Manager:in Business Operations & Executive Support (m/w/d)

OHB-System AG; Bremen; On-site; EUR 40,000 - 54,000; Full time

Job summary

OHB-System AG in Bremen sucht eine engagierte Assistenz/Office Managerin zur ganzheitlichen Organisation des Office- und Standortmanagements. Sie unterstützen die Geschäftsführung in Terminplanung, Besucherkoordination und administrativen Belangen.

Sie steuern Büro- und Arbeitsplatzausstattung, koordinieren Dienstleister, Lieferanten und externe Partner und verantworten Beschaffungsprozesse, Reisekostenabrechnungen sowie das Dienstwagen- und Handyman-Management.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Office Management/Business Operations.
• Organisations- und Koordinationsstärke, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung und Bereitschaft, ein dynamisches Umfeld mitzugestalten.
• Sicheres Auftreten und Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Stakeholdern.
• Sehr gute MS-365-Kenntnisse.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Lösungsorientierung.
• Hands-on-Mentalität, pragmatisches Denken und Umsetzungsstärke.
• Deutsch sehr gut; Englisch gut.

Responsibilities

• Verantwortung für die Organisation und Steuerung des Office- und Standortmanagements.
• Unterstützung der Geschäftsführung im Termin-, Besucher- und allgemeinem Administrationsmanagement.
• Steuerung der Büro- und Arbeitsplatzausstattung einschließlich Mobiliar, Verbrauchsmaterialien und Ausstattung.
• Koordination und Betreuung von Dienstleistern, Lieferanten und externen Partnern.
• Organisation von Bestellungen, Wareneingängen und administrativen Beschaffungsprozessen.
• Betreuung des Dienstwagen- und Diensthandymanagements.
• Organisation von Dienstreisen sowie Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
• Pflege von Organisationsunterlagen, Verteilern und Unternehmensdaten.
• Mitwirkung beim Aufbau und der kontinuierlichen Optimierung administrativer Strukturen und Prozesse.
• Schnittstellenfunktion zu Servicebereichen und externen Partnern.
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Workshops.

Skills

Organisationsstärke

Koordination

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeiten

MS 365 Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Diskretion

Hands-on-Mentalität

Umsetzungsstärke

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Job description

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für die Organisation und Steuerung des Office- und Standortmanagements
• Unterstützung der Geschäftsführung im Termin-, Besucher- und allgemeinen Administrationsmanagement
• Steuerung der Büro- und Arbeitsplatzausstattung einschließlich Mobiliar, Verbrauchsmaterialien und Ausstattung
• Koordination und Betreuung von Dienstleistern, Lieferanten und externen Partnern
• Organisation von Bestellungen, Wareneingängen und administrativen Beschaffungsprozessen
• Betreuung des Dienstwagen- und Diensthandymanagements
• Organisation von Dienstreisen sowie Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Pflege von Organisationsunterlagen, Verteilern und Unternehmensdaten
• Mitwirkung beim Aufbau und der kontinuierlichen Optimierung administrativer Strukturen und Prozesse
• Schnittstellenfunktion zu Servicebereichen und externen Partnern
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Workshops

Ihre Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, Business Operations oder einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und Freude daran, ein dynamisches Unternehmensumfeld aktiv mitzugestalten
• Sicheres Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit internen und externen Stakeholdern
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Lösungsorientierung
• Hands-on-Mentalität gepaart mit pragmatischem Denken und Umsetzungsstärke
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift