Office Manager (all genders) – Teilzeit (25-30 Std./Woche)

INFORM GmbH - Optimization Software; Aachen; Vor Ort; EUR 20.000 - 31.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Hybrides Arbeiten

Workation

Sabbatical

Kinderbetreuungszuschuss

Kantinenangebote

Zusammenfassung

INFORM GmbH - Optimization Software sucht eine Teilzeitkraft für Office Management mit 25–30 Stunden pro Woche. Sie agieren als zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen und unterstützen das Team im Office Management.

Zu Ihren Aufgaben gehören Rechnungsprüfung, Bestellwesen, Organisation von Dienstreisen, Meetings und kleineren Veranstaltungen sowie administrative Einkaufs- und Dokumentenprozesse.

Qualifikationen

• Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management/Administration.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Deutsch C1, Englisch B1.

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen/Kollegen; professionelle Kommunikation, auch am Telefon.
• Rechnungen prüfen/erstellen, Bestellungen bearbeiten, Mahnwesen übernehmen.
• Dienstreisen, Besprechungen, externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und Bewirtungen organisieren.
• Administrative Aufgaben rund um Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung.
• Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Stamm- und internen Daten; Unterstützung bei der Optimierung administrativer Prozesse.
• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Controlling und Projektmanagement.

Kenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Telefonische Kommunikation

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse B1

Ausbildung

Ausbildung Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

Tools

DocuWare

Odoo

Jobbeschreibung

Du behältst den Überblick, organisierst gerne und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann bist du bei uns genau richtig! Für unseren Geschäftsbereich Risk & Fraud suchen wir eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team im Office Management unterstützt und als zentrale Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen agiert. Die Position ist in Teilzeit mit 25–30 Stunden pro Woche zu besetzen.

Du behältst den Überblick, organisierst gerne und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann bist du bei uns genau richtig! Für unseren Geschäftsbereich Risk & Fraud suchen wir eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team im Office Management unterstützt und als zentrale Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen agiert. Die Position ist in Teilzeit mit 25–30 Stunden pro Woche zu besetzen.

Was du bei uns bewegen kannst:

• Du bist zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen und übernimmst die professionelle Kommunikation – auch am Telefon.
• Du prüfst und erstellst Rechnungen, bearbeitest Bestellungen und übernimmst das Mahnwesen.
• Du organisierst Dienstreisen, Besprechungen, externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und Bewirtungen.
• Du übernimmst administrative Aufgaben rund um Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung.
• Du pflegst und aktualisierst Kunden-, Stamm- und interne Daten und unterstützt bei der Optimierung administrativer Prozesse.
• Du arbeitest eng mit Vertrieb, Controlling und Projektmanagement zusammen.

Was du dafür mitbringst:

Must-Haves:

• Eine Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder einem vergleichbaren Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und ein freundliches, professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B1)

Nice-to-Haves:

• Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare
• Kenntnisse in Odoo

Wie wir deine Arbeit wertschätzen:

• Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten, Workation, Sabbatical
• Kinderbetreuungszuschuss und weitere familienfreundliche Angebote
• Urban Sports Club Mitgliedschaft und weitere Gesundheits-/Sportangebote z. B. Bike-Leasing
• Langfristige Entwicklungsperspektiven mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vielfältiges, gesundes und bezuschusstes Mittagessen in unserer Kantine
• Großes INFORM-Sommerfest, Betriebs- und Teamausflüge sowie eine Weihnachtsfeier

Kontakt:

Kevin Kiesling . kevin.kiesling(at) inform-software.com . Tel. [phone]