Assistent im Referat Sitzungskoordination

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Bonn; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine internationale Wissenschaftsstiftung in Bonn sucht einen Assistenten (m/w/d) für das Referat Sitzungskoordination in Teilzeit. Der Aufgabenschwerpunkt liegt auf der Vorbereitung und Nachbereitung von Auswahlsitzungen sowie der Kommunikation mit den Ausschüssen. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat hat eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement, verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse. Diese Stelle bietet ein hervorragendes internationales Arbeitsumfeld und zahlreiche Vorteile, darunter 30 Tage Urlaub pro Jahr und flexible Arbeitszeiten.

Leistungen

30 Tage Urlaub/Jahr

Gute Bezahlung nach Tarifvertrag

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot

Mobiles Arbeiten

Teamevents

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum Fachangestellten für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung.
• Gründliche Kenntnisse in einem Büroberuf und Erfahrung mit digitalen Arbeitsweisen.
• Berufserfahrung mit verwaltungsnahem Bezug in internationalen Institutionen und/oder im öffentlichen Dienst ist wünschenswert.

Aufgaben

• Vor- und Nachbereitung der Auswahlsitzungen inkl. Steuerung der Dienstleister.
• Betreuung der Fachgutachterdatenbank inkl. Datenpflege.

Kenntnisse

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office)

Kenntnisse in digitalen Arbeitsweisen

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Assistent (m/w/d) im Referat Sitzungskoordination

Assistent (m/w/d) im Referat Sitzungskoordination

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Assistent (m/w/d) im Referat Sitzungskoordination

Arbeitgeber: Alexander v. Humboldt-Stiftung Stiftung des privaten Rechts

Veröffentlichungsdatum: Gestern veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Assistent (m/w/d) im Referat Sitzungskoordination, Antragsberatung der Auswahlabteilung in Teilzeit

Gemeinsam in der Alexander von Humboldt-Stiftung – auf eine exzellente Verbindung

Wir fördern im Namen der Bundesrepublik Deutschland herausragende Wissenschaftler*innen, unabhängig von Fachrichtung und Nationalität. Unser weltweites Netzwerk ist dabei ein wichtiger Grundstein für die Zusammenarbeit und somit für exzellente Forschung – bis hin zu Nobelpreisen. Die Auswahlabteilung berät ausländische und deutsche Forschende im Vorfeld ihrer Antragstellung und stellt die fachlich umfassende, unabhängige und rein wissenschaftsgeleitete Begutachtung aller Anträge in einem Peer-Review-Verfahren sicher. Zudem betreut sie 12 unabhängige Auswahlausschüsse bei deren Entscheidungsfindung. Das Referat Sitzungskoordination und Antragsberatung beantwortet Fragen rund um die Antragstellung, organisiert die Durchführung der Auswahlsitzungen und ist für das Qualitätsmanagement der Auswahlabteilung sowie weitere Querschnittsaufgaben zuständig.

Auch intern arbeiten wir exzellent zusammen. Mit einem familiären Spirit, in einem vielfältigen Team und mit einer großen Portion Pragmatismus. Verbinden Sie sich mit uns - fachlich und menschlich. Interkulturell, über Kontinente hinweg. Bauen Sie mit uns Brücken für eine bessere Gesellschaft und sogar eine bessere Welt. Damit alle von unserer langen Historie und Erfahrung profitieren können – ganz im Geiste unseres Namensgebers: „Von Humboldt bis zu Dir“. Bewerben Sie sich und werden Sie eine*r von uns!

Ihr Einsatz – von Vordenken bis neu entdecken

• Vor- und Nachbereitung von Auswahlsitzungen inkl. Steuerung der Dienstleister, Überwachung der internen Arbeitsabläufe, Kommunikation mit dem Ausschuss, Terminüberwachung und Teilnehmenden Management
• Betreuung der Fachgutachterdatenbank inkl. Datenpflege

Exzellent, wenn Sie diese Fähigkeiten mitbringen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum Fachangestellten für Büromanagement (w/m/d), Kaufleute für Bürokommunikation (w/m/d), Kaufleute für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsangestellten (w/m/d), Fremdsprachenkorrespondenten (w/m/d) oder vergleichbare Ausbildung
• Gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem Büroberuf und Erfahrungen im Umgang mit digitalen Arbeitsweisen
• Für die Position angemessene Berufserfahrung mit verwaltungsnahem Bezug in internationalen Wissenschafts- und Kulturinstitutionen und/oder im öffentlichen Dienst ist erwünscht
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office)
• Anstellungsart: Teilzeit (27,8 Stunden pro Woche)
• Voraussichtliches Besetzungsdatum: baldmöglichst
• Befristungsdauer: befristet bis zum 31.12.2027
• Tag der Bewerbungsgespräche: 04.03.2026

Erwarten Sie mehr als einen Job – Ihre besonderen Vorteile:

• Arbeiten Sie in einem weltoffenen, internationalen Umfeld
• Gute Bezahlung? Aber sicher und nach Tarifvertrag
• Jahressonderzahlung
• Erholungspausen: 30 Tage Urlaub/Jahr (bei einer 5-Tagewoche)
• Gut zu wissen: betriebliche Altersvorsorge
• Wir fördern Sie mit umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangeboten
• Familiäres, wertschätzendes Arbeitsklima und Team-Spirit
• Flexible und individuelle Arbeitszeitgestaltung
• Mehr Freiräume durch mobiles Arbeiten
• Wir sorgen für Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit, zertifiziert durch das Qualitätssiegel „audit berufundfamilie“
• Wir bezuschussenIhrDeutschland-oder DB-Ticket
• Parkplatz für Fahrräder und Autos
• Gute Verkehrsanbindung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und Betriebssportgemeinschaft

Diversity ist für uns selbstverständlich.
Wir sind weltoffen, genau wie unser Namensgeber. Die Alexander von Humboldt-Stiftung fördert die Gleichstellung und begrüßt daher alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung – und den Kontakt mit Ihnen.

Sie fühlen sich angesprochen? Dann schicken Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (maximal 1-seitiges Anschreiben, aussagekräftiger Lebenslauf und relevante Ausbildungs-, Studien- und Arbeitszeugnisse) bis zum 19.02.2026 über das Online-Bewerbungsformular.

„Jeder Mensch soll sich in die Position begeben, in der er glaubt, auf seine Weise am nützlichsten zu sein.“
Alexander von Humboldt

Unternehmensdarstellung: Alexander v. Humboldt-Stiftung Stiftung des privaten Rechts

Alexander v. Humboldt-Stiftung Stiftung des privaten Rechts

Gründung 1953

Betriebsgröße 290

Wir fördern im Namen der Bundesrepublik Deutschland herausragende Wissenschaftler*innen, unabhängig von Fachrichtung und Nationalität. Unser weltweites Netzwerk ist dabei ein wichtiger Grundstein für die Zusammenarbeit und somit für exzellente Forschung – bis hin zu Nobelpreisen.

Vorteile für Mitarbeitende

• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice / Mobiles Arbeiten
• Vermögenswirksame Leistungen
• Nachhaltigkeit / Umweltschutz
• Sport- und Gesundheitsangebote
• Sonderzahlungen
• Weiterbildungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Parkmöglichkeiten
• Gute Verkehrsanbindung
• Moderne technische Ausstattung

Die abgebildeten Vorteile für Mitarbeitende können je nach Abteilung und Position variieren.

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