Assistenz (m/w/d)

emagine; Bayreuth; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

emagine Group sucht eine erfahrene Assistenz auf Führungsebene zur effizienten Gestaltung der täglichen Organisation und Kommunikation. Sie priorisieren Termine, steuern Kontextwechsel flexibel und unterstützen das Führungsteam proaktiv.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Director-Ebene und beherrschen MS 365 sowie digitale Tools. Deutsch fließend, Englisch gut; Diskretion und serviceorientierte Zusammenarbeit runden das Profil ab.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Director- oder Führungsebene.
• Souveräner Umgang mit komplexen Abläufen und verlässliche Informationsflüsse.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung des Führungsteams im Tagesgeschäft und Sicherstellung des Informationsflusses.
• Termine, Prioritäten und Reiseplanung in Abstimmung mit dem Führungsteam.
• Vorbereitung von Führungsrunden, Workshops und Veranstaltungen.
• Erstellung von Präsentationen und Berichten, präzise und adressatengerecht.
• Bearbeitung administrativer Prozesse, Rechnungen und Bestellungen.

Skills

Organisation

Priorisierung

Kommunikation

Teamarbeit

Stressresistenz

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Digitale Tools

Job description

Gesucht wird eine erfahrene Unterstützung für das Führungsteam, die die tägliche Organisation und Kommunikation effizient gestaltet. In dieser Rolle erfordert es die Fähigkeit, priorisiert zu arbeiten und adaptiv auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren. Der ideale Kandidat bringt fundierte Erfahrung in der Assistenz auf Führungsebene mit und beherrscht die verschiedenen Tools zur optimalen Prozessunterstützung.

Hauptverantwortlichkeiten

• Bieten Sie Unterstützung für das Führungsteam im Tagesgeschäft und gewährleisten Sie den reibungslosen Fluss von Informationen und Abstimmungen.
• Managen Sie Termine und Prioritäten in enger Abstimmung mit dem Führungsteam.
• Steuern Sie das Termin- und Reisemanagement sowie die fällige Reiseabrechnung.
• Bereiten Sie Führungsrunden, Workshops und Veranstaltungen organisatorisch und inhaltlich vor.
• Erstellen und überarbeiten Sie Präsentationen sowie Berichte präzise und adressatengerecht.
• Seien Sie die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Fragen und sicherstellen einen verlässlichen Informationsfluss.
• Unterstützen Sie die administrativen Prozesse, insbesondere die Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen.
• Übernehmen Sie eigenverantwortlich organisatorische Sonderaufgaben und kleinere Projekte.

Wichtige Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz auf Director- oder vergleichbarer Ebene.
• Erfahrung im Facility Management oder in einem technischen Unternehmensumfeld von Vorteil.
• Souveränität bei der Organisation komplexer Abläufe und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Klare, situationsgerechte Kommunikation und sicheres Auftreten gegenüber verschiedenen Führungsebenen.
• Schnelles Erfassen neuer Sachverhalte und strukturiertes Arbeiten mit Unterlagen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitale Werkzeuge.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion und ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Serviceorientiertes und teamübergreifendes Arbeiten.

Nice to Have

• Erfahrungen im Bereich Corporate Real Estate.
• Kentnisse in der Nutzung von digitalen Werkzeugen und KI-Anwendungen.

Weitere Details

Diese Position erfordert eine enge Zusammenarbeit im Team und kann vor Ort oder remote erfolgen, abhängig von den jeweiligen Anforderungen.