Assistenz im Vorstandsbüro (m/w/d)

Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB); München; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Institution in Bayern sucht eine Assistenz im Vorstandsbüro. In dieser Rolle sind Sie für die Planung und Koordination der Termine der Vorstände verantwortlich und organisieren Geschäftsreisen. Kommunikationsstärke, exzellente organisatorische Fähigkeiten sowie ein versierter Umgang mit M365 sind erforderlich. Sie profitieren von einem unbefristeten Arbeitsvertrag, 30 Tagen Urlaub und Weiterbildungsmöglichkeiten. Das Arbeitsumfeld ist modern und gut erreichbar.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Corporate Benefits

Fortbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position als Office Manager:in oder Teamassistenz.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Zeitmanagement.
• Versierter Umgang mit M365 und anderen Softwarelösungen.

Aufgaben

• Planung und Koordination der Termine der Vorstände.
• Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Buchungen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Zeitmanagement

Eigeninitiative

Ausbildung

Bachelorstudium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

M365

Jobbeschreibung

Wir machen Deutschlands Verwaltung digital.

Gestalte mit uns Softwarelösungen für eine digitale und moderne Verwaltung, die das Miteinander von Bürger:innen und Verwaltungen in Städten sowie Gemeinden organisieren - bayern- und bundesweit.

Was erwartet Dich bei der AKDB? Die Verwaltung der AKDB stellt die gesamtwirtschaftliche Stabilität sicher. In diesem Bereich befinden sich die zentralen Dienste Finanzen, Personal, Recht und Datenschutz, Qualitätsmanagement, Prozessmanagement und Digitalisierung.

Dein neuer Job als Assistenz im Vorstandsbüro (m/w/d)

• Kalendermanagement: Du planst, koordinierst, synchronisierst und überwachst die Termine der Vorstände und stellst sicher, dass alle Meetings effizient und pünktlich stattfinden.
• Travelmanagement: Du organisierst alle Geschäftsreisen der Vorstände, kümmerst dich um Buchungen von Bahn, Flügen, Hotels und Transfers und stellst detaillierte Reisepläne zusammen.
• Raumvor- und Nachbereitung: Du bereitest Konferenzräume für Meetings vor, sorgst für die notwendige Technik und Materialien und bist nach den Meetings für das Aufräumen und die Nachbereitung verantwortlich.
• Kommunikation: Du bist die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und gewährleistest eine klare und effiziente Kommunikation.
• Digitale Kollaboration: Du bist fit in M365 und organisierst alle wesentlichen Büroprozesse darüber.
• Dokumentenmanagement: Du verwaltest wichtige Dokumente und erstellst, prüfst sowie archivierst diese sorgfältig.
• Veranstaltungsorganisation: Du planst und organisierst Veranstaltungen und Events, von kleinen Teammeetings bis hin zu größeren Konferenzen.
• Unterstützung des Teams: Du unterstützt die Vorstände und das Vorstandsbüro bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, bereitest Präsentationen vor und nimmst an Besprechungen teil.

Das bist du

• Bachelorstudium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise eine mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise als Office Manager:in oder Teamassistenz.
• Starke Service- und Kundenorientierung.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
• Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
• Versierter Umgang mit M365 und anderen relevanten Softwarelösungen.
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit sowie eine proaktive und präzise Arbeitsweise.
• Lust auf wechselnde Aufgabenbereiche.
• Engagement, um über den Tellerrand hinauszuschauen.
• Bereitschaft, außergewöhnliches zu leisten.

Was bieten wir Dir?

• Erlebe einenahbare und wertegeprägte Führungs- & Unternehmenskultur, die innovatives undeigenverantwortliches Arbeiten unterstützt.
• Entscheide Dich für einen sicheren Arbeitsplatz: Unsere Arbeitsverträge kommen mit einem attraktiven Gehalt und sind in der Regel unbefristet.
• Genieße Dein Leben jenseits des Jobs: 30 Tage Urlaub + 3 bezahlte freie Tage sorgen für eine gute Work-Life-Balance.
• Entwickle Dich weiter: lass Dich von Fortbildungen, Talent Management und mehr auf Deinem Weg begleiten.
• Arbeite in angenehmer Umgebung mit bester Verkehrsanbindung: Unsere modernen Büros liegen je nach Standort zentral und verfügen über Dachterrasse, Tiefgarage …
• Genieße unsere Wohlfühl-Goodies: Profitiere von unseren Corporate Benefits, bspw. bezuschusster Kinderbetreuung, vergünstigtem Deutschlandticket und wechselnden Mitarbeiterevents.

Bei Fragen kannst Du Dich gerne an das Recruiting-Team unter der Telefonnummer 089/5903-1780 wenden. Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung mit der Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins.