Manager:in Business Operations & Executive Support (m/w/d)

Ohb SE; Bremen; Presencial; EUR 32.000 - 52.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Ohb SE sucht eine erfahrene Assistenz bzw. Office-Managerin zur Organisation des Office- und Standortmanagements.

Sie unterstützen die Geschäftsführung im Termin-, Besucher- und Administrationsmanagement und koordinieren Dienstleister sowie externe Partner. Zu Ihren Aufgaben gehört die Beschaffung, Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen, sowie die Pflege von Organisationsunterlagen und Unternehmensdaten.

Formación

• Verantwortung für Organisation und Steuerung des Office- und Standortmanagements.
• Unterstützung der Geschäftsführung im Termin-, Besucher- und Administrationsmanagement.
• Koordination und Betreuung von Dienstleistern, Lieferanten und externen Partnern.
• Organisation von Bestellungen, Wareneingängen und administrativen Beschaffungsprozessen.
• Betreuung des Dienstwagen- und Diensthandymanagements.
• Organisation von Dienstreisen sowie Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
• Pflege von Organisationsunterlagen, Verteilern und Unternehmensdaten.
• Mitwirkung beim Aufbau und der kontinuierlichen Optimierung administrativer Strukturen und Prozesse.
• Schnittstellenfunktion zu Servicebereichen und externen Partnern.
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Workshops

Conocimientos

Organisations- & Koordinationsfäh

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeiten

Hands-on-Mentalität

Educación

Kaufmännische Ausbildung

Office-Management-Fortbildung

Herramientas

Microsoft 365

Descripción del empleo

• Verantwortung für die Organisation und Steuerung des Office- und Standortmanagements
• Unterstützung der Geschäftsführung im Termin-, Besucher- und allgemeinen Administrationsmanagement
• Steuerung der Büro- und Arbeitsplatzausstattung einschließlich Mobiliar, Verbrauchsmaterialien und Ausstattung
• Koordination und Betreuung von Dienstleistern, Lieferanten und externen Partnern
• Organisation von Bestellungen, Wareneingängen und administrativen Beschaffungsprozessen
• Betreuung des Dienstwagen- und Diensthandymanagements
• Organisation von Dienstreisen sowie Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Pflege von Organisationsunterlagen, Verteilern und Unternehmensdaten
• Mitwirkung beim Aufbau und der kontinuierlichen Optimierung administrativer Strukturen und Prozesse
• Schnittstellenfunktion zu Servicebereichen und externen Partnern
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Workshops

Ihre Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, Business Operations oder einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und Freude daran, ein dynamisches Unternehmensumfeld aktiv mitzugestalten
• Sicheres Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit internen und externen Stakeholdern
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Lösungsorientierung
• Hands-on-Mentalität gepaart mit pragmatischem Denken und Umsetzungsstärke
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift