Assistenz (m/w/d)

Jobactive GmbH; München; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobactive GmbH in München sucht eine Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung des bestehenden Assistenzteams. Die Position umfasst operative Aufgaben, Kalender- und Reisesplanung sowie Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern.

Zu den Aufgaben gehören Meetings vorbereiten, Postfächer verwalten, internationale Zeitzonen berücksichtigen und Visaangelegenheiten unterstützen. Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Assistenz­erfahrung.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Belastbarkeit und Eigeninitiative.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Teams, Excel, Word, PowerPoint, Outlook) sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung der bestehenden Assistenz im operativen Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Kalendern, Terminen und Postfächern unter Berücksichtigung internationaler Zeitzonen
• Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie verschiedenen Stakeholdern
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Sitzungen und Workshops inklusive Räumen, Technik, Catering und Agenden
• Planung und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Flügen, Hotels, Bahnreisen und Mietwagen
• Unterstützung bei Visaangelegenheiten und Erstellung von Entsendungsschreiben
• Koordination von Standortbesuchen und Veranstaltungen sowie Recherche und Organisation von Hotels, Speakern und Trainern
• Abwicklung des Bestellwesens und Prüfung sowie Freigabe von Rechnungen
• Verwaltung und Koordination von Assets wie Laptops und Mobiltelefonen
• Unterstützung im Fahrzeugmanagement, z. B. bei Werkstattterminen, Reifenwechseln und Fahrzeugrückgaben
• Übernahme weiterer Assistenzaufgaben je nach Erfahrung und Qualifikation

Kenntnisse

Deutschkenntnisse (verhandlungssicher)

Englischkenntnisse

Organisationsstärke

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Teams

Excel

PowerPoint

Outlook

Jobbeschreibung

Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung des bestehenden Assistenzteams.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der bestehenden Assistenz im operativen Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Kalendern, Terminen und Postfächern unter Berücksichtigung internationaler Zeitzonen
• Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie verschiedenen Stakeholdern
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Sitzungen und Workshops inklusive Räumen, Technik, Catering und Agenden
• Planung und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Flügen, Hotels, Bahnreisen und Mietwagen
• Unterstützung bei Visaangelegenheiten und Erstellung von Entsendungsschreiben
• Koordination von Standortbesuchen und Veranstaltungen sowie Recherche und Organisation von Hotels, Speakern und Trainern
• Abwicklung des Bestellwesens und Prüfung sowie Freigabe von Rechnungen
• Verwaltung und Koordination von Assets wie Laptops und Mobiltelefonen
• Unterstützung im Fahrzeugmanagement, z. B. bei Werkstattterminen, Reifenwechseln und Fahrzeugrückgaben
• Übernahme weiterer Assistenzaufgaben je nach Erfahrung und Qualifikation
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Ausgeprägtes Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und hohe Belastbarkeit
• Proaktive, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicheres Gespür für Prioritäten und vertrauliche Inhalte
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams und unterschiedlichen Zeitzonen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Teams, Excel, Word, PowerPoint und Outlook
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Team- und Serviceorientierung sowie Flexibilität