Administrative Assistenz (6661)

CTC Resourcing Solutions; Hessen; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Bereich Life Sciences sucht eine erfahrene Administrative Assistenz für eine 12-monatige befristete Position in Marburg. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat hat einige Jahre Erfahrung und spricht fließend Deutsch sowie Englisch. Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung von Anfragen, die Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und die Organisation von Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Mindestens 2-3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Erstkontakt für interne/externe Anfragen.
• Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost.
• Erstellen von Korrespondenz, vorwiegend in Englisch.
• Planen undOrganisieren von lokalen und globalen Veranstaltungen.

Kenntnisse

Deutsch

Englisch

Organisation

Kommunikation

Tools

SAP

SharePoint

Jobbeschreibung

Overview

Das Life Science Karriere Netzwerk CTC vereint Expert:innen aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Spitzenkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Unsere Projekte tragen dazu bei, innovative Behandlungsmethoden für Patient:innen zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidat:innen begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.

Administrative Assistenz (50%-Pensum)

Unser Kunde, ein grosses pharmazeutisches Unternehmen, sucht Administrative Assistenz für eine befristete Vertragslaufzeit von 12 Monaten via Arbeitnehmerüberlassung (mit Option auf Verlängerung) für den Standort Marburg, Deutschland.

Verantwortlichkeiten

• Erstkontakt für interne/externe Anfragen
• Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost
• Entgegennehmen, Führen und gezieltes Weiterleiten von Telefonaten, in Deutsch und Englisch
• Bearbeiten von Dokumenten, ggf. formale Prüfung, überwiegend in Englisch
• Ablage von Dokumenten, auch elektronisch (z.B.: Aktualisieren Intranet/Sharepoint)
• Erstellen von Korrespondenz, vorwiegend in Englisch
• Durchführen von Recherchen und Aufbereiten von Daten und Informationen
• Inhaltliche Vorbereitung und Erarbeitung von Präsentationen auch zu komplexen Sachthemen im Erstentwurf, überwiegend in Englisch
• Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungsanweisungen (z.B. Rechnungsanerkennung, -prüfung)
• Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen
• Unterstützen bei der Erstellung von Standardreports (z.B. KPIs, Statistiken)
• Bestellkoordination (e-Biss, SAP)
• Ausführen von kleineren Übersetzungen bzw. Koordination von größeren Übersetzungen
• Vorbereiten, Organisieren und Abrechnen von Dienstreisen
• Planen und Organisieren von lokalen und globalen Veranstaltungen, Sitzungen, Tagungen etc., auch in Zusammenarbeit mit Externen
• Betreuen von internen/externen Besuchern, ggf. Koordination
• Prüfen und Nachbearbeiten von Zeitdaten in SAP
• Erstellen von Standardauswertungen (z.B. Zeitkonten, Krankenstände, Urlaubsdaten)
• Eingeben von Personaländerungsmeldungen
• Führen von Bestandslisten
• Vergabe der Zutrittsberechtigungen im ALINA-System
• Koordinieren der abteilungsspezifischen Praktikantenplätze
• Erstellen der erforderlichen Korrespondenz
• Pflege von bereichsspezifischen Stammdaten
• Monitoring des Abteilungsbudgets

Qualifikationen

• Einige Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
• Deutsch und Englisch fliessend

Sollten Sie Interesse haben, mit uns über diese Position zu sprechen, würden wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen freuen.