Office & Finance Manager:in (m/w/d)

VIVI MARI GmbH; Köln; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Hybrid (Office & Homeoffice)

Rabatte auf Produkte

Teamevents

Office in Bestlage

Job summary

VIVI MARI GmbH sucht eine engagierte Office-Managerin bzw. einen Office-Manager zur zentralen Anlaufstelle im Office. Sie prüfen Rechnungen, bereiten Zahlungen vor und unterstützen die Buchhaltung sowie HR-Administration mit DATEV und Personio.

Sie arbeiten strukturiert, sicher im Umgang mit Excel/Sheets und kommunizieren fließend Deutsch; Englischkenntnisse sind willkommen. Arbeiten Sie hybrid im modernen Köln-Standort und gestalten Sie Prozesse mit KI-Unterstützung mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium abgeschlossen.
• Erfahrung im Office Management, Buchhaltung oder ähnlicher Rolle.
• Sorgfältige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise.
• Gute Kenntnisse in Google Sheets oder Excel.
• Deutsch fließend, gutes Englisch.

Responsibilities

• Zentrale Anlaufstelle im Office und Unterstützung des Teams.
• Rechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten und Überweisungen durchführen.
• Belege in DATEV hochladen und korrekt zuordnen.
• Spesenabrechnungen prüfen und Dienstreisen buchen.
• Verträge, Tools, Lizenzen verwalten und Fristen überwachen.
• HR-Administration mit Personio, On-/Offboarding unterstützen.
• Bestellungen von Büromaterial, Postempfang und Versand organisieren.
• Meetings vorbereiten und Team-Events planen.
• Office-Prozesse weiterentwickeln, auch mit KI.

Skills

Office Management

Buchhaltung

DATEV

Personio

Excel/Sheets

Organisationstalent

Deutsch fließend

Englisch gut

KI-Tools

Education

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbares Studium

Tools

DATEV Unternehmen online

Personio

Google Sheets

Excel

KI-Tools (Claude/ChatGPT)

Job description

Deine Aufgaben

• Du bist die zentrale Anlaufstelle im Office und hältst unserem Team im Alltag den Rücken frei.
• Rechnungen & Zahlungen: Du prüfst eingehende Rechnungen auf Richtigkeit, bereitest Zahlungen vor und führst Überweisungen durch. Fristen und offene Posten behältst Du im Blick.
• Buchhaltung: Du lädst Belege in DATEV Unternehmen online hoch und ordnest sie den richtigen Kategorien zu. Monatlich prüfst Du, ob alle Belege für unser Steuerbüro vollständig sind, inklusive Kreditkarten- und Abo-Rechnungen. Bei Rückfragen stimmst Du Dich mit unserer externen Finanzbuchhaltung ab.
• Du gleichst Zahlungseingänge ab, insbesondere unserer Wholesale Kunden
• Du prüfst und bearbeitest die Spesenabrechnungen unserer Mitarbeitenden und buchst Dienstreisen für das Team.
• Verträge & Tools: Du behältst unsere Verträge und Fristen im Blick. Außerdem verwaltest Du unsere Software-Abos und Lizenzen: Wer nutzt was, was brauchen wir nicht mehr?
• HR-Administration: Du pflegst Personio (Urlaubs- und Krankmeldungen, Stammdaten, Dokumente), bereitest Daten für die Lohnabrechnung vor und begleitest das On- und Offboarding, vom Equipment bis zu den Accounts.
• Backoffice: Du kümmerst Dich um Bestellungen von Büromaterial, Equipment und Getränken & Snacks, nimmst Post und Pakete an, übernimmst Muster- und Sonderversand.
• Team & Events: Du organisierst und bereitest teaminterne Meetings vor und planst unsere Teamevents, von der Location bis zur Umsetzung.
• Du entwickelst unsere Office-Prozesse weiter und machst sie effizienter, auch mit digitalen Tools und KI.
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Dein Profil

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium abgeschlossen und bereits Erfahrung im Office Management, in der Buchhaltung oder einer ähnlichen Rolle gesammelt.
• Du hast ein Grundverständnis von Buchhaltung und weißt, was ein ordentlicher Beleg braucht. Erfahrung mit DATEV Unternehmen online und Personio ist ein Plus.
• Du arbeitest sehr sorgfältig, zuverlässig und strukturiert. Mit Zahlungen gehst Du verantwortungsvoll und diskret um.
• Du verfügst über gute Kenntnisse in Google Sheets oder Excel.
• Du nutzt digitale Tools und KI-Anwendungen wie Claude oder ChatGPT gerne, um Dir die Arbeit zu erleichtern.
• Du bist organisationsstark, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Spaß daran, unserem Team den Rücken freizuhalten.
• Du bist offen und kommunikativ und sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch.
• Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und packst gerne mit an, wo es gerade gebraucht wird.

Warum wir?

• Wettbewerbsfähige Bezahlung und individuelle Perks
• Flexible Arbeitszeiten
• Hybrid (Office & Homeoffice)
• Rabatte auf unsere Produkte
• Teamevents
• Office in Bestlage