Assistenz IT / Personal Assistant (m/w/d) (Vollzeit, unbefristet)

DKMS Deutsche Knochenmarkspendedatei gemeinnützige Gesellschaft mbH; Köln; Hybrid; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine gemeinnützige Organisation in Köln sucht eine Assistenz IT / Personal Assistant in Vollzeit. Zu den Aufgaben gehören die organisatorische Unterstützung der IT-Direktoren, die Koordination von Terminen und die Erstellung professioneller Präsentationen. Wir bieten eine wertschätzende Firmenkultur, flexibles Arbeiten und 30 Urlaubstage im Jahr. Verfügen Sie über eine kaufmännische Ausbildung und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Leistungen

Flexibles Arbeitszeitmodell

30 Urlaubstage

Umfassendes Weiterbildungsangebot

Kostenlose Getränke

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studienabschluss (idealerweise wirtschaftlicher Schwerpunkt).
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office- oder Executive-Management, vorzugsweise im IT-Bereich.
• Exzellente MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint und Outlook.

Aufgaben

• Verantwortung für die administrative Unterstützung der IT-Direktoren.
• Koordination interner und externer Termine sowie Dienstreisen.
• Erstellung von Entscheidungsunterlagen und Präsentationen in Deutsch und Englisch.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS-Office-Kompetenzen

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelor

Tools

MS Word

MS Excel

MS PowerPoint

MS Outlook

Jobbeschreibung

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

Assistenz IT / Personal Assistant (m/w/d) (Vollzeit, unbefristet)

Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen! Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit. In einem weltweiten Netzwerk von rund 1.600 DKMS-Kolleg:innen möchten wir gemeinsam mit Ihnen und über 13 Mio. registrierten Spender:innen weiter an diesem Ziel arbeiten.

Für unsere Direktoren der IT-Abteilung suchen wir für unseren Standort in Köln zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz IT / Personal Assistant (m/w/d) (Vollzeit, unbefristet)

IHRE AUFGABEN:

• Verantwortung für die organisatorische und administrative Unterstützung der Direktoren sowie der gesamten Abteilung; Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
• Eigenständige Koordination und Steuerung interner und externer Termine sowie vollständige Organisation von Dienstreisen, inklusive Planung, Abstimmung und Abrechnung
• Professionelle Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings und Workshops; Erstellung von To-do-Übersichten, Protokollen und belastbaren Ergebnisdokumentationen
• Ausarbeitung fundierter Entscheidungsvorlagen sowie Erstellung aussagekräftiger Präsentationen in deutscher und englischer Sprache
• Mitarbeit an der inhaltlichen Gestaltung und Abstimmung von Texten sowie strukturierte Pflege und Weiterentwicklung der internen Kommunikationsprozesse der Abteilung
• Unterstützung im Budgetmanagement, inklusive Vorbereitung von Übersichten, Abgleiche und Monitoring
• Recherche, Aufbereitung und Analyse relevanter Informationen sowie Erstellung adressatengerechter Berichte, Auswertungen und Management-Reports
• Aktive Mitarbeit in Projekten, inklusive Übernahme eigener Arbeitspakete und Abstimmungen mit internen Schnittstellen

UNSERE ANFORDERUNGEN:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation (z. B. Fachwirt) oder einschlägiges Studium (Bachelor), idealerweise mit administrativem oder wirtschaftlichem Schwerpunkt
• Mehrjährige, nachweisbare Berufserfahrung im Office- oder Executive-Management, idealerweise im IT- oder technologischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sicher in professioneller Kommunikation
• Exzellente MS-Office-Kompetenzen, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint und Outlook; routinierter Umgang mit digitalen Tools
• Erste Erfahrungen im Projektmanagement sind von Vorteil und erleichtern den Einstieg
• Ein hohes Maß an Loyalität, Integrität und Vertraulichkeit ist für Sie selbstverständlich
• Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig und behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit und ein hohes Engagement
• Sie zeichnen sich durch schnelle Auffassungsgabe, analytisches und vernetztes Denken sowie eine proaktive Arbeitsweise aus

WAS WIR BIETEN:

• Einen sinnhaften Job, der Menschen eine zweite Chance auf Leben ermöglicht
• Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima
• Flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum teilweise mobilen Arbeiten (bis zu 125 Tage im Jahr)
• Ein attraktives Vergütungsmodell inkl. Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
• Sabbatical-Angebot
• Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot
• Kostenloses Angebot an Obst, Wasser, Kaffee und Tee
• Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Gesundheitskurse in Kooperation mit einer großen Krankenkasse, etc.)
• Mitarbeiterangebote im Rahmen von Corporate Benefits

Die DKMS ist eine gemeinnützige Organisation, die sich aktiv Herausforderungen stellt. Unsere Mitarbeiter:innen sind hoch qualifiziert und motiviert. Wir freuen uns auf Verstärkung durch Sie und auf Ihre Online-Bewerbung!