Assistenz / Sachbearbeitung für die DFG-Fachkollegienwahl (Teilzeit 50 %)

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.; München; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine führende Forschungsorganisation in München sucht eine Assistenz/Sachbearbeitung für die DFG‑Fachkollegienwahl in Teilzeit. Die Position bietet die Möglichkeit, zentrale Prozesse für die Max-Planck-Gesellschaft aktiv mitzugestalten. Anforderungen sind eine kaufmännische Ausbildung und Kenntnisse in Microsoft Excel sowie Kommunikationsfähigkeit. Flexible Arbeitszeitmodelle und Sozialleistungen werden geboten. Bewerbungen bis zum 7. Dezember 2025 sind erwünscht.

Leistungen

Flexible Arbeitszeitmodelle

Betriebliche Altersvorsorge

Vergünstigte Jobtickets

Qualifikationen

• Nachweisbare Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken in Microsoft Excel.
• Nachweisbare Erfahrung in der Erstellung von Serienbriefen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Beratung der Max-Planck-Institute bei Wahlregistrierungen.
• Kontrolle und Korrektur der Institutswahlregister.
• Personalisierung der Wahlunterlagen.

Kenntnisse

Microsoft Excel

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Datenbankkenntnisse

Sorgfältiger Arbeitsstil

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation

Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Wissenschaftspolitik und Strategieprozesse zum 1. März 2026 befristet bis zum 30. April 2028 in Teilzeit für 19,5 Stunden pro Woche (50 %) eine

Assistenz / Sachbearbeitung für die DFG‑Fachkollegienwahl (Teilzeit 50 %)

Kennziffer 144/25

Als Assistenz/Sachbearbeitung für die DFG‑Fachkollegienwahl arbeiten Sie an der Vorbereitung und Durchführung der DFG‑Fachkollegienwahl 2027 in der Max-Planck-Gesellschaft und den ihr angeschlossenen Einrichtungen mit. Die DFG‑Fachkollegienwahl ist ein Auswahlprozess der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), bei dem die Mitglieder der Fachkollegien gewählt werden. Die Fachkollegien spielen als spezialisierte Gremien, die die DFG bei der Begutachtung von Anträgen auf Forschungsförderung unterstützen, eine zentrale Rolle im deutschen Wissenschaftssystem. Als Mitgliedseinrichtung der DFG beteiligen sich die MPG‑Wahlberechtigten auch an der kommenden Wahl.

Die Position der Assistenz/Sachbearbeitung für die DFG‑Fachkollegienwahl bietet Ihnen die Möglichkeit, einen der zentralen Prozesse für die MPG aktiv mitzugestalten und an der Schnittstelle zu ihren Instituten einen Beitrag zum deutschen Wissenschaftssystem zu leisten.

Ihre Aufgaben werden sein

• Unterstützende Beratung der Max-Planck-Institute bei deren Erstellen standardisierter Institutswahlregister entsprechend eines verbindlich vorgegebenen Templates
• Mitwirkung bei der Kontrolle, ggf. Korrektur und Ergänzung, Vereinheitlichung und somit finalen Bearbeitung der Institutswahlregister
• Mitwirkung beim Zusammenführen der über 80 einzelnen Institutswahlregister in ein zentrales Gesamtwahlregister
• Mitwirkung bei der Kontrolle und ggf. Korrektur des Gesamtwahlregisters, z. B. durch Identifizieren von Doppelungen
• Mitwirkung bei der Personalisierung und Versandvorbereitung der Wahlunterlagen
• Mitwirkung bei der Bearbeitung nicht zustellbarer Wahlunterlagen
• Mitwirkung bei der umfassenden Dokumentation der einzelnen Arbeitsvorgänge für das abschließende Wahlprotokoll
• Unterstützung der*des zuständigen Referent*in bei sonstigen Tätigkeiten

Was Sie mitbringen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau*mann für Bürokommunikation
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere hervorragende Fachkenntnisse und exzellente Beherrschung des Programms Microsoft Excel
• Nachweisbare Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken in Microsoft Excel, insbesondere mit der vereinheitlichenden Zusammenführung und Strukturierung verschiedener Dateien zu einer konsistenten Gesamtdatei
• Nachweisbare Erfahrung in der Erstellung von Serienbriefen und Etikettenausdrucken aus Microsoft Excel und Microsoft Word
• Erfahrung im Umgang mit KI‑Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
• Äußerst sorgfältiger und exakter Arbeitsstil
• Kommunikations- und Teamfähigkeit auf allen Ebenen der Administration
• Kommunikationsfähigkeit auf Augenhöhe mit Wissenschaftler*innen, auch in hochrangigen Positionen
• Sehr gute Deutsch- als auch gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

Im Rahmen eines bis zum 30. April 2028 befristeten Arbeitsverhältnisses in Teilzeit (50 %) bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
• Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
• Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung(Kennziffer 144/25).

Bewerbungsfrist: 7. Dezember 2025

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MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht

www.mpg.de