Mitarbeiter Office Management / Assistenz (m/w/d)

ANKALINK GmbH; Bonn; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Sicherer Arbeitsplatz mit unbefristert

Flexible Arbeitszeiten

Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten

Attraktives Vergütungsmodell

30 Tage Urlaub

Sabbatical-Option

Vielseitige und verantwortungsvolle AÚ

Job summary

ANKALINK GmbH sucht eine engagierte Office-Management-Persönlichkeit (m/w/d) zur aktiven Gestaltung organisatorischer Prozesse und zur Unterstützung der Abteilungsleitung sowie der Geschäftsführung. Sie arbeiten an einer reibungslosen Büroorganisation, Terminplanung und interner Korrespondenz.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung sowie ausgeprägtes Organisationstalent mit. Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Sicherheit im Auftreten runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer Assistenzfunktion.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise.
• Hands-on-Mentalität und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben.
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Mitarbeitern, Gästen und Dienstleistern.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung mit digitalen Organisationssystemen.
• Kenntnisse im Projektmanagement bzw. in der Projektkoordination.

Responsibilities

• Unterstützung der Abteilungsleitung beim Aufbau und der Weiterentwicklung des Office Managements.
• Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminplanung, Reiseorganisation und Korrespondenz
• Zentrale Ansprechperson für interne organisatorische Anliegen
• Professionelle Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate
• Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Meetings
• Unterstützung bei Bestellungen und der Verwaltung von Vertragsunterlagen
• Überwachung wichtiger Termine und Fristen
• Optimierung bestehender administrativer Abläufe

Skills

Organisationstalent

MS Office Kenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Vertraulichkeit

Kunden- und Dienstleisterkontakt

Projektkoordination

Digitale Organisationssysteme

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Digitale Organisationssysteme

Job description

Unser Kunde

Für ein etabliertes Unternehmen in einem modernen Dienstleistungsumfeld suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit im Office Management (m/w/d). Dich erwartet eine abwechslungsreiche Position, in der Du organisatorische Prozesse aktiv mitgestaltest und einen wichtigen Beitrag zu einem reibungslosen Arbeitsalltag leistest.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Abteilungsleitung beim Aufbau und der Weiterentwicklung des Office Managements
• Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminplanung, Reiseorganisation und Korrespondenz
• Zentrale Ansprechperson für interne organisatorische Anliegen
• Professionelle Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate
• Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Meetings
• Unterstützung bei Bestellungen und der Verwaltung von Vertragsunterlagen
• Überwachung wichtiger Termine und Fristen
• Optimierung bestehender administrativer Abläufe

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer Assistenzfunktion
• Ausgeprägtes Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Mitarbeitern, Gästen und Dienstleistern
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung mit digitalen Organisationssystemen
• Kenntnisse im Projektmanagement beziehungsweise in der Projektkoordination

Deine Benefits

• Sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
• Attraktives Vergütungsmodell
• 30 Tage Urlaub
• Sabbatical-Option
• Vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben
• Möglichkeit, organisatorische Prozesse aktiv mitzugestalten

Interesse geweckt?

Dann freue ich mich darauf, Dich kennenzulernen und Dir mehr über diese Position zu erzählen.