Mitarbeiter Office Management (w/m/d)

inasys; Sankt Augustin; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Massageangebot

Mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

inasys sucht eine engagierte Office-Managerin bzw. einen engagierten Office-Manager für Sankt Augustin. Sie unterstützen die Abteilungsleitung beim Aufbau des Office Managements und übernehmen Assistenztätigkeiten der Geschäftsführung, Terminplanung, Reisen und Korrespondenz.

Sie sind die erste Anlaufstelle im Haus, organisieren interne Veranstaltungen, übernehmen Bestellungen und die Ablage sowie Fristen. Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten bieten zusätzliche Flexibilität.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in der Assistenz.
• Selbstständige Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität.
• Organisationstalent, Sorgfalt, Verlässlichkeit und Diskretion.
• Freundliches Auftreten gegenüber Kollegi:innen, Gästen und Dienstleistern.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Termin- und Ablagesystemen.

Responsibilities

• Unterstützung der Abteilungsleitung beim Aufbau des Office Managements.
• Mitwirkung bei Assistenztätigkeiten der Geschäftsführung (Terminplanung, Reisen, Korrespondenz).
• Erste Anlaufstelle im Haus für organisatorische Anliegen.
• Annahme von Telefonaten und Weiterleitung.
• Organisation interner Veranstaltungen.
• Unterstützung bei Bestellungen, Vertragsablage und Fristeneinhaltung.

Skills

Organisationsfähigkeit

MS Office

Terminplanung

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Digitale Termin- und Ablagesysteme

Job description

Deine Aufgaben - vielseitig & verantwortungsvoll

• Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung beim Aufbau unseres Office Management
• Mitwirkung bei Assistenztätigkeiten der Geschäftsführung, z.B. Terminplanung, Reisen, Korrespondenz usw.
• Erste Anlaufstelle im Haus für organisatorische Anliegen
• Annahme von Telefonaten und die gezielte Weiterleitung
• Organisation von internen Veranstaltungen
• Unterstützung bei Bestellungen, der Vertragsablage und der Einhaltung von Fristen

Das bringst Du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in Office Management oder Assistenz
• Ausgeprägte selbstständige Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
• Organisationstalent und Sorgfalt mit hoher Verlässlichkeit und Diskretion
• Freundliches, sicheres Auftreten gegenüber Kolleginnen und Kollegen, Gästen sowie Dienstleistern
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Termin- und Ablagesystemen

Das erwartet Dich

• Ein exzellentes, kollegiales Betriebsklima mit echtem Teamzusammenhalt
• Ein motiviertes Team mit hoher fachlicher Kompetenz
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten für mehr Flexibilität
• Massageangebot zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit langfristiger Perspektive
• Attraktive und leistungsgerechte Vergütung

Interesse geweckt? - wir freuen uns auf Dich!