Executive Assistant / Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

de engineering GmbH; Bayreuth; On-site; EUR 50,000 - 75,000; Full time

Job summary

de engineering gmbh sucht motivierte Talente, die das Führungsteam im operativen Tagesgeschäft unterstützen, Termine koordinieren und Prioritäten steuern. Sie planen Reisen, erstellen Entscheidungen, bereiten Unterlagen vor und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Director- oder Geschäftsführungsebene und solide MS-365-Kenntnisse.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Director-/Geschäftsführungsebene.
• Erfahrung im Facility Management / Corporate Real Estate von Vorteil.
• Organisationsvermögen, selbstständige, vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, sicheres Auftreten und professionelle Ausdrucksweise.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word, Excel) sowie KI-Anwendungen.
• Hohe Diskretion, Integrität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Eigenständige Unterstützung des Directors und des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft sowie Koordination von Terminen, Anliegen und Prioritäten.
• Steuerung des Termin- und Reisemanagements einschließlich komplexer Abstimmungen, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.
• Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Führungsrunden, Workshops und Bereichsveranstaltungen sowie Dokumentation und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen.
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz sowie managementgerechte Aufbereitung relevanter Informationen.
• Zentrale Koordination der internen und externen Kommunikation sowie Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses zwischen Führungsteam und Schnittstellen.
• Unterstützung administrativer Prozesse, insbesondere Bestell- und Rechnungsbearbeitung, Freigaben und Pflege relevanter Übersichten.
• Eigenständige Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und bereichsinterner Projekte sowie kontinuierliche Optimierung digitaler Ablage- und Assistenzprozesse.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Kaufmann für Büromanagement

Tools

Microsoft 365

Job description

Wir bei der - de engineering gmbh - suchen motivierte Talente, unabhängig davon, ob Sie Ihre Karriere gerade starten oder bereits über langjährige Erfahrung verfügen. Wenn Sie mit Leidenschaft und Engagement neue berufliche Herausforderungen meistern möchten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihre Ziele zu erreichen. Profitieren Sie von den Vorteilen unseres bundesweiten Netzwerks und entdecken Sie innovative Projekte, die die Zukunft mitgestalten. Kommen Sie mit uns ins Gespräch - und entdecken Sie, was uns ausmacht.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Unterstützung des Directors und des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft sowie Koordination von Terminen, Anliegen und Prioritäten
• Steuerung des Termin- und Reisemanagements einschließlich komplexer Abstimmungen, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Führungsrunden, Workshops und Bereichsveranstaltungen sowie Dokumentation und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz sowie managementgerechte Aufbereitung relevanter Informationen
• Zentrale Koordination der internen und externen Kommunikation sowie Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses zwischen Führungsteam und Schnittstellen
• Unterstützung administrativer Prozesse, insbesondere Bestell- und Rechnungsbearbeitung, Freigaben und Pflege relevanter Übersichten
• Eigenständige Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und bereichsinterner Projekte sowie kontinuierliche Optimierung digitaler Ablage- und Assistenzprozesse

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Managementassistent
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf Director-, Geschäftsführungs- oder vergleichbarer Führungsebene
• Erfahrung im Facility Management, Corporate Real Estate oder in einem technischen Unternehmensumfeld von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine selbstständige, vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, sicheres Auftreten und eine professionelle Ausdrucksweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint, Word und Excel sowie Erfahrung mit freigegebenen KI-Anwendungen
• Hohe Diskretion, Integrität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse