Office Manager (all genders) – Teilzeit (25-30 Std./Woche)

Inform Software Corp; Aachen; Vor Ort; EUR 18.000 - 30.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Hybrides Arbeiten

Kinderbetreuungszuschuss

Urban Sports Club

Mittagessen Kantine

Sommerfest

Zusammenfassung

Inform Software Corp sucht im Geschäftsbereich Risk & Fraud eine strukturierte Teilzeitkraft zur Unterstützung des Office Managements als zentrale Ansprechperson. Sie arbeiten 25-30 Wochenstunden, koordinieren Kommunikation, Rechnungsprozesse und Organisation von Meetings.

Sie bringen eine abgeschlossene Büromanagement-Ausbildung, 2–3 Jahre Erfahrung sowie MS-Office-Kenntnisse mit. Deutsch mindestens C1, Englisch B1; hybrides Arbeiten wird angeboten.

Qualifikationen

• Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B1).

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen/Kollegen.
• Rechnungen prüfen/erstellen, Bestellungen bearbeiten, Mahnwesen übernehmen.
• Dienstreisen, Meetings und Veranstaltungen organisieren.
• Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung unterstützen.
• Datenpflege und Prozessoptimierung unterstützen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Teamarbeit

Kundenorientierung

Ausbildung

Ausbildung Büromanagement

Tools

DocuWare

Odoo

MS Office

Jobbeschreibung

Du behältst den Überblick, organisierst gerne und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann bist du bei uns genau richtig! Für unseren Geschäftsbereich Risk & Fraud suchen wir eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team im Office Management unterstützt und als zentrale Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen agiert. Die Position ist in Teilzeit mit 25-30 Stunden pro Woche zu besetzen.

Was du bei uns bewegen kannst:

• Du bist zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen und übernimmst die professionelle Kommunikation – auch am Telefon.
• Du prüfst und erstellst Rechnungen, bearbeitest Bestellungen und übernimmst das Mahnwesen.
• Du organisierst Dienstreisen, Besprechungen, externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und Bewirtungen.
• Du übernimmst administrative Aufgaben rund um Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung.
• Du pflegst und aktualisierst Kunden-, Stamm- und interne Daten und unterstützt bei der Optimierung administrativer Prozesse.
• Du arbeitest eng mit Vertrieb, Controlling und Projektmanagement zusammen.

Was du dafür mitbringst:

Must-Haves:

• Eine Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• 2-3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder einem vergleichbaren Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und ein freundliches, professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B1)

Nice-to-Haves:

• Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare
• Kenntnisse in Odoo

Wie wir deine Arbeit wertschätzen:

• Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten, Workation, Sabbatical
• Kinderbetreuungszuschuss und weitere familienfreundliche Angebote
• Urban Sports Club Mitgliedschaft und weitere Gesundheits-/Sportangebote z. B. Bike-Leasing
• Langfristige Entwicklungsperspektiven mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vielfältiges, gesundes und bezuschusstes Mittagessen in unserer Kantine
• Großes INFORM-Sommerfest, Betriebs- und Teamausflüge sowie eine Weihnachtsfeier

Kontakt:

Kevin Kiesling . kevin.kiesling(at)inform-software.com . Tel. [phone]