Assistenz (m/w/d)

Arbeitsagentur; Schneeberg; Vor Ort; EUR 28.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

50 € monatlich für Mobilität

Prämien und Urlaubs-/Weihnachtsgeld

Ubimaster Nachhilfe

Shopping-Rabatte

Feedbackgespräche und Betreuung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

persona service sucht eine engagierte Büroassistenz in Sachsen. Du koordinierst eigenständig terminrelevante Vorgänge, bereitest Sitzungen vor, protokollierst und bewirtest. Adventliche Vorlagen für den Bürgermeister erstellst du sorgfältig nach Manuskript oder Stichwort.

Du verfasst Glückwunsch- und Kondolenzschreiben, überwachst den Dokumentenfluss, organisierst Ehrungen und Besuchstermine, sowie Präsente. Archivierung, Urlaubs- und Nebentätigkeiten-Verwaltung gehören ebenfalls dazu.

Qualifikationen

• Organisationstalent sowie ein sicheres und freundliches Auftreten sprechen für dich
• Im Umgang mit sensiblen Informationen bringst du Diskretion und Verantwortungsbewusstsein mit
• du arbeitest gerne eigenständig und findest pragmatische, lösungsorientierte Wege
• weiterhin behältst du auch bei mehreren parallelen Themen und Terminen den Überblick
• ein gutes sprachliches Gefühl für Formulierungen, etwa für offizielle Schreiben oder kurze Texte, zeichnet dich aus

Aufgaben

• du übernimmst die Koordination und verfolgst terminrelevante Vorgänge eigenständig inklusive Erledigungskontrolle
• Sitzungen und Beratungen bereitest du vor, organisierst diese und übernimmst Protokollführung sowie Bewirtung
• unterschriftsreife Vorlagen für den Bürgermeister erstellst du nach Manuskript, Stichwort oder eigenständig
• du verfassen Glückwunsch- und Kondolenzschreiben und überwachst den Umlauf von Schriftstücken
• Ehrungen zu Jubiläen und Geburten organisierst du
• du vereinbarst Besuchstermine und übernimmst die Beschaffung und Verpackung von Präsenten
• Akten- und Ablageverwaltung sowie die Archivierung gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben
• du erfasst bzw. meldest du Urlaub sowie Nebentätigkeiten des Bürgermeisters und erstellst Vollmachten
• weiterhin dokumentierst du datenschutzrelevante Vorgänge und führst die Nachweisführung im System PRIVACYSOFT
• du erfasst und berechnest die Geschenkesteuer, betreust Praktikant:innen und Auszubildende mit

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Verantwortungsbewusstsein

Eigenständiges Arbeiten

Formulierungen

Ausbildung

Kauffrau für Büro‑management

Verwaltungsfachangestellte

Bürokommunikation

Jobbeschreibung

Du bringst Erfahrung und Fachwissen mit – wir die passenden Perspektiven. Bei persona service erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, ein professionelles Umfeld sowie Unternehmen, die dein Know-how schätzen. Starte mit uns deinen nächsten Karriereschritt – erstklassig, professionell und menschlich.

Deine Aufgaben

• du übernimmst die Koordination und verfolgst terminrelevante Vorgänge eigenständig inklusive Erledigungskontrolle
• Sitzungen und Beratungen bereitest du vor, organisierst diese und übernimmst Protokollführung sowie Bewirtung
• unterschriftsreife Vorlagen für den Bürgermeister erstellst du nach Manuskript, Stichwort oder eigenständig
• du verfasst Glückwunsch- und Kondolenzschreiben und überwachst den Umlauf von Schriftstücken und Vorlagen
• Ehrungen zu Jubiläen und Geburten organisierst du und stimmst die Abläufe ab
• du vereinbarst Besuchstermine und übernimmst die Beschaffung und Verpackung von Präsenten
• Akten- und Ablageverwaltung sowie die Archivierung gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben
• du erfasst bzw. meldest du Urlaub sowie Nebentätigkeiten des Bürgermeisters und erstellst Vollmachten nach Vorgabe
• weiterhin dokumentierst du datenschutzrelevante Vorgänge und führst die Nachweisführung im System PRIVACYSOFT
• du erfasst und berechnest die Geschenkesteuer, betreust Praktikant:innen und Auszubildende mit und beschaffst Verwaltungs- und Präsentationsmittel nach Bedarf

Das wünschen wir uns

• eine abgeschlossene Ausbildung z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte (m/w/d), Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation kannst du vorweisen
• Organisationstalent sowie ein sicheres und freundliches Auftreten sprechen für dich
• im Umgang mit sensiblen Informationen bringst du Diskretion und Verantwortungsbewusstsein mit
• du arbeitest gerne eigenständig und findest pragmatische, lösungsorientierte Wege
• weiterhin behältst du auch bei mehreren parallelen Themen und Terminen den Überblick
• ein gutes sprachliches Gefühl für Formulierungen, etwa für offizielle Schreiben oder kurze Texte, zeichnet dich aus

Das bieten wir

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Bei persona service geben wir 100% für dich!

Wir bringen seit über 58 Jahren Menschen und Arbeit erfolgreich zusammen – deutschlandweit und mit umfänglicher Betreuung. Dafür geben wir dir unsere 100%-Garantie: Durch 100% Geschwindigkeit versprechen wir dir eine schnelle Rückmeldung innerhalb von 100 Minuten(*). Mit unseren bundesweiten Niederlassungen garantieren wir dir 100% Nähe durch eine persönliche Onboarding-Begleitung.

(*) Innerhalb unserer ausgeschriebenen Geschäftszeiten

Das wünschen wir uns (erneut)

• eine abgeschlossene Ausbildung z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte (m/w/d), Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation kannst du vorweisen
• Organisationstalent sowie ein sicheres und freundliches Auftreten sprechen für dich
• im Umgang mit sensiblen Informationen bringst du Diskretion und Verantwortungsbewusstsein mit
• du arbeitest gerne eigenständig und findest pragmatische, lösungsorientierte Wege
• weiterhin behältst du auch bei mehreren parallelen Themen und Terminen den Überblick
• ein gutes sprachliches Gefühl für Formulierungen, etwa für offizielle Schreiben oder kurze Texte, zeichnet dich aus