Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

PLATH Corporation GmbH; Hamburg; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

PLATH Corporation GmbH in Hamburg sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung bei administrativen Prozessen, Fristenverfolgung und der Erstellung von Vorlagen.

Sie arbeiten eng mit externen Kanzleien zusammen, koordinieren Meetings und Reisen, und tragen zu einer strukturierten, proaktiven Organisationsweise bei.

Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1-Niveau sind willkommen; eine kaufmännische Ausbildung wird vorausgesetzt.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen (z. B. notarielle Fachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte).
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel & PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools.
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in einem dynamischen Umfeld.
• Souveränes verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit.
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Beratern.
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge.
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen.
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen.
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung.
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen.
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung.

Skills

Verhandlungsgeschick

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

PowerPoint

Job description

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen (z. B. Handelsregistereinträge, Prokura, Satzungsänderungen, Vertragsmanagement) in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Berater:innen
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung
  

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen (z. B. notarielle Fachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel & PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in einem dynamischen Umfeld
• Souveränes verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift