Executive Assistant (m/f/d)

Constructor University Bremen gGmbH; Bremen; On-site; EUR 52,000 - 80,000; Full time

Job summary

Constructor University Bremen gGmbH sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung (m/f/d), die Führungskräfte sowohl geschäftlich als auch privat unterstützt. Du bist die rechte Hand, verwaltest Termine, planst Reisen und bearbeitest vertrauliche Angelegenheiten, damit sich die Führungskraft auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Zu den Aufgaben zählen Terminkoordination über mehrere Zeitzonen, Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung, Protokollführung und Budgetüberwachung.

Qualifications

• : Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent/in der Geschäftsleitung zur Unterstützung von C-Level- oder leitenden Führungskräften.
• : Nachgewiesene Erfahrung als persönlicher Assistent/in, der/die sowohl berufliche als auch private Angelegenheiten regelt.
• : Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen.
• : Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und/oder Google Workspace.
• : Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• : Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, gepaart mit einem gewandten und professionellen Auftreten.
• : Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen absolut diskret zu behandeln.
• : Gültiger Reisepass und Reisebereitschaft.

Responsibilities

• Terminverwaltung: Verwaltung komplexer, sich häufig ändernder Terminkalender; Planung und Priorisierung von Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Reisekoordination: Planung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Bodentransporten, Visa und detaillierter Reisepläne.
• Unterstützung bei Besprechungen: Vorbereitung von Tagesordnungen, Informationsunterlagen und Präsentationen; Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Kommunikation: Als erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren; Anrufe filtern, Korresponpondenz verwalten sowie E-Mails und Dokumente entwerfen.
• Persönliche Unterstützung: Persönliche Angelegenheiten der Führungskraft regeln, wie Termine, Reservierungen, Geschenke, häusliche oder familiäre Belange sowie private Besorgungen.
• Unterstützung bei Veranstaltungen: Bei der Organisation von Geschäftsveranstaltungen, Führungskräfte-Dinners, Vorstandssitzungen und VIP-Besuchen helfen.
• Spesen- und Budgetverwaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen sowie Überwachung der Budgets im Zusammenhang mit dem Büro der Führungskraft.
• Teamkoordination: Enge Zusammenarbeit mit Fahrern, Sicherheitspersonal, der Büroverwaltung und anderen Assistenten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen mit absoluter Diskretion.
• Flexibilität: Bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten verfügbar sein und gelegentlich mit der Führungskraft reisen.

Skills

Organisation

Zeitmanagement

Diskretion

Englisch fließend

Priorisierung

Tools

MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Google Workspace

Job description

Über die Stelle

Wir suchen eine erfahrene, äußerst gut organisierte und diskrete Assistenz der Geschäftsleitung (m/f/d), der/die unsere Führungskräfte umfassend geschäftlich und privat unterstützt. Du bist die rechte Hand der Führungskraft: Du verwaltest deren Zeit, koordinierst Reisen und Termine, kümmerst dich um vertrauliche Angelegenheiten und erledigst persönliche Aufgaben, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Hauptaufgaben

• Terminverwaltung: Verwaltung komplexer, sich häufig ändernder Terminkalender; Planung und Priorisierung von Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Reisekoordination: Planung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Bodentransporten, Visa und detaillierter Reisepläne.
• Unterstützung bei Besprechungen: Vorbereitung von Tagesordnungen, Informationsunterlagen und Präsentationen; Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Kommunikation: Als erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren; Anrufe filtern, Korrespondenz verwalten sowie E-Mails und Dokumente entwerfen.
• Persönliche Unterstützung: Persönliche Angelegenheiten der Führungskraft regeln, wie Termine, Reservierungen, Geschenke, häusliche oder familiäre Belange sowie private Besorgungen.
• Unterstützung bei Veranstaltungen: Bei der Organisation von Geschäftsveranstaltungen, Führungskräfte-Dinners, Vorstandssitzungen und VIP-Besuchen helfen.
• Spesen- und Budgetverwaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen sowie Überwachung der Budgets im Zusammenhang mit dem Büro der Führungskraft.
• Teamkoordination: Enge Zusammenarbeit mit Fahrern, Sicherheitspersonal, der Büroverwaltung und anderen Assistenten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen mit absoluter Diskretion.
• Flexibilität: Bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten verfügbar sein und gelegentlich mit der Führungskraft reisen.

Anforderungen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent/in der Geschäftsleitung zur Unterstützung von C-Level- oder leitenden Führungskräften.
• Nachgewiesene Erfahrung als persönlicher Assistent/in, der/die sowohl berufliche als auch private Angelegenheiten regelt.
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und/oder Google Workspace.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, gepaart mit einem gewandten und professionellen Auftreten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen absolut diskret zu behandeln.
• Gültiger Reisepass und Reisebereitschaft.

Von Vorteil

• Deutschkenntnisse.
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmen.
• Erfahrung mit Reisebuchungstools und Spesenabrechnungssystemen (z. B. SAP Concur).
• Hintergrund im Eventmanagement oder im Gastgewerbe.
• Gültiger Führerschein (Klasse B).
• Ein Abschluss oder eine Zertifizierung in Betriebswirtschaft oder Büromanagement.

Persönliche Eigenschaften

• Proaktiv: antizipiert Bedürfnisse und löst Probleme, bevor sie entstehen.
• Du bleibt auch unter Druck ruhig und gelassen und passt sich schnell an kurzfristige Änderungen an.
• Vertrauenswürdig, loyal und äußerst diskret.
• Detailorientiert mit hervorragender Durchsetzungskraft.
• Serviceorientiert, mit ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und einer positiven Einstellung