Personal Assistant Corporate Development (m/w/d)

Fresenius; Bad Homburg vor der Höhe; Hybrid; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Fresenius sucht eine engagierte Personal Assistant Corporate Development (m/w/d) zur proaktiven Unterstützung des Head of M&A and Transactions. Sie arbeiten eigenverantwortlich an organisatorischen, administrativen und strategischen Themen in einem internationalen Umfeld.

Sie koordinieren Kalender, Reisen, Meetings und bereiten Vorstandsunterlagen professionell auf. Zudem betreuen Sie Budgetprozesse, Onboarding neuer Mitarbeitender und den Informationsfluss innerhalb der Abteilung.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Personal Assistant in einem vorstandsnahen Umfeld eines internationalen Unternehmens
• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie Proaktivität und Selbstständigkeit
• Professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Hohes Qualitätsbewusstsein und Diskretion
• Fähigkeit, Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu setzen und flexibel zu reagieren
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel, mit hoher digitaler Affinität
• Interesse an modernen Software-Ökosystemen, digitalen Arbeitsweisen und KI-basierten Anwendungen
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Resilienz und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Verhandlungssicherheit in Deutsch und Englisch

Responsibilities

• Unterstützung des Head of M&A and Transactions in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Kalendermanagement, Terminplanung und Reiseorganisation eigenverantwortlich
• Organisation von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Events
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Vorstandsunterlagen
• Fristen, Wiedervorlagen und administrative Prozesse steuern
• Abteilungscontrolling inkl. Budget-Tracking, Rechnungsprüfung und Bestellmanagement
• Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder auf allen Hierarchieebenen
• Onboarding neuer Mitarbeitender sowie Unterstützung bei bereichsinternen Projekten
• Büroorganisation und Verwaltung der administrativen Infrastruktur des Bereichs
• Koordination teamübergreifender Abstimmungen und Informationsfluss
• Mitarbeit bei Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen
• Beiträge zur kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und Abläufen

Skills

Organisationstalent

Proaktivität

Selbstständigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Diskretion

Teamfähigkeit

Prioritäten setzen

Flexibilität

Verhandlungsgeschick

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office 365

Outlook

Word

PowerPoint

Excel

Job description

Als Personal Assistant Corporate Development (m/w/d) unterstützen Sie den Head of M&A and Transactions proaktiv, vorausschauend und eigenverantwortlich bei strategischen, organisatorischen und administrativen Themen. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrem Gespür für Prioritäten sorgen Sie für effiziente Abläufe und eine professionelle Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Head of M&A and Transactions proaktiv in allen organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen – inklusive des eigenverantwortlichen Managements von Kalendern, Terminen und Reiseaktivitäten.
• Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Events organisieren, koordinieren sowie nachbereiten.
• Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Vorstandsunterlagen erstellen und professionell aufbereiten.
• Fristen, Wiedervorlagen und administrative Prozesse steuern und nachverfolgen.
• Abteilungscontrolling verantworten, einschließlich Budget-Tracking, Rechnungsprüfung und Bestellmanagement.
• Als Ansprechperson für interne und externe Stakeholder mit Personen auf allen Hierarchieebenen zusammenarbeiten.
• Neue Mitarbeitende onboarden sowie bei bereichsinternen Projekten und Initiativen unterstützen.
• Büroorganisation sicherstellen und administrative Abläufe innerhalb des Teams koordinieren, zudem Arbeitsmittel, Zugänge, Bestellungen sowie administrative Infrastruktur des Bereichs verwalten.
• Teamübergreifende Abstimmungen koordinieren und den Informationsfluss innerhalb der Abteilung unterstützen.
• Bei der Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen mitwirken.
• An der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und administrativen Abläufen mitwirken.

Das zeichnet Sie aus:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Personal Assistant in einem anspruchsvollen, vorstandsnahen Umfeld eines internationalen Unternehmens
• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie ein hohes Maß an Proaktivität und Selbstständigkeit
• Professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Hohes Qualitätsbewusstsein und Diskretion
• Fähigkeit, in einem dynamischen und projektgetriebenen Umfeld souverän Prioritäten zu setzen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel, verbunden mit einer hohen digitalen Affinität und technischem Verständnis
• Ausgeprägtes Interesse an modernen Software-Ökosystemen, digitalen Arbeitsweisen und aktuellen Technologien sowie Erfahrung im Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Resilienz und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Verhandlungssicherheit in Deutsch und Englisch