Mitarbeiter/-in für verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben (m/w/d/x)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Leipzig; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine große Universität in Deutschland sucht einen Mitarbeiter (m/w/d) für verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben. Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Verwaltung von Daten und Unterstützung bei personalrelevanten Vorgängen. Der ideale Kandidat hat eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation sowie sichere Kenntnisse in MS-Office und Adobe. Flexible Arbeitszeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld werden geboten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Vergünstigtes Personennahverkehrsticket

Verpflegung in Mensen

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder vergleichbarer Abschluss.
• Sichere Beherrschung der MS-Office-Programme und Adobe Professional.
• Kenntnisse und Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Büroorganisation.
• Beschaffung und Verwaltung von Verbrauchsmaterial.
• Führung der Projektlisten und Erstellung von Protokollen.

Kenntnisse

MS-Office-Programme

Adobe Professional

Organisatorisches Geschick

Englischkenntnisse

Ausbildung

Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder gleichwertige Qualifikation

Jobbeschreibung

Mitarbeiter/-in für verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben (m/w/d/x)

Arbeitgeber: Universität Leipzig

Anstellungsart

Vollzeit

Befristung

befristet für 24 Monate

Berufsbezeichnung

• Kaufmann/-frau - Büromanagement
• Kaufmann/-frau - Bürokommunikation

Veröffentlichungsdatum: Gestern veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

Im Dezernat 4 Bau und Technik, Sachgebiet Bauplanung, ist die oben genannte Stelle zu besetzen.

Stellenmerkmale

• befristet für 2 Jahre*
• 100 % einer Vollbeschäftigung, Teilzeit möglich
• zum nächstmöglichen Zeitpunkt

*Die Befristung erfolgt sachgrundlos gemäß § 14 Abs. 2 des Gesetzes über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG). Bewerberinnen und Bewerber, die bereits in einem Arbeitsverhältnis mit dem Freistaat Sachsen stehen oder gestanden haben, können daher nicht berücksichtigt werden. Eine entsprechende Erklärung, dass bisher kein Arbeitsverhältnis mit dem Freistaat Sachsen besteht bzw. bestanden hat, ist den Bewerbungsunterlagen beizufügen.

Das sind Ihre Aufgaben

• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Erstellung von Präsentationen, Verwaltung von Datenbanken
• Beschaffung und Verwaltung von Verbrauchsmaterial, Inventarisierung
• Führung der Projektlisten und Erstellung von Protokollen
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, insbesondere im Rahmen von Ausschreibungsverfahren
• Eingabe und Auswertung von Daten der Gebäude- und Raumverwaltung

Das bringen Sie mit

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation bzw. vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• sichere Beherrschung der MS-Office-Programme und Adobe Professional
• Kenntnisse und Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
• Fremdsprachenkenntnisse in Englisch von Vorteil
• Kenntnisse des Flächenmanagement bzw. der DIN 277 sind von Vorteil
• guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck
• eigenständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
• organisatorisches Geschick und ein hohes Maß an Selbstständigkeit sowie sozialer Kompetenz

Das bieten wir Ihnen

• einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
• die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
• flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
• umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig

Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung.
Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter [e-mail].

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Ihre Bewerbung senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 189/2025 bis 4. Januar 2026 an: Universität Leipzig, Dezernat 4 Bau und Technik, Herrn Dezernent Titus Werner, Ritterstraße 24, 04109 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail an [e-mail] senden.

Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Hinweise zum Datenschutz

Eine Bewerbung und damit die Zusendung der für eine Bewerbung üblichen Unterlagen erfolgt freiwillig. Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden von der Universität Leipzig – hier der ausschreibenden Dienststelle – ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet und, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt wird, nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU‑Datenschutz‑Grundverordnung (EU‑DSGVO). Verantwortlich für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.

Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS‑GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS‑GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS‑GVO); Daten­löschung (Art. 17 DS‑GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS‑GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS‑GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerde­recht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.