Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

MLC Waldachtal GmbH | Hotel Waldachtal; Familiendorf Waldachtal; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

MLC Waldachtal GmbH | Hotel Waldachtal sucht eine Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) zur Rückenstärkung der Geschäftsführung. Sie arbeiten eng mit der Unternehmensführung zusammen, koordinieren Termine, Meetings und Schnittstellen zum Team sowie externen Partnern.

Zu Ihren Aufgaben gehören Mitarbeit im Finanzbereich, Vorbereitung von Auswertungen, Unterstützung bei Jahresverträgen, sowie das Management digitaler Tools wie Hotelkit und DATEV; Sie optimieren Prozesse, betreuen Auszubildende

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder equivalents Studium mit relevanter Erfahrung.
• Sicherer Umgang mit DATEV, Lexware und MS Office.
• Erfahrung mit digitalen Branchen-Tools (Hotelkit) und Offenheit für KI-Anwendungen.

Aufgaben

• Organisation, Termin- und Meeting-Management inklusive Protokollführung und Nachbereitung.
• Finanzen, Zahlen und Controlling: Monatsauswertungen und Bereichsplanungen unterstützen.
• Vertragswesen: Unterstützung bei Jahresverträgen und Jahresgesprächen.
• Digitale Tools, Social Media & Reputation: Pflege interner Tools, Social Media Inhalte.
• Prozessoptimierung, Ausbildung & Krisenmanagement: Prozesse analysieren, Ausbildungsbetreuung, Krisenfallmanagement.

Kenntnisse

Organisationstalent

Durchsetzungsvermögen

Kommunikationsstärke

Empathie

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium

Tools

DATEV

Lexware

MS Office

Hotelkit

KI-Anwendungen

Jobbeschreibung

Beschreibung

Als \\Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)\\ halten Sie unserem Geschäftsführer den Rücken frei und übernehmen eine Schlüsselrolle in der Organisation, Kommunikation und operativen Steuerung unseres Unternehmens. Sie arbeiten eng mit der Unternehmensführung zusammen, bilden die Schnittstelle zum Team sowie zu externen Partnern und treiben interne Optimierungsprozesse aktiv voran.

Deine Aufgaben

1. 1. Organisation, Termine & Meetings
   • \\Meeting-Management:\\Vorbereitung von Besprechungen, aktive Teilnahme inklusive Protokollführung sowie strukturierte Nachbereitung.
   • \\Termin- & Kalenderverwaltung:\\Vorausschauende Vor- und Nachbereitung von Terminen der Geschäftsleitung.
   • \\Schnittstelle & Follow-up:\\Präzises Ausformulieren und Bekanntgeben von Aufgaben an das Team; konsequentes Nachverfolgen, Aufarbeiten und Einfordern von Arbeitsergebnissen.
2. 2. Finanzen, Zahlen & Controlling
   • \\Unternehmenszahlen (ZDF):\\Vorbereitung und Analyse von Monatsauswertungen (intern & BWA) sowie Mitwirkung bei Bereichsplanungen.
   • \\Vertragswesen:\\Unterstützung bei Jahresverträgen und der Vorbereitung von Jahresgesprächen.
   • Finanzadministration:
     Administration von Preisen, Buchungscodes und Kassenführung.
     Sichere Handhabung von Systemen wie Lexware und DATEV.
     Überwachung der Liquidität und Pflege der Bankkonten.
3. 3. Digitale Tools, Social Media & Reputation
   • Digitalisierung & Systeme:Pflege und Weiterentwicklung internen Wisses und digitaler Tools (z.b.Hotelkit,Lisa, KI-Anwendungen).
   • \\Social Media Management:\\Erstellung eigener Inhalten sowie Steuerung von externen Agenturen und Partnern.
   • \\Reputationsmanagement:\\Überwachung und Bearbeitung von Online-Bewertungen.
4. 4. Prozessoptimierung, Ausbildung & Krisenmanagement
   • \\Prozessoptimierung:\\Kontinuierliche Analyse und Verbesserung interner Abläufe.
   • \\Ausbildungsbetreuung:\\Ansprechpartner für IHK, Berufsschulen und Auszubildende (Pflege von Berichtsheften und Ausbildungsabläufen).
   • Sonder- & Krisenfälle:
     Menschliches, souveränes Krisenmanagement vor Ort.
     Ansprechpartner bei behördlichen Vorfällen (Ämter, Polizei, Feuerwehr, Versicherung etc.).
5. 5. Projektmanagement & Sonstiges
   • \\Innovations- & Projektarbeit:\\Ideen sammeln, Probeläufe organisieren, Ergebnisse auswerten und neue Projekte umsetzen.
   • \\Operative Unterstützung:\\Regelmäßige Kontrollgänge zur Qualitätssicherung sowie administrative Besorgungen.

Dein Profil

1. \\Ausbildung & Erfahrung:\\Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.b. Büromanagement, Hotel- oder Restaurantfach) oder ein vergleichbares Studium mit fundierter Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
2. \\Software- & Systemkenntnisse:\\Sicherer Umgang mit DATEV, Lexware und MS Office. Erfahrene Nutzung von digitalen Branchen-Tools (z.b. Hotelkit) und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Technologien (z.b. KI-Anwendungen).
3. \\Zahlenverständnis:\\Gute Kenntnisse im Bereich Finanzen, BWA-Analyse und Budget-/Liquiditätskontrolle.

Persönlichkeit: Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Durchsetzungsvermögen und Verbindlichkeit im Nachfassen von Aufgaben. Hohe Empathie und ausgeprägte Kommunikationsstärke im Umgang mit dem Team und Partnern. Ruhe, Souveränität und Lösungsorientierung – auch in Hektik oder Ausnahmesituationen.