Kaufmann/frau für Büromanagement (m/w/d)

DP World; Neuss; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

DP World in Deutschland sucht eine engagierte Assistenz / Office-Managerin zur Unterstützung der Bereiche Operations und People. Sie erledigen administrative Aufgaben, betreuen Schriftverkehr und Organisation, sowie Zeiterfassung, Reisekosten und Personalakten.

Zudem koordinieren Sie Verträge, Abrechnungen und QM-Vorgaben in einem dynamischen Umfeld. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Office Management oder Personaladministration, sicherer Umgang mit MS Office und

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung in Assistenz / Office Management oder Personaladministration.
• Grundkenntnisse in der Personalsachbearbeitung empfohlen.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) sowie ERP-/HR-Software.
• Deutsch fließend; Englischkenntnisse von Vorteil.
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.

Responsibilities

• Durchführung administrativer Tätigkeiten wie Schriftverkehr und Büroorganisation.
• Zeiterfassung, AU-Meldungen, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen.
• Organisation von Zeitarbeitspersonal inkl. Verträge und Abrechnungen.
• Stammdatenpflege, Personalaktenverwaltung, Archivierung.
• Bescheinigungen, Reports und Statistiken erstellen.
• Bestellabwicklung, Lieferantenanfragen und -bestellungen.
• Vor- und Nachbereitung von Besuchen, Meetings und Schulungen.
• Kassenführung, Abrechnung.
• QM-Unterlagen pflegen und QM-Vorgaben sicherstellen.
• Kommunikation mit internen/externen Partnern.
• Koordination projektbezogener Aufgaben.

Skills

MS Office

Word

Excel

Outlook

ERP-Systeme

HR-Software

Deutsch fließend

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Can-Do-Mentalität

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

ERP-Systeme

HR-Software

Job description

In dieser Rolle unterstützt du die Bereiche Operations und People administrativ, sorgst für die reibungslose Umsetzung aller erforderlichen Prozesse und stellst die Einhaltung unserer Unternehmensrichtlinien sicher.

Deine Aufgaben

• Durchführung sämtlicher administrativer Tätigkeiten inkl. Schriftverkehr, Bearbeitung der Eingangspost, allgemeine Büroorganisation etc.
• Erfassung, Prüfung und Bearbeitung der Zeiterfassung inkl. AU-Meldungen, Urlaubsanträgen, Stundenmeldungen, Reisekostenabrechnungen, Prüfung Fahrerspesen etc.
• Organisation und Bestellung von Zeitarbeitspersonal inkl. Prüfung Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Stundenzettel und Rechnungen, erstellen der entsprechenden monatlichen Auswertungen
• Meldung und Erfassung von Stammdaten inkl. Dokumenten- & Personalaktenverwaltung, Archivierung / Ablage
• Erstellung von Bescheinigungen und diversen Statistiken, Reports und Dateien
• Erstellung von Bestellanforderungen, Anlage von Lieferanten einschließlich Angebotsanfragen & Bestellabwicklung
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besuchen, Meetings & Schulungen
• Führen der Kasse inkl. Auszahlungen, monatlicher Abrechnung
• Pflege von QM-Unterlagen, Einhaltung von QM-Vorgaben und QM-Vorbereitung
• Kommunikation mit internen und externen Partnern
• Koordination und Zuarbeit bei projektbezogenen Aufgaben

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Erfahrung in der Assistenz / Office Management oder in der Personaladministration.
• Grundkenntnisse in der Personalsachbearbeitung (Entgeltunterlagen, Zeugniserstellung, Meldewesen) sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und Outlook) sowie Erfahrung mit ERP-Systemen oder HR-Software
• Deutsch fließend in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
• Flexible und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einer ausgeprägten Can‑Do‑Mentalität sowie der Bereitschaft, sich in Details einzuarbeiten und Aufgaben zuverlässig zum Abschluss zu bringen.
• Strukturierte, gut organisierte und belastbare Persönlichkeit, die auch in herausfordernden Situationen den Überblick behält.
• Hohe Anpassungsfähigkeit und Freude an der Arbeit in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld