Assistent:in des CEO

K-AGENT GmbH; Bielefeld; Vor Ort; EUR 150.000 - 200.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in Bielefeld sucht einen Executive Assistenten, der den CEO in administrativen und projektbezogenen Aufgaben unterstützt. Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung bei der Büroorganisation, die Planung von Reisen sowie die Kommunikation mit Stakeholdern. Die Rolle erfordert sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine hohe Flexibilität und Belastbarkeit. Das Angebot umfasst eine attraktive Vergütung und moderne technische Ausstattung.

Leistungen

Hochwertige technische Ausstattung (Laptop, Smartphone)

Dienstwagen mit Privatnutzung

Faire, attraktive Vergütung

Abwechslungsreiches, anspruchsvolles Aufgabenspektrum

Gestaltungsspielraum und Verantwortung

Internationales, dynamisches Arbeitsumfeld

Modern ausgestattetes Büro

Enge, direkte Zusammenarbeit mit dem Unternehmer

Qualifikationen

• Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.
• Hohe Flexibilität und Bereitschaft zu Reisen.
• Bereitschaft, außerhalb klassischer Bürozeiten zu arbeiten.
• Gutes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Planung und Koordination des Termin- und Aufgabenmanagements.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings.
• Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
• Unterstützung bei juristischen und administrativen Vorgängen.
• Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder.

Kenntnisse

Organisationstalent

Flexibilität

Diskretion

Technische Affinität

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Jobbeschreibung

Als Executive Assistent unterstützen Sie unseren CEO und Unternehmer mit mehreren Firmen in allen organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Belangen. Sie arbeiten sehr eng und vertrauensvoll mit dem Unternehmer zusammen, strukturieren den Alltag, schaffen Überblick und stellen sicher, dass Aufgaben, Termine und Informationen reibungslos koordiniert werden. Dabei agieren Sie zuverlässig, vorausschauend und mit hoher Eigenständigkeit.

Aufgaben

Büroorganisation & Administration

• Selbstständige Planung und Koordination des Termin- und Aufgabenmanagements
• Sicherstellung eines effizienten Tagesablaufs sowie Priorisierung eingehender Themen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollen und Follow-ups
• Koordination von interner und externer Kommunikation
• Strukturierung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten

1. Reise- und Eventkoordination

• Organisation von Geschäftsreisen (national & international)
• Planung von Unterkünften, Transfers und Reiseunterlagen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von geschäftlichen Veranstaltungen oder Terminen

1. Projektbezogene Assistenz

• Durchführung von Recherchen, Analysen und Auswertungen
• Unterstützung bei juristischen und administrativen Vorgängen (z. B. Dokumentenvorbereitung, Abstimmung mit Anwaltskanzleien, Notariaten oder Steuerberatern)
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Zusammenfassungen
• Koordination kleinerer Projekte zur Entlastung des Unternehmers

1. Schnittstellen- & Kommunikationsmanagement

• Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder
• Koordination mit Dienstleistern, Partnern und Geschäftskontakten
• Sicherstellung eines klaren und strukturierten Informationsflusses

Qualifikation

• Berufserfahrung als Executive Assistant, Persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hohe Flexibilität und Bereitschaft zu regelmäßigen, teilweise kurzfristigen Reisen
• Verfügbarkeit und Belastbarkeit auch außerhalb klassischer Bürozeiten, wenn erforderlich
• Sehr gutes Organisationsvermögen, strukturierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• Loyalität, Diskretion und ein souveränes, vertrauenswürdiges Auftreten
• Fähigkeit, Situationen schnell einzuschätzen und Lösungen proaktiv voranzutreiben
• Technische Affinität sowie sicherer Umgang mit modernen Tools
• Führerschein Klasse B

Benefits

• Hochwertige technische Ausstattung (Laptop, Smartphone etc.)
• Dienstwagen mit Privatnutzung
• Faire, attraktive Vergütung
• Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabenspektrum
• Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen
• Ein internationales, dynamisches Arbeitsumfeld
• Eigenes, modern ausgestattetes Büro
• Enge und direkte Zusammenarbeit mit dem Unternehmer