Office Manager

Synechron; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise de conseil recherche un gestionnaire de bureau pour superviser les opérations quotidiennes. Le candidat idéal devra être bilingue, posséder d'excellentes compétences en organisation, et savoir gérer les relations avec les fournisseurs. Des avantages tels que des congés payés, une politique hybride flexible et un régime d'assurance complet sont offerts.

Benefits

Congés annuels payés

Régime d'assurance complet

Politique hybride flexible

REER avec contribution de l'employeur

Qualifications

• Expérience avérée en tant que gestionnaire de bureau ou dans un rôle similaire.
• Disponibilité à temps plein ou à temps partiel pendant les heures de bureau.
• Maîtrise de base des logiciels bureautiques.

Responsibilities

• Planifier et coordonner les événements, réunions et célébrations.
• Gérer la logistique des événements.
• Accueil des visiteurs, clients et employés.

Skills

Bilingue français et anglais

Excellentes compétences en organisation

Solides qualités de communication

Capacité à établir des relations

Attitude proactive

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Job description

Overview / Aperçu

Nous sommes: Synechron est un cabinet de conseil leader mondial en transformation numérique, axé sur les services financiers et les organisations technologiques. Nos spécialités incluent l'intelligence artificielle de bout en bout, le conseil, le numérique, le cloud & DevOps, les données et l'ingénierie logicielle. Nos 13 FinLabs servent de hubs où nous innovons et développons des solutions d'affaires de pointe.

Our challenge / Notre défi: We are seeking a highly organized and proactive Office Manager to oversee the day-to-day operations of our office. The ideal candidate will excel at managing office logistics, coordinating events, maintaining supplier relationships, and ensuring a welcoming and professional environment for employees and visitors alike. This role is pivotal in supporting our team’s productivity and fostering a positive workplace culture.

Responsabilités / Responsibilities

Responsabilités / Responsibilities

• Bilingue français et anglais / Bilingual French and English
• Expérience avérée en tant que gestionnaire de bureau ou dans un rôle similaire / Proven experience as an Office Manager or in a similar role
• Disponibilité à temps plein ou à temps partiel pendant les heures de bureau standard, avec une flexibilité occasionnelle pour les événements ou les urgences / Full-time or part-time availability during standard office hours, with occasional flexibility for events or urgent matters
• Excellentes compétences en organisation et en gestion multitâche / Excellent organizational and multitasking skills
• Solides qualités de communication et d’interpersonnel / Strong communication and interpersonal abilities
• Maîtrise de base des logiciels bureautiques (par exemple, la suite Microsoft Office, Google Workspace) / Basic proficiency in office software (e.g., MS Office, Google Workspace)
• Connaissance de la comptabilité de base ou de la gestion des frais constitue un plus / Knowledge of basic accounting or expense management is a plus
• Capacité à établir et à maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et la gestion du bâtiment / Ability to build and maintain vendor and building relationships
• Attitude proactive et bonnes compétences en résolution de problèmes / Proactive attitude and problem-solving skills

Exigences - Requirements / Requirements

• Organisation d'événements : Planifier, coordonner et réaliser les événements, réunions et célébrations de l’entreprise. / Event organization: plan, coordinate and execute company events, meetings, and celebrations.
• Gérer la logistique des événements, y compris la réservation des lieux, le catering et le matériel. / Manage event logistics including venue arrangements, catering, and materials.
• Accueil & gestion des visiteurs : Accueillir chaleureusement et professionnellement les visiteurs, clients et employés. / Reception & guest management: Greet visitors, clients, and employees warmly and professionally.
• Gérer les appels entrants, le courrier et les livraisons. / Handle incoming calls, mail, and deliveries.
• Fournitures de bureau & Inventaire : Gérer l’inventaire des fournitures de bureau, équipements et mobilier. / Office supplies & inventory: Manage inventory of office supplies, equipment, and furniture.
• Réapprovisionner de manière proactive et superviser les processus d’approvisionnement. / Replenish supplies proactively and oversee procurement processes.
• Support administratif & assistance : Assister le PMO et les membres de l’équipe selon les besoins. / Administrative support: Assist the PMO with administrative tasks as needed and support team members.
• Gestion des comptes fournisseurs & dépenses : Traiter et suivre les factures et dépenses. / Accounts payable & expenses management: Process and track office-related invoices and expenses.
• Collaborer avec le service financier pour la documentation et le paiement appropriés. / Collaborate with finance for appropriate documentation and payments.
• Relations avec le bâtiment & les fournisseurs : Maintenir de bonnes relations et coordonner l’entretien et les réparations. / Building & vendor relations: Maintain relations with building management, vendors, and service providers; coordinate maintenance and repairs.
• Entretien & présentation du bureau : Veiller à ce que le bureau reste propre et bien présenté; superviser l’intégration des nouveaux employés et l’aménagement de leur espace. / Office maintenance & presentation: Ensure the office stays clean and presentable; oversee onboarding and workspace setup for new employees.
• Responsabilités supplémentaires : effectuer toute autre tâche assignée. / Additional responsibilities as assigned.

We offer / Nous Offrons

• Une organisation multinationale avec 58 bureaux dans 21 pays et la possibilité de travailler à l'étranger / A multinational organization with 58 offices in 21 countries and the possibility to work abroad
• 15 jours (3 semaines) de congés annuels payés plus 10 jours de congés personnels et jours de maladie supplémentaires / 15 days (3 weeks) of paid annual leave plus 10 days of personal leave and sick days
• Un régime d'assurance complet comprenant : assurance médicale, dentaire, visuelle, assurance vie et invalidité de longue durée / A comprehensive insurance plan including medical, dental, vision, life insurance, and long-term disability
• Une politique hybride flexible / Flexible hybrid policy
• REER avec contribution de l'employeur jusqu'à 4% / RRSP with employer contribution up to 4%

Diversité & Inclusion / Diversity & Inclusion

SYNECHRON’S DIVERSITY & INCLUSION STATEMENT: Diversity & Inclusion are fundamental to our culture, and Synechron is proud to be an equal opportunity workplace. Our DEI initiative ‘Synclusive’ fosters an inclusive culture and encourages applicants from diverse backgrounds to apply. All employment decisions are based on business needs, job requirements and individual qualifications, without regard to protected characteristics.