Executive Assistant (m/w/d)

OHB-System AG; Bremen; On-site; EUR 52,000 - 72,000; Full time

Job summary

OHB-System AG sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung. Sie unterstützen den Vorstand organisatorisch und administrativ, optimieren Prozesse und steuern bereichsübergreifende Aufgaben.

Zudem planen Sie Reisen, Termine und erstellen Vorlagen, Präsentationen sowie Management-Reports. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung, überzeugende Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und ein souveränes Auftreten im Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Organisationstalent, Prioritäten setzen.
• Diskretion, Loyalität und gute Umgangsformen sind selbstverständlich.
• Souveränes, verbindliches Auftreten im Kontakt mit Vorgesetzten, Kolleg:innen und Geschäftspartnern; Teamgeist und Zuverlässigkeit.
• Effektives, strukturiertes, selbständiges Arbeiten; Engagement, schnelle Auffassungsgabe; entlastet den Vorgesetzten
• Deutsch verhandlungssicher; gute Englischkenntnisse; Fremdsprachenkenntnisse (Französisch/Italienisch) von Vorteil.
• Professioneller Umgang mit MS Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Responsibilities

• Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten.
• Verantwortung für Organisation und Weiterentwicklung der AssistenzManagements.
• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie Optimierung administrativer Prozesse.
• Koordination und Steuerung übergreifender Aufgaben im Assistenzbereich.
• Ansprechperson für interne und externe Schnittstellen; reibungslose Kommunikation sichern.
• Reiseplanung, -buchung, -abrechnung für den Vorstand.
• Terminkoordination und Planung für den Vorstand.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Management-Reports.
• Organisation von Management-Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Übernahme von Sonderprojekten im Auftrag des Vorstands.
• Sicherstellung einheitlicher, serviceorientierter Unterstützung der Geschäftsleitung.
• Förderung fachlichen Austauschs und Zusammenarbeit im Assistenznetzwerk.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Vertrauenswürdigkeit

Organisationstalent

Prioritäten setzen

Diskretion

Loyalität

Professionelles Auftreten

Selbstständiges Arbeiten

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
• Verantwortung für die professionelle Organisation und Weiterentwicklung der Assistenzmanagements
• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse
• Koordination und Steuerung übergreifender Aufgaben innerhalb des Assistenzbereiches
• Ansprechperson (m/w/d) für interne und externe Schnittstellen sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation
• Reiseplanung und -buchung sowie -abrechnung für den zuständigen Vorstand
• Terminkoordination und Terminplanung für den zuständigen Vorstand
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Management-Reports
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Übernahme von Sonderprojekten im Auftrag des Vorstands
• Sicherstellung einer einheitlichen und serviceorientierten Unterstützung der Geschäftsleitung
• Förderung des fachlichen Austauschs und der Zusammenarbeit innerhalb des Assistenznetzwerks

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Organisationstalent, sowie die Fähigkeit Prioritäten zu setzen
• Diskretion, Loyalität und gute Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
• Souveränes, verbindliches Auftreten im Kontakt mit Vorgesetzten, Kolleg:innen und Geschäftspartnern, sowie Teamgeist und Zuverlässigkeit
• Effektives, strukturiertes, selbständiges und eigeninitiatives Arbeiten, Engagement, schnelle Auffassungsgabe gepaart mit der Fähigkeit, den Vorgesetzten zu entlasten und initiativ zu unterstützen
• Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen (Französisch oder Italienisch) wären von Vorteil
• Professioneller Umgang mit gängigen MS Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)