Business Operations Coordinator (m/w/d)

MEDIAN Unternehmensgruppe B.V. & Co. KG; Deutschland; On-site; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Arbeitshilfsmittel: Firmenlaptop &

Job summary

Median Kliniken sucht eine/n Operative/n Koordinator/in zur zentralen Steuerung der Schnittstellen zwischen Abteilungsleitungen im Bereich Service (Dienstleistungen/Reinigung, Catering, Fahrdienste, Facility Management, Bau und Business Service) und weiteren Funktionen. Sie unterstützen Führungskräfte im Tagesgeschäft und organisieren Termine sowie Meetings.

Sie treiben Harmonisierung und Weiterentwicklung bereichsübergreifender Prozesse voran, erkennen Optimierungspotenziale und entwickeln

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Business Operations, Koordination oder Management Support.
• Gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams.

Responsibilities

• Zentrale koordinierende Schnittstelle zwischen den Abteilungsleitungen des Geschäftsbereichs Service und weiteren Unternehmensfunktionen
• Unterstützung der Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft sowie professionelle Organisation gemeinsamer Termine und Meetings
• Vorantreiben der Harmonisierung und Weiterentwicklung bereichsübergreifender Prozesse und einheitlicher Standards
• Erkennen von Optimierungspotenzialen, Zusammenführen der richtigen Ansprechpartner und Entwicklung gemeinsamer, effizienter Standards
• Koordination abteilungsübergreifender Prozessanpassungen und Unterstützung bei der Einführung einheitlicher Standards in den Bereichen Dienstleistungen, Catering, Fahrdienste, Facility Management, Bau und Business Service
• Abstimmung von Abläufen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen mit den beteiligten Abteilungen sowie Förderung einer effizienten Zusammenarbeit
• Begleitung der Umsetzung vereinbarter Prozessverbesserungen sowie laufende Nachverfolgung offener Maßnahmen und deren Fortschritt
• Kontinuierliche Verbesserung der bereichsweiten Zusammenarbeit und Nutzung von Synergien durch Einbringung eigener Ideen
• Unterstützung der Abteilungsleitungen bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben im operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Überwachung der Kalender der Abteilungsleitungen sowie bereichsübergreifende Abstimmung von Terminen und Prioritäten
• Vorbereitung relevanter Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben, Entscheidungen und Fristen sowie Unterstützung der Führungskräfte bei deren Umsetzung
• Planung und Organisation der monatlichen Meetings der Abteilungsleitungen einschließlich Terminplanung, Agendaabstimmung, Unterlagenmanagement und Nachbereitung
• Koordination von Tagungen, Workshops, Events und weiteren bereichsbezogenen Veranstaltungen
• Dokumentation von Entscheidungen und Maßnahmen sowie strukturierte Nachverfolgung vereinbarter Aktivitäten
• Zentrale Ansprechperson für die organisatorische und koordinative Abstimmung zwischen den Abteilungsleitungen und den relevanten Zentralfunktionen, insbesondere HR und Legal, sowie weiteren Unternehmensbereichen
• Koordination bereichsübergreifender Anfragen sowie Unterstützung bei der Klärung von Zuständigkeiten und Abhängigkeiten
• Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses und Förderung der konstruktiven Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationsfähigkeit

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Education

Kaufmännische Ausbildung / betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Outlook

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Zentrale koordinierende Schnittstelle zwischen den Abteilungsleitungen des Geschäftsbereichs Service (Dienstleistungen/Reinigung, Catering, Fahrdienste, Facility Management, Bau und Business Service) und weiteren Unternehmensfunktionen
• Unterstützung der Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft sowie professionelle Organisation gemeinsamer Termine und Meetings
• Vorantreiben der Harmonisierung und Weiterentwicklung bereichsübergreifender Prozesse und einheitlicher Standards
• Erkennen von Optimierungspotenzialen, Zusammenführen der richtigen Ansprechpartner und Entwicklung gemeinsamer, effizienter Standards aus unterschiedlichen Arbeitsweisen
• Analyse bestehender administrativer und organisatorischer Abläufe sowie Identifikation von Potenzialen zur Standardisierung und OptimierungKoordination abteilungsübergreifender Prozessanpassungen und Unterstützung bei der Einführung einheitlicher Standards in den Bereichen Dienstleistungen, Catering, Fahrdienste, Facility Management, Bau und Business Service
• Abstimmung von Abläufen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen mit den beteiligten Abteilungen sowie Förderung einer effizienten Zusammenarbeit
• Begleitung der Umsetzung vereinbarter Prozessverbesserungen sowie laufende Nachverfolgung offener Maßnahmen und deren Fortschritt
• Kontinuierliche Verbesserung der bereichsweiten Zusammenarbeit und Nutzung von Synergien durch Einbringung eigener Ideen
• Unterstützung der Abteilungsleitungen bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben im operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Überwachung der Kalender der Abteilungsleitungen sowie bereichsübergreifende Abstimmung von Terminen und Prioritäten
• Vorbereitung relevanter Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben, Entscheidungen und Fristen sowie Unterstützung der Führungskräfte bei deren Umsetzung
• Planung und Organisation der monatlichen Meetings der Abteilungsleitungen einschließlich Terminplanung, Agendaabstimmung, Unterlagenmanagement und Nachbereitung
• Koordination von Tagungen, Workshops, Events und weiteren bereichsbezogenen Veranstaltungen
• Dokumentation von Entscheidungen und Maßnahmen sowie strukturierte Nachverfolgung vereinbarter Aktivitäten
• Zentrale Ansprechperson für die organisatorische und koordinative Abstimmung zwischen den Abteilungsleitungen und den relevanten Zentralfunktionen, insbesondere HR und Legal, sowie weiteren Unternehmensbereichen
• Koordination bereichsübergreifender Anfragen sowie Unterstützung bei der Klärung von Zuständigkeiten und Abhängigkeiten
• Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses und Förderung der konstruktiven Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in Business Operations, Bereichskoordination, Management Support, Prozessmanagement oder einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung in der Koordination komplexer organisatorischer Abläufe; Kenntnisse in Prozessoptimierung und Standardisierung sind wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams
• Sehr gute Deutschkenntnisse, idealerweise gute Englischkenntnisse
• Fähigkeit, unterschiedliche Interessen und Anforderungen zusammenzuführen und pragmatische Lösungen zu entwickeln
• Strukturierte, selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsvermögen
• Kommunikationsstärke und Sicherheit im Umgang mit Führungskräften und internen Stakeholdern
• Eigeninitiative, Verbindlichkeit, Diskretion und hohes Verantwortungsbewusstsein

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