Office Manager (all genders) - Teilzeit (25-30 Std./Woche)

INFORM Institut für OR und Management GmbH; Aachen; Hybrid; EUR 28.000 - 38.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Hybrides Arbeiten

Workation

Sabbatical

Kinderbetreuungszuschuss

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Zusammenfassung

Inform Institut für OR und Management GmbH sucht eine strukturierte Office-Management-Person mit 25–30 Wochenstunden in Teilzeit. Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und das Team und übernehmen die professionelle Kommunikation, auch am Telefon.

Zu Ihren Aufgaben gehören Rechnungen prüfen, Bestellungen bearbeiten, Mahnwesen, Organisation von Dienstreisen und Meetings, sowie administrative Tätigkeiten rund um Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung.

Qualifikationen

• Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management/Administration oder ähnlichem.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B1).

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen/Team; professionelle Kommunikation – auch am Telefon.
• Rechnungen prüfen und erstellen; Bestellungen bearbeiten; Mahnwesen übernehmen.
• Dienstreisen, Besprechungen, externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und Bewirtungen organisieren.
• Administrative Aufgaben rund um Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung.
• Kunden-, Stammdaten und interne Daten pflegen/aktualisieren; Prozessoptimierung unterstützen.
• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Controlling und Projektmanagement.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

MS Office

Deutsch C1

Englisch B1

Kunden-/Lieferantenkontakt

Ausbildung

Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement

Tools

DocuWare

Odoo

Jobbeschreibung

Du behältst den Überblick, organisierst gerne und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann bist du bei uns genau richtig! Für unseren Geschäftsbereich Risk & Fraud suchen wir eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team im Office Management unterstützt und als zentrale Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen agiert. Die Position ist in Teilzeit mit 25–30 Stunden pro Woche zu besetzen.

Was du bei uns bewegen kannst:

• Du bist zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen und übernimmst die professionelle Kommunikation – auch am Telefon.
• Du prüfst und erstellst Rechnungen, bearbeitest Bestellungen und übernimmst das Mahnwesen.
• Du organisierst Dienstreisen, Besprechungen, externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und Bewirtungen.
• Du übernimmst administrative Aufgaben rund um Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung.
• Du pflegst und aktualisierst Kunden-, Stamm- und interne Daten und unterstützt bei der Optimierung administrativer Prozesse.
• Du arbeitest eng mit Vertrieb, Controlling und Projektmanagement zusammen.

Was du dafür mitbringst:

Must-Haves:

• Eine Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder einem vergleichbaren Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und ein freundliches, professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B1)

Nice-to-Haves:

• Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare
• Kenntnisse in Odoo

Wie wir deine Arbeit wertschätzen:

• Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten, Workation, Sabbatical
• Kinderbetreuungszuschuss und weitere familienfreundliche Angebote
• Urban Sports Club Mitgliedschaft und weitere Gesundheits-/Sportangebote z. B. Bike-Leasing
• Langfristige Entwicklungsperspektiven mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vielfältiges, gesundes und bezuschusstes Mittagessen in unserer Kantine
• Großes INFORM-Sommerfest, Betriebs- und Teamausflüge sowie eine Weihnachtsfeier