderlichen Umbuchungen, Erstellung von Ausgabenübersichten, Mithilfe bei der Erstellung von Projektanträgen bzw. -berichten sowie von Verwendungsnachweisen (40 %)
• Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten, unter anderem Stellenausschreibung, Auswahlverfahren und Einstellung sowie Weiterbeschäftigung von Mitarbeiter*innen, Dokumentation von Personalvorgängen, Überwachung der Nutzung vorhandener Drittmittel- und Haushaltsstellen (15 %)
• Organisation von Terminen und Dienstreisen, allgemeine Sekretariatstätigkeit (20 %)
• Beschaffungsangelegenheiten, unter anderem Bestellung im SRM‑System, Überprüfung des Status der Beschaffung sowie des Wareneingangs, Dokumentation in SAP und Ablage (10 %)
• Vorbereitung von Prüfung und Abwicklung von Masterbewerbungen (10 %)
• Korrespondenz sowie Korrekturen (auch in englischer Sprache) (5 %)

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV‑L
• unbefristet
• Teilzeit 50 %
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits‑, Beratungs‑ und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ – Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement oder in einem sonstigen geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• sehr gute Kenntnisse und umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit MS‑Office
• sehr gute Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit der Erstellung von Finanzübersichten
• sehr gute Deutschkenntnisse (v. a. Rechtschreibung, Grammatik, Formulierung)
• sehr gute aktive Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel, vor allem umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit E‑Mail und Internet‑Recherche und mit der Kommunikation via digitaler Medien
• strukturierte, lösungsorientierte und selbständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Kommunikationsstärke sowie hohe Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit unterschiedlichen Zielgruppen (Universitätsverwaltung, Gäste, Besucher*innen)
• positiver Umgang mit stressigen Situationen

Das wünschen wir uns

• Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
• Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
• Erfahrung im Umgang mit Studierenden
• Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit SAP‑basierten Anwendungen (vorrangig Berichtswesen) oder vergleichbarer Software

Interessiert? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online‑Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 19.12.2025

Kontakt

Dr. Stefanie Bechstein
0521 106‑6134
[e-mail]

Anschrift

Universität Bielefeld
Fakultät für Chemie
Dr. Stefanie Bechstein
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeitvorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.