Assistant to President (all genders) – Deutsche Grammophon GmbH

Universal Music; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Musikunternehmen in Berlin sucht eine engagierte Assistenz zur Unterstützung in der Organisation und Kommunikation. Zu den Aufgaben gehören die Vorbereitung und Durchführung von Meetings, die Recherche von Informationen sowie die Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Idealerweise haben Sie Erfahrung in der Musikbranche, sehr gute Kenntnisse der MS Office-Programme und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Teil eines kreativen und vielfältigen Teams zu werden.

Leistungen

30 Urlaubstage plus bis zu 10,5 freie Tage

Konzertkartenbudget und Streaming-Gutscheine

BVG-Vergünstigungen und Job-Rad-Leasing

Diverse Weiterbildungsangebote

Coaching- und Beratungsangebote

Qualifikationen

• Einschlägige Erfahrung von mindestens 5 Jahren in ähnlicher Position.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.
• Interesse an Klassik und Jazz ist von Vorteil.

Aufgaben

• Organisation und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings.
• Recherchieren und Aufbereiten projektrelevanter Informationen.
• Planung und Durchführung von Veranstaltungen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Proaktive Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorstudium

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die Deutsche Grammophon ist seit über 100 Jahren eines der traditionsreichsten und bedeutendsten Musikunternehmen der Welt: Wir sind der Marktführer für klassische Musik. Zu unseren Künstler:innen zählen Stars wie Anne‑Sophie Mutter, Daniel Barenboim, John Williams, Max Raabe, Max Richter, Rolando Villazón und Vikingur Olafsson sowie junge Stars und vielversprechende Newcomer wie Daniil Trifonov, Yuja Wang, Alice Sara Ott u.a. Weiterhin repräsentieren wir die herausragenden Künstler:innen und Kataloge der Labels Decca, Mercury Classics und ECM.

Deine Aufgaben:

• In deine Zuständigkeit fällt die Organisation, Vor‑ und Nachbereitung von Meetings und Projektterminen – inklusive der Protokollerstellung und Terminnachverfolgung.
• Du recherchierst projektrelevante Informationen, bereitest diese auf und erstellst Präsentationen sowie Reports.
• Du planst, organisierst und führst Veranstaltungen und Teamevents durch (z. B. Die Tagung „Club of Classics“).
• In enger Abstimmung mit dem President verantwortest du die interne Label‑Kommunikation und begleitest den agilen Chance‑Prozess.
• Das Termin‑ und Reisemanagement sowie die Reisekostenabrechnung fallen ebenfalls in deinen Aufgabenbereich.
• Du übernimmst buchhaltungsvorbereitende Aufgaben (PO‑Erstellung, Projektanlage, Rechnungsprüfung, Kontierung).
• Die Koordination der Beschaffung von Office Equipment, Tonträgern für Promotion‑Aktivitäten, Präsenten für Geburtstage unserer Künstler:innen übernimmst du, genauso wie die Aktenablage.
• Du betreust Künstler:innen und externe Gäste.

Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder ein Bachelorstudium.
• Du konntest bereits einschlägige Erfahrung von mindestens 5 Jahren als Assistenz oder in ähnlicher Position sammeln.
• Idealerweise bringst du erste Erfahrungen aus der Musikbranche mit.
• Du begeisterst dich für die Musikgenres „Klassik“ und/oder „Jazz“ und verfügst idealerweise über gute Repertoirekenntnisse.
• Mit den MS Office‑Programmen bist du sehr gut vertraut und du hast keine Schwierigkeiten, dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten; die Erstellung von ansprechenden Präsentationen fällt dir leicht.
• Wir sind ein international agierendes Unternehmen – sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse – schriftlich und mündlich – setzen wir daher voraus.

Deine Persönlichkeit ist gefragt:

• Du arbeitest proaktiv, vorausschauend und denkst mit, insbesondere dank deiner überzeugenden Kommunikation und deiner Fähigkeit, Zusammenhänge schnell zu erkennen und zu verstehen.
• Durch deine strukturierte und organisierte Arbeitsweise behältst du stets den Überblick; auch wenn mehrere große und kleine Themen gleichzeitig deine Aufmerksamkeit erfordern.
• Bei sich schnell ändernden Rahmenbedingungen behältst du stets einen kühlen Kopf; dies kommt durch deine Stärken im Krisenmanagement und deine Hands‑on‑Mentalität zum Ausdruck.
• Du bist es gewohnt eigenständig und gleichzeitig auch als Teil eines Teams zu fungieren; dabei schaust du stets über den Schreibtischrand hinaus und stellst sicher, dass du nicht nur für deinen Vorgesetzten, sondern für das gesamte Team ein offenes Ohr hast.
• Du kannst dich sehr gut auf viele verschiedene Charaktere einstellen und besitzt ein sicheres Auftreten im Umgang mit Künstler:innen, Medienpartner:innen, Managements sowie Geschäftspartner:innen.

Unsere Werte, unser Kompass, unsere Kultur:

• Creativity – Home to Artists, Innovators and Entrepreneurs.
• Connection – We are ONE team.
• Passion – Music is our first love.
• Responsibility – It’s up to us.
• Diversity – Music is universal.
• Factuition – Guided by head AND heart.

Unsere Benefits – weil Du uns wichtig bist:

• Spüre die Musik! – Dank eines Konzertkartenbudgets, Streaming‑Gutscheinen, Rabatte auf Tonträger und Merchandise sowie verschiedenen internen Veranstaltungen.
• Sei flexibel! – Durch unser hybrides Arbeitsmodell bist du flexibel und findest stets Raum für kreative Kollaboration und Begegnungen.
• Zeit zum Durchatmen! – Du bist mehr als dein Job – profitiere von 30 Urlaubstagen sowie bis zu 10,5 weiteren freien Tagen im Jahr.
• Sei mobil! – Bewege dich nachhaltig durch die Hauptstadt dank Vergünstigungen bei der BVG (öffentlicher Nahverkehr) und unserem Job‑Rad‑Leasing‑Angebot.
• Wachse mit uns! – Entwickle dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter.
• Achte auf dich! – Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens – beruflich wie auch privat – durch unternehmensunabhängige Beratungs‑ und Coaching‑Angebote.

#joinuniversalmusic

Wir freuen uns auf deine Online‑Bewerbung über unser Bewerbungsformular! Bitte lade dort deine aussagekräftigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als Dateien hoch und benenne in den Fragefeldern deinen frühesten Eintrittstermin sowie deine Gehaltsvorstellung.

MUSIC IS UNIVERSAL!

Universal Music setzt sich als großes und weltweit tätiges Unternehmen für gelebte Vielfalt und gegen Diskriminierung ein. Wir möchten, dass die Vielfalt, die unsere Künstler:innen durch ihre Musik und Individualität verkörpern, auch in unseren Teams zum Ausdruck kommt. Wir verpflichten uns der Chancengleichheit und geben jeder Person den Raum, sie selbst zu sein und sich zu entfalten – unabhängig von Alter, (sozialem) Geschlecht, Aussehen, Herkunft, Glauben, Beeinträchtig oder sexueller Orientierung.

Solltest du hinsichtlich einer Bewerbung unsicher sein, wenn du Beeinträchtigungen oder besondere Bedürfnisse hast oder du bspw. nicht 100 % der Anforderungen erfüllst, möchten wir dich ermutigen, es dennoch zu versuchen! #YOUatUMG