Project Mangement Officer m/w/d

M. Schormair GmbH; München; Hybrid; EUR 34,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Übertarifliche Bezahlung

Sonderzahlungen

Hybrid-Work-Modell (50% Remote)

Job summary

Die M. Schormair GmbH sucht eine engagierte Assistenz für administrative und organisatorische Aufgaben im Beschaffungs- und Budgetbereich.

Sie unterstützen Beschaffungsprozesse in SAP, das Direktionssekretariat, Dokumenten- und Vertragsmanagement sowie Meetings- und Eventorganisation. Zu Ihren Aufgaben gehört auch Rechnungsprüfung, Cross-Charge-Verwaltung, Pflege von Budget-Trackern und Lieferantenmanagement.

Qualifications

• Kaufmännische Berufsausbildung; alternativ eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechenden Erfahrungen erforderlich (idealerweise mind. zwei Jahre Berufserfahrung)
• Nachweisbare Erfahrung im operativen Prozess- und Projektmanagement inklusive Kenntnis der einschlägigen Tools, idealerweise in einer cross-funktionalen Arbeitsumgebung
• Erfahrung in der Rechnungsverwaltung
• Erfahrung mit IT-Systemen/1st Level Support und Trainings von Vorteil
• Gute kommunikative Fähigkeiten sowie sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete Microsoft Office Kenntnisse
• Analytisches Mindset und datengetriebene Arbeitsweise mit Interesse an Gesundheitsthemen
• Teamplayer mit Bereitschaft und Flexibilität in schnellem, innovativem Umfeld Verantwortung zu übernehmen
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb der Projektarbeit (Optional, max. 2x pro Jahr)

Responsibilities

• Administrative Unterstützung bei Beschaffungsprozessen in SAP
• Administrative Unterstützung des Direktors der Abteilung
• Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement innerhalb der Abteilung
• Mithilfe bei der Organisation von Meetings inklusive der Terminkoordination
• Organisation von Tagungen, Events und teaminternen Angelegenheiten
• Administrative Unterstützung bei Ad-hoc-Projekten
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie Abgleich mit Bestellungen
• Verwaltung von Cross-Charges gemäß geltenden Anforderungen
• Erfassung von Leistungen im System sowie Pflege des Budget- und Projekttrackers
• Support der Kostenstellenverantwortlichen bei Budgetplanung & -monitoring
• Ansprechpartner für Abrechnung von Veranstaltungen für Mitarbeitende und unseren Dienstleister
• Prozessevaluierung & -optimierung in Zusammenarbeit mit Scandienstleister
• Lieferantenmanagement und Schulung zu Prozessen
• Mitarbeit im PMO-Projektteam zur Verbesserung zentraler administrativer Prozesse
• Organisatorische Unterstützung der Trainingsabteilung bei Planung von Schulungen und Onboarding neuer Kolleg:innen

Skills

Projektmanagement

Terminkoordination

Dokumentenmanagement

Teamarbeit

Kommunikation

Rechnungsprüfung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

MS Office

Job description

Wir suchen *SIE* zur Unterstützung bei unserem Kunden!

Angaben zur Tätigkeit:

Administrative und Organisatorische Unterstützung:

• Administrative Unterstützung bei Beschaffungsprozessen in SAP
• Administrative Unterstützung des Direktors der Abteilung
• Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement innerhalb der Abteilung
• Mithilfe bei der Organisation von Meetings inklusive der Terminkoordination
• Organisation von Tagungen, Events und teaminternen Angelegenheiten
• Administrative Unterstützung nach Bedarf im Rahmen von Ad-hoc-Projekte

Rechnungsverwaltung und Unterstützung in Budgetfragen:

• Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie deren Abgleich mit Bestellungen
• Verwaltung von Cross-Charges gemäß den geltenden Anforderungen, wo zutreffend
• Erfassung von Leistungen im System sowie Pflege des Budget- und Projekttrackers
• Support der Kostenstellenverantwortlichen bei Budgetplanung & -monitoring

Trainingsunterstützung und Prozessoptimierung:

• Ansprechpartner für die Abrechnung von Veranstaltungen für Mitarbeitende und unseren Dienstleister
• Prozessevaluierung & -optimierung in Zusammenarbeit mit Scandienstleister
• Lieferantenmanagement und Durchführung der Schulung zu dem Prozess
• Mitarbeit im PMO-Projektteam zur Verbesserung zentraler administrativer Prozesse
• Organisatorische Unterstützung der Trainingsabteilung bei der Planung von Schulungen und dem Onboarding neuer Kolleg:innen

Fachliche Anforderungen:

• Kaufmännische Berufsausbildung; alternativ eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechenden Erfahrungen erforderlich (idealerweise mind. zwei Jahre Berufserfahrung)
• Nachweisbare Erfahrung im operativen Prozess- und Projektmanagement inklusive Kenntnis der einschlägigen Tools, idealerweise in einer cross-funktionalen Arbeitsumgebung
• Erfahrung in der Rechnungsverwaltung
• Erfahrung mit IT-Systemen/1st Lever Support und Trainings von Vorteil
• Gute kommunikative Fähigkeiten sowie sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete Microsoft Office Kenntnisse
• Analytisches Mindset und datengetriebene Arbeitsweise mit Interesse an Gesundheitsthemen
• Teamplayer mit Bereitschaft und Flexibilität sich in einem schnelllebigen, innovativen Umfeld in neue Themen einzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen
• Schnelle Auffassungsgabe & Lösungsorientiertes Arbeiten
• Erfahrung im agilen Arbeiten von Vorteil
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb der Projektarbeit (Optional, maximal 2x pro Jahr - deutschlandweit, für Kongresse oder Seminare)

Wir bieten:

• unbefristeten Arbeitsvertrag, langfristigen Einsatz mit Übernahmeoption
• Übertarifliche Bezahlung, Sonderzahlungen
• Vollzeit 37,5 Stundenwoche
• Nach Einarbeitung, hybrides Arbeiten möglich (50% Remote)