Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

energicos GmbH; Kleinmachnow; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

Personio in Kleinmachnow sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die mit Organisationstalent, Diskretion und proaktivem Denken überzeugt. Sie übernimmt Verantwortung jenseits klassischer Vorzimmeraufgaben und arbeitet eigenständig an operativen wie strategischen Themen.

Sie behält auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick, koordiniert Projekte, erstellt Präsentationen und Informationen, kommuniziert effizient mit Partnern und Kunden und nutzt moderne digitale Tools inklusive

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, Projektmanagement oder koordinierender Funktion.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und hohe Eigenverantwortung.
• Strukturierte, lösungsorientierte und diskrete Arbeitsweise.
• Interesse an Digitalisierung und KI-gestützten Arbeitsweisen.
• Idealerweise Erfahrung mit modernen KI-Anwendungen wie ChatGPT oder digitalen Assistenzsystemen.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Selbstständige Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Projekten und Entscheidungen.
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen.
• Kommunikation mit Kunden, Partnern, Behörden, Planern und internen Ansprechpartnern.
• Organisation und Priorisierung komplexer Termine, Reisen und Meetings.
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungs- und Managementterminen.
• Recherchearbeiten sowie strukturierte Aufbereitung technischer und kaufmännischer Informationen.
• Einsatz moderner digitaler Tools sowie KI-gestützter Anwendungen zur Effizienzsteigerung.
• Mitwirkung bei Prozessoptimierungen und organisatorischen Sonderthemen.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und Unterlagen.

Skills

Organisation

Projektmanagement

Kommunikation

Diskretion

Eigeninitiative

MS Office

KI-Anwendungen

ChatGPT

Deutschkenntnisse

Education

Wirtschaftswissenschaften

Tools

ChatGPT

Automatisierungstools

DigitaleAssistenzsysteme

Job description

Einleitung

Organisationstalent mit Überblick, Eigeninitiative und Freude an komplexen Aufgaben gesucht

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine engagierte, diskrete und mitdenkende Persönlichkeit, die weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus Verantwortung übernimmt.

Sie behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick, denken vorausschauend und arbeiten gerne eigenständig? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Selbstständige Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Projekten und Entscheidungen
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
• Kommunikation mit Kunden, Partnern, Behörden, Planern und internen Ansprechpartnern
• Organisation und Priorisierung komplexer Termine, Reisen und Meetings
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungs- und Managementterminen
• Recherchearbeiten sowie strukturierte Aufbereitung technischer und kaufmännischer Informationen
• Einsatz moderner digitaler Tools sowie KI-gestützter Anwendungen zur Effizienzsteigerung
• Mitwirkung bei Prozessoptimierungen und organisatorischen Sonderthemen
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und Unterlagen

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftswissenschaften o. ä. oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, Projektmanagement oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und hohe Eigenverantwortung
• Strukturierte, lösungsorientierte und diskrete Arbeitsweise
• Interesse an Digitalisierung und ein gutes Verständnis für KI-gestützte Arbeitsweisen und Tools
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit modernen KI-Anwendungen wie ChatGPT, Automatisierungstools oder digitalen Assistenzsystemen
• Sicheres Auftreten sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Hohe digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit MS Office
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen parallel zu steuern
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Warum wir?

Diese Rolle richtet sich ausdrücklich an Menschen, die nicht nur organisieren, sondern mitdenken, strukturieren und Verantwortung übernehmen möchten. Gesucht wird keine klassische Vorzimmerassistenz, sondern eine vertrauensvolle Unterstützung auf hohem organisatorischem, technischem und digitalem Niveau.