Executive Assistant to CEO (m/w/d)

Kooku Recruiting GmbH; Meerbusch; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein modernes Digitalunternehmen sucht einen Executive Assistant to CEO & Team in Meerbusch. In dieser Schlüsselrolle unterstützen Sie den CEO bei der Planung, Koordination und Organisation. Zu Ihren Aufgaben gehören die Unterstützung bei Meetings, die Verwaltung von Dokumenten und die Koordination von Kundenprojekten. Erwartet werden eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Office-Management sowie routinierter Umgang mit digitalen Tools. Es wird ein attraktives Vergütungspaket und die Möglichkeit zum Homeoffice angeboten.

Leistungen

Homeoffice-Option 1–2 Tage pro Woche

Attraktives Vergütungspaket

Teamevents

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz, im Office- oder Projektmanagement.
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools und KI-Tools wie ChatGPT.
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Planung und Koordination des Tagesablaufs des CEO.
• Dokumentation und Bearbeitung von E-Mails und Anfragen.
• Organisation von Offsites und Team-Events.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Proaktive Arbeitsweise

Vertraulichkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Microsoft 365

Asana

Salesforce

Jobbeschreibung

Die Next Digital Group ist eine hochmoderne Unternehmensgruppe mit tiefgreifender Digital-DNA, erstklassiger Marktreputation und einem hochqualifizierten Team. Mit den Services Marketing Transformation, Business Transformation, People Transformation und Technology Transformation bieten wir unseren Kunden ein ganzheitliches digitales Ökosystem und unterstützen diese als Sparringspartner auf Augenhöhe in der digitalen Transformation, der Bewältigung von demographischen Fragestellungen sowie der Integration von neuen Technologien.

Exzellenz, Chancengleichheit, Empowerment, transparente Vergütung & Benefits, individuelle Förderung, ein modernes Leadership & Followership-Modell und eine gelungene Work-Life-Integration bilden die Grundpfeiler unserer hohen Leistungsfähigkeit gegenüber den Kunden.

Zur Rolle

Als Executive Assistant to CEO & Teambist du nah dran am Herzschlag der Next Digital Group. Du hältst unserem CEO den Rücken frei, sorgst für Struktur in einem dynamischen Alltag und bist die erste Ansprechperson für interne wie externe Kontakte. Dabei bist du mehr als „nur Assistenz“: Du unterstützt unser Team aktiv und bringst deine Stärken auch in Kundenprojekten ein – vor allem in der Koordination, Organisation und Nachverfolgung. Kurz: Du bist die Person, die dafür sorgt, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort passiert – und damit Wirkung entfalten kann.

Deine Aufgaben

CEO-Unterstützung

• Planung und Koordination des Tagesablaufs inkl. Termine, Reisen und Priorisierung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Briefings und Unterlagen
• Schnittstelle zu Kundinnen und Kunden sowie internen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern auf Management-Level
• Eigenständiges Handling von E-Mails, Anfragen und Dokumentation

Team-Support & Office-Management

• Unterstützung des Teams bei Organisation, Reisen, Abrechnungen und Tools
• Organisation von Offsites, Workshops und Team-Events
• Mitwirkung bei Onboarding- und Recruiting-Prozessen (organisatorisch, nicht strategisch)
• Sicherstellen reibungsloser Abläufe im Office-Betrieb

Projektkoordination

• Koordination organisatorischer Aufgaben in Kundenprojekten (z. B. Terminplanung, Agenda, Follow-ups, Dokumentation)
• Unterstützung der Consultants bei der Umsetzung und Nachhalten von Deadlines
• Klare Struktur und Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit mit Kundenteams

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium – wichtig ist uns deine Motivation und dein Können

• Erste mehrjährige Erfahrung als Assistenz, im Office- oder Projektmanagement – egal ob im Beratungsumfeld, einer Agentur oder einem dynamischen Unternehmen
• Routine im Umgang mit digitalen Tools (Microsoft 365 erforderlich, Asana & Salesforce wünschenswert); Erfahrung mit KI-Tools wie ChatGPT von Vorteil
• Organisationsstark, proaktiv, belastbar – auch wenn es mal dynamisch wird
• Kommunikationsstark, verbindlich und sicher im Umgang mit Kundinnen und Kunden
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich

Unser Angebot

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO in einer Schlüsselrolle mit viel Einblick und Verantwortung
• Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen CEO-Support, Team-Organisation und Projektkoordination
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit offener Kultur, flachen Hierarchien und Gestaltungsspielraum
• In Voll- oder Teilzeit
• Homeoffice-Option an 1–2 Tagen pro Woche, ansonsten Standort Meerbusch bei Düsseldorf
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Bereich Projektkoordination und Office-Management
• Attraktives Vergütungspaket mit Benefits wie Team-Events und Offsites

EINE HERZENSANGELEGENHEIT

Vor deiner Bewerbung möchten wir Dir noch etwas sagen:Bei Next Digital zählst Du als Mensch mit allem was dazu gehört – unabhängig von Deiner Herkunft, Ethnie, Religion, Geschlechtsidentität oder Sonstigem.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!