Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

PLATH GmbH; Hamburg; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

PLATH GmbH in Hamburg sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur eigenständigen Organisation von Terminen, Koordination von Meetings und Vorlagen. Sie fungieren als Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern und behalten Fristen sowie Verträge im Blick.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzrolle auf Vorstandsebene, exzellente MS-Office-Kenntnisse (Excel, PowerPoint) und fließende Deutsch-

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung mit Fokus auf Assistenz oder Verwaltung/Rechtswesen.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel & PowerPoint.
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in dynamischen Umgebungen.
• Souveränes, verbindliches Auftreten, Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Beratern.
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge.
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen.
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partnern.
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung.
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen.
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung.

Skills

MS Office

Excel

PowerPoint

Organisation

Meetingkoordination

Fristenverwaltung

Education

Kaufmännische Ausbildung (Schwerpunkt Assistenz/Verwaltung/Rechtswesen)

Job description

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen (z. B. Handelsregistereinträge, Prokura, Satzungsänderungen, Vertragsmanagement) in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Berater:innen
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen (z. B. notarielle Fachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel & PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in einem dynamischen Umfeld
• Souveränes verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift