Executive Assistant (m/w/d) - Vollzeit *IP

Job@ctive GmbH; München; Hybrid; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein international ausgerichtetes Unternehmen in München sucht eine erfahrene Assistenz, um zwei Geschäftsführern administrative Unterstützung zu leisten. Die Rolle umfasst Reise- und Eventmanagement sowie die Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings. Bewerber sollten mindestens 8 Jahre Erfahrung, ausgeprägte Organisationstalente und sehr gute Englischkenntnisse mitbringen. Das Unternehmen bietet umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten sowie ein hybrides Arbeitsmodell.

Leistungen

Umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten

Attraktive Bonusvergütung

Unbefristetes und stabiles Arbeitsverhältnis

Qualifikationen

• Mindestens 8 Jahre Berufserfahrung als Assistent/-in der Geschäftsleitung.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion.
• Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung für Managing Directors.
• Reise- und Eventmanagement.
• Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

MS Office-Kenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss

Abgeschlossene Berufsausbildung

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Administrative Unterstützung für zwei bis drei Managing Directors im Tagesgeschäft
• Reise- und Eventmanagement
• Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings
• Pflegen von Kontaktlisten und Unterstützung bei Business Development Aktivitäten
• Zusammenstellung relevanter Materialien
• Überwachung / Bearbeitung der Email-Eingänge der Managing Directors
• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
• Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung
• Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte
• Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
• Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)
• Unterstützung bei der Erstellung der Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer Firmeninternen Datenbank, in Absprache mit unserer Rechtsabteilung

Profil

• Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss
• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Mindestens 8 Jahre Berufserfahrung als Assistent/-in (der Geschäftsleitung), idealerweise in einem Beratungsumfeld
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Teamfähigkeit
• Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Sonstiges

• Umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.
• Der Mandant bietet ein hybrides Arbeitsmodell und fördert die Work-Life-Integration der Mitarbeitenden.
• Attraktive Bonusvergütung.
• Vielfältige und verantwortungsvolle Tätigkeiten in einem international ausgerichteten Unternehmen.
• Unbefristetes und stabiles Arbeitsverhältnis im Rahmen einer 40h/Woche

Unsere Kontaktdaten

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Sie! Gerne beantworten wir Ihre Fragen auch im Vorfeld zu einer Bewerbung. Telefon: [phone], E-Mail: [e-mail]

Selbstverständlich sichern wir absolute Vertraulichkeit und die Einhaltung aller Sperrvermerke zu.