Executive Assitant (m / w / d)

PXR; München; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine moderne Kanzlei in München sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d), die/der für Büroorganisation, Mandatsmanagement und die Unterstützung des Teams verantwortlich ist. Sie/Er ist das Herzstück des Teams, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und hat ein Gespür für Prioritäten. Ein Organisationstalent, das gern Verantwortung übernimmt und mit Kommunikationsstärke überzeugt, ist hier genau richtig. Bewerbungen sind willkommen, um gemeinsam wirksam zu werden.

Qualifikationen

• Erfahrung im Assistenz-, Kanzlei- oder Office-Management ist ein Plus.
• Sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative und ein professionelles, herzliches Auftreten.

Aufgaben

• Mandats- und Fristenmanagement inklusive Reise- und Terminplanung.
• Dokumentenmanagement und Erstellung von Präsentationen.
• Organisation von Konferenz- und Mandantenterminen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Digitale Kompetenz

Tools

iManage

Clio

Jobbeschreibung

PXR ist die Kanzlei der nächsten Generation – spezialisiert auf Venture Capital, M&A und Gesellschaftsrecht. Wir beraten Unternehmer:innen, Investor:innen und Start-ups in allen zentralen rechtlichen Fragen rund um Wachstum, Finanzierung und Transaktionen.

Für unseren Standort München suchen wir eine Executive Assistant (m / w / d) , die nicht nur organisiert – sondern das Herzstück unseres Teams wird.

Du hältst uns den Rücken frei, behältst Fristen und Abläufe im Blick und sorgst dafür, dass sich ein dynamisches Umfeld zuverlässig und reibungslos anfühlt. Dabei arbeitest du eng mit Partner:innen, Anwält:innen und Mandant:innen zusammen und trägst dazu bei, dass wir unsere Projekte präzise, termingerecht und in bester Qualität umsetzen.

Aufgaben

Was dich erwartet :

• Mandats- und Fristenmanagement : Anlage und Pflege digitaler Akten (iManage / Clio), Pflege des Fristen- und Terminkalenders, Wiedervorlagen, Reise- und Terminplanung.
• Dokumentenmanagement : Formatierung und Erstellung von Präsentationen und Verträgen, Dokumentversionierung.
• Elektronischer Rechtsverkehr : Versand und Annahme über beA, Bearbeitung des Posteingangs.
• Organisation & Office-Management : Betreuung von Telefon und Empfang, Organisation von Konferenz- und Mandantenterminen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungen, Bestellungen fürs Office.
• Abrechnung & Controlling : Vorbereitung von Ausgangsrechnungen, Mahnwesen.
• Datenschutz & Compliance : Sicherstellung der Vertraulichkeit, DSGVO-konforme Ablage, Aktenführung nach Kanzleistandard, Durchführung von GwG-Prüfungen.

Qualifikation

Was wir uns wünschen :

• Erfahrung im Assistenz-, Kanzlei- oder Office-Management ist ein Plus.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und ein professionelles, herzliches Auftreten.
• Sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, digitale Kompetenz und Gespür für Prioritäten.

Wenn du Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, Abläufe aktiv mitzugestalten und jeden Tag spürbar Wirkung zu haben – dann sollten wir uns kennenlernen.