Assistenzkraft (m/w/d)

cigus; Ulm; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Job summary

Ein innovatives Unternehmen in Ulm sucht eine Assistenz für die Geschäftsführung. Ihre Aufgaben umfassen die Kalenderverwaltung, Organisation von Meetings und Reisen sowie die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise in einem internationalen Umfeld. Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind erforderlich. Die Rolle erfordert Organisationstalent, Diskretion und Teamfähigkeit.

Qualifications

• Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in internationaler Umgebung.
• Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung.

Responsibilities

• Kalender- und Terminverwaltung für die Geschäftsführung.
• Organisation und Moderation von Meetings.
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen.

Skills

Deutsch auf Muttersprachen-Niveau

Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Kommunikationsstärke

Organisationsstärke

Selbstständigkeit

Flexibilität

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS-Office Anwendungen

Job description

aktiv gestalten und vorantreiben. Werden Sie Teil eines Unternehmens, dessen Tätigkeit von ständiger Innovation und technologischem Fortschritt geprägt ist. Ihre Arbeit trägt unmittelbar dazu bei, weltweit eingesetzte Technologien leistungsfähiger und effizienter zu machen. Dabei arbeiten Sie gemeinsam mit anderen Experten in interdisziplinären Teams, die Ihre Leidenschaft für Präzision und Qualität teilen.

Hochtechnologie und Innovation

Das erwartet dich:

• Kalender- und Terminverwaltung für die Geschäftsführung/Leitung, inkl. Priorisierung und Koordination komplexer Zeitpläne
• Kommunikation mit internen/externen Stakeholdern auf nationaler und internationaler Ebene
• Organisation, Vorbereitung und Moderation von Meetings, Veranstaltungen, Agenda-Erstellungen, Protokollführung sowie Nachverfolgung von Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen für Meetings
• Übernahme von allgemeinen administrativen Tätigkeiten für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag
• Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, Assistenzteams sowie internationalen Standorten
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen, inklusive Reiseplanung, -buchung, Reisekostenabrechnung
• Empfang und Betreuung von (internationalen) Gästen

Was du mitbringen solltest

• Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Deutsch auf Muttersprachen-Niveau / Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den MS-Office Anwendungen
• Hohe Diskretion, Integrität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Selbstständigkeit sowie ein vorausschauender und proaktiver Arbeitsstil
• Kommunikationsstärke und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Belastbarkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld