Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

interSPA Deutschland Betreiber-GmbH; Stuttgart; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Softgarden sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Stuttgart. Sie berichten direkt dem Geschäftsführer und fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Standorten, Zentralbereichen und externen Partnern.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Posteingang- und Priorisierung, Vorarbeiten, Umsetzung von Entscheidungen in Aufgaben und Termine, sowie Organisation von Meetings, Reisen und Eskalationen. Diskretion und Professionalität sind essenziell.

Qualifications

• Abschluss in Betriebswirtschaft oder kaufmännische Ausbildung bevorzugt.
• Erfahrung als Assistenz, Referat oder Office Management auf Geschäftsführungsebene.
• Sicherheit im Verfassen von geschäftlicher Korrespondenz und Vorgabenvertretung.

Responsibilities

• Posteingang sichten, priorisieren und wiederkehrende Vorgänge selbst beantworten.
• Entwürfe, Unterlagen und Entscheidungsvorlagen vorbereiten.
• Entscheidungen in Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten übersetzen und nachhalten.
• Standorte und Zentralbereiche koordinieren, Fristen verfolgen, Eskalationen vorbereiten.
• Termine, Sitzungen, Reisen und Sonderaufgaben organisieren.
• Mit vertraulichen Informationen sicher umgehen.

Skills

Organisationstärke

Eigenständigkeit

Diskretion

Kommunikationsfähigkeiten

Professionelles Auftreten

Education

Betriebswirtschaftliches Studium

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Ihre Rolle

Sie sind dem Geschäftsführer direkt zugeordnet. Was Sie im Rahmen Ihrer Vollmacht veranlassen, gilt gegenüber Standorten, Zentralbereichen und externen Partnern als Vorgabe der Geschäftsführung.

Ihre Aufgaben

• Postfach: Sie sichten den Posteingang, priorisieren nach Dringlichkeit und Zuständigkeit und beantworten wiederkehrende Vorgänge selbst.
• Vorarbeit: Zu allen übrigen Themen bereiten Sie Entwürfe, Unterlagen und Entscheidungsvorlagen vor.
• Umsetzung: Sie übersetzen Entscheidungen in Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten und halten sie nach.
• Schnittstelle: Sie koordinieren Standorte und Zentralbereiche, verfolgen Fristen und bereiten Eskalationen entscheidungsreif auf.
• Organisation: Termine, Sitzungen samt Nachbereitung, Reisen und Sonderaufgaben.
• Diskretion: Sie gehen mit vertraulichen Informationen jederzeit sicher um.

Ihr Profil

• Idealerweise ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung in Assistenz, Referat oder Office Management, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Sicherheit darin, im Namen einer Führungskraft zu korrespondieren und Vorgaben zu vertreten.
• Organisationsstärke, vorausschauende Arbeitsweise, Eigenständigkeit und absolute Diskretion.
• Sie verfügen über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles, verbindliches Auftreten.
• Auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld setzen Sie die richtigen Prioritäten und behalten den Überblick.
• Ein gutes Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen und Auswertungen erleichtern Ihnen die Arbeit.

Das zeichnet Sie aus

Sie denken einen Schritt voraus, erkennen, was als Nächstes nötig ist, und wissen, wann Sie selbst handeln und wann Sie Rücksprache halten.