Projektassistenz im Ingenieurbüro (m/w/d)

Ipp Esn; Kiel; Hybrid; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Remote-Optionen (Homeoffice)

Vollzeit oder Teilzeit

30 Tage Urlaub pro Jahr

Betriebliche Altersvorsorge

Bikeleasing

Fitnessförderung (Hansefit)

Job summary

Ipp Esn in Kiel sucht eine engagierte Assistenz im Angebots- und Vertragsmanagement. Du unterstützt Projektleiter bei Angebotserstellung, Nachträgen und Projektverträgen für Ingenieurleistungen sowie beim Rechnungsmanagement und Teilnahmeanträgen.

Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden und Team, übernimmst Terminplanung, Dokumentation und die Pflege von Referenzen. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und 30 Urlaubstage runden das Angebot ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrung als Projektassistenz oder im Vertragswesen/Rechnungsmanagement.
• Berufserfahrung im Bereich Technische Gebäudeausrüstung wünschenswert (HE/LA/SA/Elektro).
• Sicheres Auftreten, Organisationstalent und Freude an strukturiertem Arbeiten.
• Kommunikationsstark, teamfähig und lösungsorientiert.
• Eine verantwortungsbewusste, lösungsorientierte Arbeitsweise ist selbstverständlich.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Motivation, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu optimieren.

Responsibilities

• Angebots- und Vertragsunterstützung: Unterstützung der Projektleiter bei der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, Nachträgen und Projektverträgen für Ingenieurleistungen.
• Rechnungsmanagement: Unterstützung bei Vorbereitung, Nachbereitung und Nachverfolgung von Ausgangsrechnungen.
• Ausschreibungen: Unterstützung bei Teilnahmeanträgen und Ausschreibungsverfahren.
• Präsentationen & Referenzen: Erstellung von Präsentationen und Pflege der Projekt-Referenzen.
• Schnittstellenkommunikation: Zuverlässige Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden und Projektteam.
• Terminmanagement: Koordination von Vertragsverhandlungen, Kick-Off-Terminen und Fristen.
• Dokumentation & Ablage: Ordnungsgemäße Dokumentation aller projektbezogenen Unterlagen.

Skills

Kommunikationsstark

Teamfähig

Lösungsorientiert

Organisationstalent

MS Office

Education

Kaufmännische oder technische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Angebots- und Vertragsunterstützung:

Unterstützung der Projektleiter bei der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, Nachträgen und Projektverträgen für Ingenieurleistungen

Rechnungsmanagement:

Du unterstützt bei der Vorbereitung, Nachbereitung und Nachverfolgung von Ausgangsrechnungen. Dabei hast du die Fristgerechte Abrechnung der Projekte stets im Blick

Ausschreibungen:

Du unterstützt bei Teilnahmeanträgen und Ausschreibungsverfahren

Präsentationen & Referenzen:

Du erstellst Präsentationen und übernimmst die Pflege unserer Projekt-Referenzen

Schnittstellenkommunikation:

Du bist die zuverlässige Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden und Projektteam. Ebenso wie Ansprechpartner für alle Fragen rund um Projektverträge und Leistungsumfängen

Terminmanagement:

Du übernimmst die Koordination von Vertragsverhandlungen, intern und extern Kick-Off-Terminen und hat Fristen fest im Blick

Dokumentation & Ablage:

Ordnungsgemäße Dokumentation aller projektbezogenen Unterlagen. Insbesondere: Verträge, Angebote, Nachträge und wichtigen Schriftverkehr

Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation

Erste Erfahrung als Projektassistenz oder im Vertragswesen/ Rechnungsmanagemeng

Berufserfahrung im Bereich Technische Gebäudeausrüstung (Heizung/Lüftung/Sanitär/Elektro) wünschenswert, sowie Grundkenntnisse in HOAI und VOB von Vorteil

Sicheres Auftreten, Organisationstalent und Freude an strukturiertem Arbeiten

Kommunikationsstark, teamfähig und lösungsorientiert

Eine lösungsorientierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweises sind für dich selbstverständlich

Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, PowerPoint)

Motivation, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu optimieren

• Bei uns arbeitest du an spannenden und herausfordernden Projekten in einem modernen, wachsenden Ingenieurbüro, in dem kurze Entscheidungswege und ein echtes Teamgefühl den Arbeitsalltag prägen.
• Du bekommst die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und aktiv mitzugestalten, sodass du das Team und unsere Projekte nachhaltig für die Energiezukunft mit aufbauen kannst.
• Flexibilität und Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten
• Remote-Optionen (Homeoffice)
• Vollzeit oder Teilzeit
• 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester.
• Attraktiven Rahmenbedingungen: Du profitierst von zusätzlichen Leistungen wie betrieblicher Altersvorsorge, Bikeleasing und Fitnessförderung über Hansefit.