Administrative Assistant jobs in United States

Fournir un soutien administratif confidentiel au gestionnaire de la maintenance en ligne de Toronto et au groupe des magasins.

• Élaborer et gérer l'horaire en ligne pour plus de 180 employés syndiqués et plus de 10 employés de gestion.
• Créer et maintenir les dossiers du personnel des employés.
• Créer des offres de quart, des offres de vacances, approuver les vacances pour les employés et la direction, et intégrer dans les horaires de travail.
• Intégration des employés sur la plateforme TSS (RAIC) et autorité de signature pour les processus RAIC et AVOP.
• Recommander des changements d'horaire pour le remplacement, en appliquant la convention collective et en réduisant les paiements des heures supplémentaires pour les transitions vers et depuis la formation.
• Assurer l'application de toutes les exigences de la convention collective lors du traitement des augmentations de salaire, des formulaires de résiliation, des formulaires de congé, etc. pour les employés de maintenance.
• Examiner les exceptions quotidiennes générées dans UKG WFC (temps et présence).
• Assurer l'application de toutes les exigences de la convention collective lors du traitement de toutes les heures supplémentaires, banque de temps, paiements, per diem, base éloignée, maladie, jours familiaux, vacances et affaires syndicales dans UKG WFC.
• Respecter les délais de paie.
• Premier point de contact pour les demandes de maintenance et les informations relatives au département de maintenance en ligne.
• Coordonner et être responsable de l'intégration et du départ des employés ainsi que de la coordination de toute la paperasse et des informations pour les nouvelles embauches.
• Projets/tâches ponctuels et autres tâches connexes assignées.
• Exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures établies en accordant une attention particulière à la sécurité personnelle et à celle des collègues et des clients.

• Éducation postsecondaire ou expérience préalable en secrétariat requise.
• Minimum de 3 à 4 ans d'expérience en milieu de bureau.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
• Maîtrise du travail dans des environnements Internet/Intranet et réseau.
• Bonne organisation, gestion efficace du temps, priorisation de plusieurs tâches et respect des délais.
• La connaissance de l'environnement de maintenance et de l'expérience opérationnelle aérienne sera un atout.
• Expérience en paie et connaissance de UKG WFC seront des atouts.
• Doit être capable d'obtenir une carte d'information de zone restreinte (RAIC).

Nous nous efforçons de rendre notre lieu de travail accessible aux personnes handicapées. Nous souhaitons nous assurer que vous êtes préparé au succès et vous demandons donc de nous informer à taleosupport@flyjazz.ca si vous avez besoin d'un aménagement pendant le processus de recrutement.

Jazz reconnaît que les meilleurs talents incluent des personnes de tous horizons, capacités et points de vue. Pour être un leader dans notre industrie, Jazz célèbre la diversité et valorise l'unicité que chaque individu a à offrir. Nous encourageons nos employés à favoriser une culture interne d'inclusion, créant des espaces de travail sûrs où chacun peut être authentique. Répondre aux besoins de nos passagers diversifiés est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'une main-d'œuvre reflétant les communautés que nous servons.