Teamassistenz - Organisation & Administration (m/w/d) Teilzeit (32 Std./W.)

Safran; Baden-Württemberg; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Safran in Baden-Württemberg sucht eine Teamassistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft und bei anspruchsvollen administrativen Aufgaben. Sie koordinieren Termine, betreuen Reisen und bereiten Unterlagen sowie interne Kommunikation professionell vor.

Sie arbeiten eigenständig, verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen Erfahrung in Teamassistenz oder einer vergleichbaren Position mit.

Qualifications

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen Erfahrung in Teamassistenz oder vergleichbarer Position mit.
• Sie arbeiten selbstständig, zuverlässig und haben eine schnelle Auffassungsgabe.
• Sie kommunizieren sicher mit internen und externen Ansprechpartnern und repräsentieren das Unternehmen professionell.

Responsibilities

• Unterstützung der Assistenzleitung im operativen Tagesgeschäft und eigenverantwortliche Übernahme von Aufgaben.
• Koordination komplexer Termine und Besprechungen mit internen und externen Ansprechpartnern und zuverlässige Vor-/Nachbereitung.
• Unterstützung im Travel Management sowie eigenständige Erstellung und Prüfung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Prüfung und Erstellung von Kreditkartenabrechnungen und termingerechte Bearbeitung.
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Meetings und Sonderterminen sowie damit verbundene administrative Aufgaben.
• Mitwirkung im Fuhrparkmanagement (z. B. Führerscheinkontrollen, Angebotsanfragen, Fahrzeugübergaben).
• Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und interner Kommunikation; Mitarbeit an Projekten im Assistenzbereich.
• Empfangs- und Office-Bereich eigenverantwortlich während der Öffnungszeiten betreuen; zentrale Ansprechperson für Besucher; Bearbeitung der Telefonzentrale und Ein-/Ausgangspost.
• Enge Zusammenarbeit mit der Assistenzleitung, der Geschäftsführung, internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern.
• Sie arbeiten eigenständig, vorausschauend und denken proaktiv mit.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil.

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Teamassistenz

Kommunikation

Terminplanung

Vertraulichkeit

Kundenservice

MS Office

Gastgebermentalität

Empathie

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

• Sie unterstützen die Assistenzleitung im anspruchsvollen operativen und administrativen Tagesgeschäft und übernehmen dabei eigenständig verantwortungsvolle organisatorische Aufgaben.
• Sie koordinieren komplexe Termine und Besprechungen mit internen und externen Ansprechpartnern und stellen eine zuverlässige Vor- und Nachbereitung sicher.
• Sie unterstützen im Travel Management und übernehmen eigenständig die Erstellung und Prüfung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Sie prüfen und erstellen Kreditkartenabrechnungen und stellen eine ordnungsgemäße und termingerechte Bearbeitung sicher.
• Sie unterstützen die Assistenzleitung bei der Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Meetings und Sonderterminen und übernehmen die damit verbundenen administrativen Aufgaben.
• Sie wirken im Fuhrparkmanagement mit, beispielsweise bei Führerscheinkontrollen, Angebotsanfragen, Fahrzeugübergaben und weiteren organisatorischen Themen.
• Sie übernehmen die Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und interner Kommunikation und wirken aktiv bei Projekten und Sonderaufgaben im Assistenzbereich mit.
• Den Empfangs- und Office-Bereich betreuen und organisieren Sie während der Empfangszeiten eigenverantwortlich und selbstständig. Sie sind die zentrale Ansprechperson für Besucher und übernehmen die Anmeldung und Betreuung von Gästen, die Telefonzentrale, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie die Organisation und Vorbereitung der Besprechungsräume.
• Als zentrale organisatorische Schnittstelle arbeiten Sie eng mit der Assistenzleitung, der Geschäftsführung, internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern zusammen.
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen bereits Erfahrung in der Teamassistenz, im Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit
• Sie sind ein echtes Organisationstalent und fühlen sich wohl in einer Position, in der viele unterschiedliche Themen und Ansprechpartner zusammenlaufen.
• Sie arbeiten selbstständig und vorausschauend, erkennen Handlungsbedarf und bringen Themen eigeninitiativ voran.
• Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe und können sich zügig in unterschiedliche Themengebiete und Aufgabenstellungen einarbeiten.
• Sie übernehmen gerne Verantwortung für Ihre Aufgaben und haben den Anspruch, Themen zuverlässig und eigenständig bis zum Abschluss nachzuhalten.
• Sie kommunizieren sicher und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern – von Mitarbeitenden über externe Dienstleister und Geschäftspartner bis hin zu Führungskräften.
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind für Sie selbstverständlich.
• Sie überzeugen durch ein freundliches, souveränes und gepflegtes Auftreten und repräsentieren unser Unternehmen gegenüber Besuchern und Geschäftspartnern professionell.
• Sie bringen eine ausgeprägte Service- und Gastgebermentalität mit und haben Freude daran, für einen professionellen und wertschätzenden Empfang unserer Gäste zu sorgen.
• Sie beherrschen MS Office sicher und sind offen dafür, sich schnell in weitere Systeme und digitale Prozesse einzuarbeiten.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse sind von Vorteil.