Production Coordinator / Coordinateur de Production

CSA Group; Toronto; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

A global standards organization in Toronto is seeking a Production Coordinator to manage product flow through development, ensuring quality and timely delivery. The ideal candidate will have strong project management skills, experience in production planning, and proficiency in Microsoft Office and Adobe Creative Suite. This role involves close collaboration with various teams and external vendors to guarantee project success and adherence to timelines.

Benefits

Dynamic work environment

Opportunities for growth

Diverse team collaboration

Qualifications

• Postsecondary degree/diploma and equivalent 3 years work experience required.
• Experience with content management systems is an asset.
• Excellent written and verbal communication skills required.

Responsibilities

• Schedules and manages the flow of products through the development process.
• Acts as point of contact for all pre- and post-production duties.
• Monitors and manages the flow of products through internal and external resources.

Skills

Microsoft Office

Organizational skills

Production Planning

Post Production

Inventory Control

Education

Postsecondary degree/diploma

Tools

Adobe Creative Suite

XML

HTML

Job description

Employment Status : Regular

Time Type : Full time

BUILDING A WORLD CLASS TEAM STARTS WITH YOU

At the heart of CSA Group is a vision : making the world a better safer more sustainable place. Its been part of our mission for nearly one hundred years : from the first engineering standard for railway bridges developed in 1919 to more than 3500 standards codes & related products today.

Headquartered in Canada with a global footprint of more than 30 labs and offices across Europe Asia and North America CSA Group tests inspects and certifies a wide range of products - from every day househould items to leading edge technology-to meet exacting requirements for safety performance and environmental impact.

Our employees take pride in making a difference in peoples lives through the work that we do. Were looking for people like you to help make it happen.

Job Summary :

The Production Coordinator schedules and manages the flow of products through the development process (development edit translation and production including authoring and QA) and ensures readiness for publication / sales. Accountable for the integrity of the development process and the quality and timely delivery of products. Provides process guidance to CSA staff committee members subject matter experts and external editorial production and translation resources. Ensures the integrity and availability of final products for delivery though CSAs Online Store subscription service learning management system and print (if applicable). Acts as a point of contact for all pre- and post-production duties including incorporation of updates draft conversion versioning translation reaffirmations and file management. Triages incoming assignments prioritizes workload reports on project status identifies and mitigates project risks. Prepares content files for production tasks as appropriate (example translation file prep and / or narrator file prep). Manages contract creation execution and document retention as per CSA guidelines. Manages new supplier set-up in coordination with procurement. Reviews and processes invoices from external vendors. Responsibilities require liaising with all levels of product development standards development product strategy sales certification procurement and external vendors. Participates in the delivery of the standards and education products in co-operation with standards development staff committee members and product development team members keeping the management team informed of advances or delays.

Principal Duties & Responsibilities :

• Provides guidance to editorial production translation product development project management instructional designers and external vendor resources to resolve questions and problems related to production as required.
• Peer Relationships : Operational Process Improvement Managers Production Specialists Product Managers Subject Matter Specialists Editors Instructional Designers Standards Project Managers Administrative Assistants Accreditation Procurement Team Legal Team External Vendors.
• Assist in the tracking of time and costs against projects and plan; makes recommendations to management as required
• Multiple deadlines regular interruptions and strong sense of urgency at times
• Daily communication with vendors internal and external stakeholders to meet project needs in English and French if applicable
• Must make timely and informed decisions with minimal guidance on their tasks to ensure they maintain timelines and quality of work.
• Initial point of contact for project submissions from Standards Development translation vendors / reviewers Product Managers and / or external vendors. Responsible for ensuring projects submitted to Product Development are complete accurate timely and follow appropriate procedures.
• Monitors schedules and manages the flow of products through internal and external resources to complete project deliverables on time and on budget.
• Prioritizes workload identifies and mitigates project risks
• Monitors content management system to ensure that metadata and file naming conventions are acceptable within CSA guidelines. Provides corrective guidance where necessary.
• Assigns work out to external vendors. Reviews quality of work submitted by external resources and takes steps to rectify unsatisfactory submissions.
• Prepares print specs for all new and revised products and ensures delivery to system / vendor.
• Maintains and manages multiple and / or changing priorities quickly with flexibility initiative and a team focus to drive success.
• Working with CSAs publishing systems software and staying updated with developments.
• As assigned acts as departmental representative on Second Level Review (SLR) Committee to assess accreditation compliance and determine if the post-ballot draft is ready to proceed to publication.
• Coordinates with external resources / vendors production resources printer committee members subject matter experts and other Standards Development Organizations.
• Responsible for the support of XML templates / stylesheets. Provides input on requirements to the XML vendor via the Operational Improvement Process Manager tests and approves the resulting solutions.
• Responsible for pre-publication / production quality checks of source files.
• As assigned responsible for support of CSAs terminology database and translation memory through the coordination and maintenance of translated products using Trados and Trados Groupshare software.
• Responsible for ensuring the security and integrity of production files ensures print quality as well as compatibility with current digital rights management tools validates and uploads final products for next stage work or sales.
• As required maintains published documents to reflect any changes during their lifecycle e.g. Reaffirmations updates errata and Retro NSC.
• Performs post-production analysis of published products and manages document conversion with internal or external resources for future development work.
• Acts as a problem solver for discrepancies errors and omissions in a variety of processes reports on root causes and recommends corrective action in order to ensure optimum efficiency of product delivery. Willing and able to work on special projects from time to time as assigned by management.
• Takes initiative to recommend and implement processes improvement recommendations with minimal input from management as required.
• Supports production operations with related tasks or similar duties as assigned by Management.

Preferred Education & Experience :

Postsecondary degree / diploma and equivalent 3-year work experience required (example : digital publishing e-learning and / or translation work experience).

Proficient in Microsoft Office Suite Adobe Creative Suite XML and HTML Mathflow / MathML Translation software and / or eLearning platforms required.

Experience with content management systems and process management systems (ex. Alfresco) is an asset.

Strong team player attention to detail and proven independent problem-solving skills.

Excellent written and verbal communication skills - communicates effectively and professionally.

Working knowledge of translation and publishing processes including sales and distribution and materials management processes is an asset.

CSA STANDARDS

propos de nous :

Le Groupe CSA est lun des plus grands organismes de normalisation en Amrique du Nord. Il mne des recherches et labore des normes pour un large ventail de technologies et de domaines fonctionnels. Le Groupe CSA est galement un fournisseur mondial de services dessai dinspection et de certification pour des produits dans de nombreux secteurs du march et un chef de file en matire de certification de scurit et denvironnement au Canada et aux tats-Unis.

La marque CSA apparat sur des milliards de produits dans le monde entier. Pour plus dinformations sur le Groupe CSA veuillez consulter le site .

Coordinateur de Production

Statut de lemploi : Rgulier

Type de temps : Temps plein

LA CONSTITUTION DUNE QUIPE DE CLASSE MONDIALE COMMENCE PAR VOUS

Au cur du Groupe CSA se trouve une vision : faire du monde un endroit meilleur plus sr et plus durable. Cela fait partie de notre mission depuis prs de cent ans : de la premire norme technique pour les ponts ferroviaires labore en 1919 plus de 3 500 normes codes et produits connexes aujourdhui.

Le Groupe CSA dont le sige social est situ au Canada et qui compte plus de 30 laboratoires et bureaux en Europe en Asie et en Amrique du Nord met lessai inspecte et certifie une vaste gamme de produits - des articles mnagers courants aux technologies de pointe - afin de rpondre des exigences rigoureuses en matire de scurit de rendement et dimpact sur lenvironnement.

Nos employs sont fiers de faire une diffrence dans la vie des gens grce leur travail. Nous recherchons des personnes comme vous pour nous aider raliser cet objectif.

Rsum du poste :

Le coordinateur de la production planifie et gre le flux de produits tout au long du processus de dveloppement (dveloppement rvision traduction et production y compris la rdaction et lassurance qualit) et veille ce que les produits soient prts tre publis ou vendus. Il est responsable de lintgrit du processus de dveloppement ainsi que de la qualit et de la livraison des produits dans les dlais impartis. Fournir des conseils sur le processus au personnel de lASC aux membres du comit aux experts en la matire et aux ressources externes charges de la rdaction de la production et de la traduction. Veiller lintgrit et la disponibilit des produits finaux livrer par lentremise de la boutique en ligne de lASC du service dabonnement du systme de gestion de lapprentissage et de la version imprime (le cas chant). Servir de point de contact pour toutes les tches de prproduction et de postproduction y compris lintgration des mises jour la conversion des bauches ltablissement des versions la traduction les raffirmations et la gestion des dossiers. Triage des missions entrantes hirarchisation de la charge de travail rapports sur ltat davancement des projets identification et attnuation des risques lis aux projets. Prparer les fichiers de contenu pour les tches de production le cas chant (par exemple prparation du fichier de traduction et / ou du fichier du narrateur). Grer la cration et lexcution des contrats ainsi que la conservation des documents conformment aux lignes directrices de lASC. Grer la mise en place de nouveaux fournisseurs en coordination avec les services dapprovisionnement. Examiner et traiter les factures des fournisseurs responsabilits impliquent dassurer la liaison avec tous les niveaux du dveloppement des produits de llaboration des normes de la stratgie des produits des ventes de la certification de lapprovisionnement et des fournisseurs externes. Participer la fourniture des normes et des produits ducatifs en coopration avec le personnel charg de llaboration des normes les membres des comits et les membres de lquipe de dveloppement des produits en tenant lquipe de direction informe des progrs ou des retards.

Tches et Responsabilits Principales :

Fournir des conseils aux services de rdaction de production de traduction de dveloppement de produits de gestion de projets aux concepteurs pdagogiques et aux fournisseurs externes afin de rsoudre les questions et les problmes lis la production le cas chant.

Relations avec les pairs : Responsables de lamlioration des processus oprationnels spcialistes de la production chefs de produit spcialistes de la matire rdacteurs concepteurs pdagogiques gestionnaires de projets de normalisation assistants administratifs accrditation quipe charge des achats quipe juridique fournisseurs externes.

Participer au suivi des dlais et des cots par rapport aux projets et au plan ; formuler des recommandations la direction si ncessaire.

Dlais multiples interruptions rgulires et sens aigu de lurgence certains moments.

Communication quotidienne avec les fournisseurs les parties prenantes internes et externes pour rpondre aux besoins du projet en anglais et en franais le cas chant.

Prendre des dcisions opportunes et claires avec un minimum de conseils sur ses tches afin de sassurer du respect des dlais et de la qualit du travail.

Premier point de contact pour les soumissions de projets provenant de llaboration des normes des fournisseurs / rviseurs de traductions des chefs de produits et / ou des fournisseurs externes. Il est charg de veiller ce que les projets soumis llaboration des produits soient complets exacts opportuns et conformes aux procdures appropries.

Contrler les calendriers et grer le flux de produits par lintermdiaire des ressources internes et externes afin dachever les projets dans les dlais et le budget impartis.

Hirarchiser la charge de travail identifier et attnuer les risques lis aux projets.

Contrler le systme de gestion de contenu pour sassurer que les mtadonnes et les conventions de dnomination des fichiers sont acceptables dans le cadre des lignes directrices de lASC. Fournir des conseils correctifs si ncessaire.

Confier des travaux des fournisseurs externes. Examiner la qualit du travail soumis par les ressources externes et prendre des mesures pour rectifier les soumissions insatisfaisantes.

Prparer les spcifications dimpression pour tous les produits nouveaux et rviss et assurer la livraison au systme / fournisseur.

Maintenir et grer rapidement des priorits multiples ou changeantes en faisant preuve de souplesse dinitiative et desprit dquipe afin de favoriser la russite.

Travailler avec le logiciel des systmes de publication de lASC et se tenir au courant des dveloppements.

Selon les besoins agir titre de reprsentant ministriel au sein du comit dexamen de deuxime niveau afin dvaluer la conformit laccrditation et de dterminer si lbauche postrieure au scrutin est prte tre publie.

Assurer la coordination avec les ressources externes / fournisseurs les ressources de production limprimeur les membres du comit les experts en la matire et dautres organismes dlaboration de normes.

Il est responsable de la prise en charge des modles / feuilles de style XML. Fournir des informations sur les exigences au fournisseur XML par lintermdiaire du gestionnaire du processus damlioration oprationnelle tester et approuver les solutions qui en rsultent.

Il est responsable de la scurit et de lintgrit des fichiers de production assure la qualit de limpression ainsi que la compatibilit avec les outils actuels de gestion des droits numriques valide et tlcharge les produits finaux pour ltape suivante du travail ou de la vente.

Le cas chant il met jour les documents publis afin de reflter les changements intervenus au cours de leur cycle de vie par exemple les raffirmations les mises jour les errata et les Retro NSC.

Effectuer lanalyse post-production des produits publis et grer la conversion des documents avec des ressources internes ou externes pour les travaux de dveloppement futurs.

Rsoudre les problmes lis aux divergences aux erreurs et aux omissions dans divers processus rendre compte des causes profondes et recommander des mesures correctives afin dassurer une efficacit optimale de la livraison des produits. Il est dispos et apte travailler sur des projets spciaux de temps autre selon les instructions de la direction.

Prendre linitiative de recommander et de mettre en uvre des recommandations damlioration des processus avec un minimum de contribution de la part de la direction le cas chant.

Soutenir les oprations de production en effectuant des tches connexes ou des tches similaires assignes par la direction.

Formation et Exprience Souhaites :

Diplme de lenseignement suprieur et exprience professionnelle quivalente de trois ans requise (exemple : dition numrique apprentissage en ligne et / ou exprience professionnelle dans le domaine de la traduction).

Matrise de Microsoft Office Suite Adobe Creative Suite XML et HTML Mathflow / MathML logiciels de traduction et / ou plateformes dapprentissage en ligne requise.

Une exprience des systmes de gestion de contenu et des systmes de gestion des processus (ex. Alfresco) est un atout.

Excellent esprit dquipe souci du dtail et comptences avres en matire de rsolution autonome de problmes.

Excellentes aptitudes la communication crite et orale - communication efficace et professionnelle.

Une connaissance pratique des processus de traduction et ddition y compris des processus de vente et de distribution et de gestion du matriel est un atout.

Ce que nous offrons :

Un environnement de travail dynamique : Participez des projets qui ont un impact mondial.

Possibilits de croissance : Travaillez avec une quipe diversifie et des parties prenantes issues de diffrents secteurs dactivit.

Les candidats matrisant le franais feront lobjet dune attention particulire.

Le Groupe CSA est un employeur qui souscrit au principe de lgalit des chances et sengage respecter la diversit lquit et linclusion. Nous interdisons toute forme de discrimination et de harclement fonde sur les motifs stipuls dans les lois applicables. Nous sommes une organisation o les opportunits sont bases sur les comptences et les capacits et o les diffrences sont respectes et valorises. Veuillez nous contacter ladresse si vous avez besoin damnagements dans le cadre du processus dentretien.

CSA Group is an Equal Opportunity Employer and is committed to diversity equity and inclusion. We prohibit discrimination and harassment of any kind based on any grounds stipulated by applicable laws. We are an organization where opportunities are based on skills and abilities and differences are respected and valued. Please contact us at if you require accommodation in the interview process.

Required Experience :

Key Skills

Microsoft Office,Inventory Control,Organizational skills,Computer Skills,Microsoft Outlook,Microsoft Word,Microsoft Excel,Production Planning,Post Production,ERP Systems,Manufacturing,MRP

Employment Type : Full-Time

Experience : years

Vacancy : 1