Executive & Personal Assistant der Geschäftsführung

Kathrin Wood Office Solutions GmbH; Bielefeld; Vor Ort; EUR 80.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Familienunternehmen in Bielefeld sucht einen Executive & Personal Assistant (m/w/d) für die Geschäftsführung. Sie steuern den Tagesablauf, koordinieren Termine und bearbeiten Korrespondenz, während Sie in einem sensiblen, vertrauensvollen Umfeld arbeiten. Erwartet werden mehrfach ausgezeichnete Diskretion und Organisationstalent sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Wir bieten eine unbefristete Festanstellung mit attraktiven Benefits in einem stabilen Umfeld.

Leistungen

30 Tage Urlaub

JobRad Leasing

Zugang zu Gesundheits- und Fitnessangeboten

Vergünstigtes Betriebsrestaurant

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in einer gehobenen Assistenzrolle, idealerweise im familiengeführten Umfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, verlässliche Arbeitsweise mit Blick für Prioritäten.

Aufgaben

• Steuerung des Tagesablaufs der Geschäftsführung.
• Koordination von Terminen, Reisen und Meetings.
• Bearbeitung von E-Mails und Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung.

Kenntnisse

Diskretion

Loyalität

Organisationstalent

Englischkenntnisse

Hands-on Mentalität

Jobbeschreibung

Executive & Personal Assistant (m / w / d) der Geschäftsführung

Vertrauen, Diskretion und operative Verantwortung im unternehmerischen Familienumfeld

BACKGROUND

Unser Kunde ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen mit unternehmerischer Prägung, klaren Entscheidungswegen und hohem persönlichem Anspruch an Loyalität und Diskretion.

Die Position ist im direkten Umfeld der Geschäftsführung angesiedelt und verbindet geschäftliche sowie private Themen in einem sensiblen und vertrauensvollen Setup.

Du arbeitest im Vorzimmer gemeinsam mit einer weiteren erfahrenen Assistenz. Parallel wird aktuell ein Backoffice aufgebaut, das perspektivisch entlastet. Die Position richtet sich an Assistenzen mit entsprechender Erfahrung, die in einem vertrauensvollen Umfeld Verantwortung übernehmen möchten.

👥 Der Standort beschäftigt mehrere hundert Mitarbeitende

💶 Gehaltsrahmen zwischen €80.000 bis €90.000 je nach Hintergrund und Erfahrung

📍 Raum Bielefeld

BENEFITS

• Unbefristete Festanstellung in einem stabilen, familiengeführten Unternehmensumfeld mit Arbeitsplatzsicherheit.
• Unmittelbare Nähe zur Inhaberfamilie / Geschäftsführung bei einem etablierten Marktführer.
• Globales agierendes Unternehmen.
• 30 Tage Urlaub und JobRad Leasing.
• Zugang zu Gesundheits- und Fitnessangeboten über EGYM Wellpass.
• Verpflegungsmöglichkeiten vor Ort inklusive vergünstigtem Betriebsrestaurant sowie separater Küchenbereiche.

DEINE AUFGABEN

• Du steuerst den Tagesablauf der Geschäftsführung organisatorisch und vorausschauend und sorgst dafür, dass Abläufe zuverlässig funktionieren.
• Du koordinierst Termine, Reisen und Meetings, bereitest Unterlagen vor und behältst Fristen, Prioritäten und Zusammenhänge im Blick.
• Du bearbeitest E-Mails, Briefe und Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung und formulierst Schreiben nach Vorgabe.
• Du koordinierst private Anliegen mit höchster Diskretion, darunter Termine, Veranstaltungen, Gästebetreuung und organisatorische Abstimmungen.
• Du arbeitest eng mit weiteren Beteiligten im familiären Umfeld zusammen und bewegst dich souverän in gewachsenen Strukturen und zwischen verschiedenen Interessensvertretern.
• Du unterstützt beim Aufbau klarer analoger und digitaler Abläufe in einem Umfeld, das bislang stark papierbasiert arbeitet.
• Du übernimmst eine zentrale Kommunikationsschnittstelle, auch im englischsprachigen Kontext.
• Du stellst sicher, dass Meetings technisch vorbereitet sind und unterstützt pragmatisch bei digitalen Themen.

DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN

• Mehrjährige Erfahrung in einer gehobenen Assistenzrolle mit direkter Nähe zur Geschäftsführung, idealerweise im familiengeführten oder inhabergeprägten Umfeld.
• Sehr ausgeprägte Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein.
• Strukturierte, verlässliche Arbeitsweise mit Blick für Prioritäten und Zusammenhänge sowie eine ausgeprägte Hands on Mentalität im operativen Alltag.
• Sicherer Umgang mit unterschiedlichsten Aufgabenstellungen und die Bereitschaft, Verantwortung praktisch zu übernehmen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Professionelles, souveränes Auftreten mit der Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen ruhig, lösungsorientiert und mit einer gewissen Leichtigkeit zu agieren.

GUT ZU WISSEN

Diese Position ist eine langfristig angelegte Vertrauensrolle für erfahrene Assistenzen, die Verantwortung, Stabilität und Verlässlichkeit schätzen. Der Fokus liegt auf klassischer Persönlicher Assistenz in einem pragmatischen, überwiegend analogen Umfeld mit einer ausgewogenen Mischung aus geschäftlichen und privaten Themen. Die Rolle erfordert zeitliche Flexibilität innerhalb eines festen Schichtmodells und richtet sich an Persönlichkeiten, die im Hintergrund Strukturen tragen und dafür sorgen, dass Abläufe zuverlässig funktionieren.