Office Manager (m/w/d)

Job Ag; Sömmerda; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Gründliche Einarbeitung

Moderner Arbeitsplatz

Eigenständiges Arbeiten

Kurze Entscheidungswege

Unterstützendes Team

Empfangs- und Gästebetreuung

Beschaffungsmanagement

Job summary

Job Ag in Thüringen sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager, der das organisatorische Herz des Unternehmens wird.

Du koordinierst interne und externe Korrespondenz, planst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und betreust den Empfang. Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit, besitzt sicher MS Office, kommunizierst klar auf Deutsch und idealerweise Englisch.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Kommunikation oder vergleichbar.
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Geschäftsleitungsebene.
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise.

Responsibilities

• Konzeption und Abwicklung von interner und externer Korrespondenz
• Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung und Abteilungsleitungen
• Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Fuhrparkmanagement: Verwaltung und Koordination des Firmenfuhrparks
• Telefonische Kommunikation intern und extern sowie Management der Telefonzentrale
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
• Projektmanagement sowie eigenständige Betreuung kleinerer Projekte
• Organisation von Veranstaltungen und Events
• Unterstützung bei strategischen Aufgaben und Sonderprojekten
• Eigenständige Themenrecherche im Internet oder über andere Quellen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon) in deutscher und ggf. englischer Sprache
• Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und internen Ansprechpartnern
• Büroorganisation: Beschaffungsmanagement, Ablage, Dokumentenpflege

Skills

MS Office

Deutsch fließend

Englisch Grundkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS Office

Job description

Unser Klient entwickelt seit vielen Jahren innovative Software- und Hardwarelösungen für den öffentlichen Personennahverkehr. Als zuverlässiger Partner von Verkehrsunternehmen gestalten er die digitale Zukunft des Ticketings und Fahrgeldmanagements mit und setzt dabei auf moderne Technologien, Teamgeist und zukunftsorientierte Lösungen.

Bist Du das organisatorische Herz eines Unternehmens und sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft?

Office Manager.

Wir bieten Dir

• Einen Job, in dem Du nicht nur verwaltest, sondern aktiv mitgestaltest und Strukturen prägst
• Ein Team, das zusammenhält, offen kommuniziert und sich gegenseitig wirklich unterstützt
• Kurze Wege statt Bürokratie – hier werden Entscheidungen schnell und direkt getroffen
• Einen modernen Arbeitsplatz in einem wachsenden IT-Unternehmen mit spannenden Projekten im Hintergrund
• Viel Vertrauen in Deine Eigenständigkeit statt starrer Vorgaben
• Raum für Deine Ideen – wenn Du etwas verbessern möchtest, kannst Du es auch umsetzen
• Flexible Arbeitszeiten, die zu Deinem Leben passen
• Eine gründliche Einarbeitung und echte Ansprechpartner statt "Learning by Chaos"
• Einen Arbeitsplatz, an dem Organisation nicht Nebenrolle ist, sondern der Schlüssel zum Erfolg

Deine Aufgaben

• Konzeption und Abwicklung von interner und externer Korrespondenz
• Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung und die Abteilungsleitungen
• Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Fuhrparkmanagement: Verwaltung und Koordination des Firmenfuhrparks
• Telefonische Kommunikation intern und extern sowie Management der Telefonzentrale
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
• Projektmanagement sowie eigenständige Betreuung kleinerer Projekte
• Organisation von Veranstaltungen und Events
• Unterstützung bei strategischen Aufgaben und Sonderprojekten
• Eigenständige Themenrecherche im Internet oder über andere Quellen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon) in deutscher und ggf. englischer Sprache
• Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und internen Ansprechpartnern
• Büroorganisation: Beschaffungsmanagement, Ablage, Dokumentenpflege

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Kommunikation oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Geschäftsleitungsebene
• Souveräner Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Organisationsgeschick, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

Gute Aussichten für Deine Zukunft!