Executive Assistant (m/w/d)

Ohb SE; Bremen; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Ohb SE sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung in Bremen. Sie unterstützen den Vorstand organisatorisch, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und übernehmen Projekte zur Optimierung administrativer Prozesse.

Sie bringen mehrjährige kaufmännische Erfahrung, ausgeprägte Kommunikationsstärke und Organisationstalent mit. Sehr gute Deutschkenntnisse sind Pflicht, Englischkenntnisse von Vorteil.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Belastbarkeit.
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten sind erforderlich.
• Sehr gutes Organisationstalent und Prioritätenmanagement.
• Fließende Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse wünschenswert.

Responsibilities

• Unterstützung des Vorstands in organisatorischen und administrativen Anliegen.
• Professionelle Organisation und Weiterentwicklung der Assistenzstrukturen.
• Sicherstellung effizienter Abläufe und kontinuierliche Optimierung.
• Koordination übergreifender Aufgaben im Assistenzbereich.
• Ansprechperson für interne/externe Schnittstellen und reibungslose Kommunikation.
• Planung, Buchung und Abrechnung von Reisen des Vorstands.
• Terminplanung und Koordination für den Vorstand.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports.
• Organisation von Management-Meetings, Workshops und Events.
• Übernahme von Sonderprojekten im Auftrag des Vorstands.
• Serviceorientierte Unterstützung der Geschäftsleitung.
• Förderung fachlichen Austauschs im Assistenznetzwerk.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Vertraulichkeit

Organisationstalent

Prioritäten setzen

Selbstständiges Arbeiten

MS Office Kenntnisse

Verhandlungssicherheit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office Suite

Job description

• Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
• Verantwortung für die professionelle Organisation und Weiterentwicklung der Assistenzmanagements
• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse
• Koordination und Steuerung übergreifender Aufgaben innerhalb des Assistenzbereiches
• Ansprechperson (m/w/d) für interne und externe Schnittstellen sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation
• Reiseplanung und -buchung sowie -abrechnung für den zuständigen Vorstand
• Terminkoordination und Terminplanung für den zuständigen Vorstand
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Management-Reports
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Übernahme von Sonderprojekten im Auftrag des Vorstands
• Sicherstellung einer einheitlichen und serviceorientierten Unterstützung der Geschäftsleitung
• Förderung des fachlichen Austauschs und der Zusammenarbeit innerhalb des Assistenznetzwerks

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Organisationstalent, sowie die Fähigkeit Prioritäten zu setzen
• Diskretion, Loyalität und gute Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
• Souveränes, verbindliches Auftreten im Kontakt mit Vorgesetzten, Kolleg:innen und Geschäftspartnern, sowie Teamgeist und Zuverlässigkeit
• Effektives, strukturiertes, selbständiges und eigeninitiatives Arbeiten, Engagement, schnelle Auffassungsgabe gepaart mit der Fähigkeit, den Vorgesetzten zu entlasten und initiativ zu unterstützen
• Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen (Französisch oder Italienisch) wären von Vorteil
• Professioneller Umgang mit gängigen MS Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)