Coordinator, Programs and Partnerships | Coordonnateur.trice des programmes et des partenariats

Rideau Hall Foundation; Ottawa; On-site; CAD 56,000 - 61,000; Full time

Job summary

A prominent charitable organization in Canada seeks a collaborative and detail-oriented Coordinator for Programs and Partnerships. This role is essential for delivering high-impact initiatives, especially in the innovation area, by coordinating activities, managing relationships, and supporting logistics for events. Candidates should have a relevant diploma and 2 years of experience in program management, with strong skills in administration and collaboration. The position offers a competitive salary and benefits.

Benefits

Comprehensive health and dental coverage

RSP matching

Employee Assistance Program

Generous vacation days

Qualifications

• 2 years of experience with program and/or project management coordination.
• Experience in the non-profit or charitable sector is an asset.
• Demonstrated experience in administration and event management.

Responsibilities

• Coordinate and implement activities for multiple initiatives.
• Support program delivery and infrastructure for grant making.
• Organize logistics for in-person and virtual events.

Skills

Collaboration

Event management

Organization

Interpersonal skills

Flexibility

Digital marketing understanding

Education

Relevant diploma or combination of education and experience

Tools

CRMs

Job description

About the Rideau Hall Foundation

The Rideau Hall Foundation (RHF) is an independent and non‑partisan charitable organization established to amplify the impact of the office of the Governor General as a central institution of Canadian democracy, and to better serve Canadians through a range of initiatives linked to learning, leadership, giving and innovation. By working in partnership across all sectors, the RHF celebrates excellence while creating opportunities and connecting communities, all towards the shared purpose of a better Canada.

For more information about the RHF, please visit https://www.rhf-frh.ca/

About the Role

We are seeking a collaborative and detail‑oriented professional to join our team as the Coordinator, Programs and Partnerships. This role supports RHF’s ability to deliver high‑impact initiatives across multiple portfolios and thematic areas, with a primary focus on the Innovation portfolio. Reporting to the Manager, Programs and Partnerships, the Coordinator plays a key role in advancing program objectives through effective coordination, relationship management, and operational support.

Key Responsibilities

• Coordinate, implement and track activities that are required for the smooth running of multiple initiatives.
• Support program delivery and/or grant making infrastructure including development of plans and communication materials in collaboration with relevant RHF departments.
• Coordinate logistics for in‑person and virtual events, including travel arrangements, communications, and post‑event follow‑up in collaboration with partners.
• Collaborate with RHF staff to ensure timely distribution of materials, meeting minutes, and reports to managers, team members, and relevant stakeholders.
• Support work planning and implementation while maintaining effective communication with stakeholders by sharing relevant information, materials and opportunities shared by RHF.
• Support stakeholder identification, stewardship, and relationship management, including external specialists and vendors as needed.
• Conduct research, write reports, and maintain databases and systems to support RHF initiatives.
• Organize RHF information booths at events and ensure materials are updated and available across both print and digital media.
• In collaboration with the Communications department, coordinate the creation and management of digital content and campaigns across platforms (e.g., social media, websites, newsletters) while supporting RHF’s brand messaging.
• Monitor engagement, track performance metrics, and assist with communication tasks as assigned.

Qualifications & Experience

• A relevant diploma or a combination of relevant training, education and experience.
• 2 years of experience with program and/or project management coordination.
• Related work experience in the non‑profit or charitable sector an asset.
• Experience with small or start‑up organizations or initiatives an asset.
• Demonstrated experience in administration, project and event management.

Core Competencies & Skills

• Ability to operate and thrive in a collaborative environment as well as to work independently with demonstrated flexibility and initiative.
• Display flexibility and resourcefulness when dealing with competing work priorities.
• Interact effectively and professionally with internal and external stakeholders.
• General understanding of the social media and digital marketing landscape.
• Excellent office administration and organization skills.
• Excellent event management skills.
• Very strong interpersonal skills with the ability to navigate multiple team priorities.
• Proficient ability navigating software and CRMs.

Compensation & Benefits

• Competitive Salary: Hiring range of $56,500 - $61,000 depending on experience and qualifications.
• Comprehensive Benefits: Day‑one access to extended health and dental coverage to support you and your family’s well‑being.
• RSP Matching: Immediate enrollment in our employer‑matched Retirement Saving Program.
• Employee Assistance Program: 24/7 confidential support via TELUS Health for you and your family.
• Generous Vacation: Start with 15 vacation days per year, accruing from day one. Earn an extra 5 days every 3 years, up to a maximum of 30 days annually.

Application Process

• Apply through the Rideau Hall Foundation's career portal by January 4, 2026. Candidates must successfully pass all required security clearances.

Equal Opportunity & Accommodation Statement

The Rideau Hall Foundation is an equal opportunity employer. We strongly encourage applications from all qualified candidates, including those who are Indigenous, Black, racialized, LGBTQ2S+, women, persons with disabilities, members of visible minorities, and other equity‑seeking groups. We seek to build a workforce that reflects the communities we serve.

The Rideau Hall Foundation will provide accommodations upon request during the recruitment, selection and assessment process for candidates with a disability.

We thank all candidates for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

À propos de la Fondation Rideau Hall

La Fondation Rideau Hall (FRH) est un organisme caritatif indépendant et apolitique qui a pour but d’optimiser l’influence du Bureau du gouverneur général à titre d’institution clé de la démocratie canadienne et de mieux servir les Canadiens et Canadiennes par l’intermédiaire d’initiatives axées sur l’apprentissage, le leadership, le don et l’innovation. En nouant des partenariats dans tous les secteurs, la FRH célèbre l’excellence, crée des opportunités et relie les communautés, le tout dans le but commun de bâtir un Canada meilleur.

Pour en savoir plus sur la FRH, visitez https://rhf-frh.ca/fr/

Rôle

Nous recherchons une personne minutieuse, professionnelle et dotée d’un bon esprit de collaboration pour se joindre à notre équipe en tant que coordonnateur.trice des programmes et des partenariats. Ce poste consiste à renforcer la capacité de la FRH à lancer des initiatives ambitieuses pour une variété de portefeuilles et de thèmes, mais plus particulièrement pour le portefeuille de l’innovation. Relevant du ou de la gestionnaire des programmes et des partenariats, le ou la titulaire du poste joue un rôle essentiel dans l’avancement des objectifs des programmes par sa coordination efficace, sa gestion des relations et son soutien opérationnel.

Principales responsabilités

• Coordonner, mettre en œuvre et assurer le suivi des activités nécessaires au bon déroulement de plusieurs initiatives.
• Soutenir la mise en œuvre des programmes et l’infrastructure d’octroi de subventions, y compris l’élaboration de plans et de la documentation en collaboration avec les équipes concernées de la FRH.
• Coordonner la logistique des événements en personne et en ligne, y compris les modalités de transport, les communications et le suivi après événement, en collaboration avec les partenaires.
• Collaborer avec le personnel de la FRH pour s’assurer de la transmission en temps opportun de la documentation, des comptes‑rendus de réunion et des rapports aux gestionnaires, aux membres de l’équipe et aux parties prenantes concernées.
• Contribuer à la planification du travail et à sa réalisation en entretenant une communication efficace avec les parties par l’envoi d’information, de documentation et d’offres pertinentes.
• Donner un coup de main à l’identification et à la gestion des parties prenantes, de même que l’établissement et le maintien des relations, y compris avec des fournisseurs et des spécialistes externes, au besoin.
• Faire de la recherche, rédiger des rapports et tenir à jour les bases de données et les systèmes sous‑tendant les initiatives de la FRH.
• Préparer les kiosques d’information de la FRH pour les événements et s’assurer que la documentation est mise à jour et accessible en versions papier et numérique.
• Coordonner, en collaboration avec l’équipe des communications, la création et la gestion des campagnes et du contenu numériques sur toutes les plateformes (réseaux sociaux, sitesWeb, infolettres, etc.), en conformité avec les messages de marque de la FRH.
• Évaluer l’engagement, suivre les mesures de rendement, et contribuer aux activités de communication, au besoin.

Qualifications et expérience

• Diplôme pertinent ou combinaison de formations, d’études et d’expérience pertinentes.
• Deux ans d’expérience en coordination de la gestion de programmes ou de projets.
• Expérience de travail associée au secteur sans profit ou caritatif, un atout.
• Expérience de travail pour des initiatives ou des organisations en démarrage ou de petite taille, un atout.
• Expérience confirmée en administration et en gestion de projets et d’événements.

Aptitudes et compétences essentielles

• Capacité à fonctionner et à s’épanouir dans une équipe, ainsi qu’à travailler de manière autonome en faisant preuve de souplesse et d’initiative.
• Souplesse et débrouillardise dans la gestion des priorités de travail concurrentes.
• Interaction efficace et professionnelle avec les parties prenantes internes et externes.
• Compréhension générale des réseaux sociaux et du marketing numérique.
• Maîtrise de l’administration de bureau et grand sens de l’organisation.
• Excellentes compétences en gestion d’événements.
• Excellent entregent accompagné de l’aptitude à jongler avec plusieurs priorités d’équipe.
• Maîtrise des logiciels et systèmes de gestion des relations avec la clientèle.

Rémunération et avantages sociaux

• Salaire concurrentiel: Fourchette de 56 500$ à 61 000$ selon l’expérience et les compétences.
• Large gamme d’avantages sociaux: Accès immédiat à une couverture étendue d’assurance‑maladie et d’assurance‑dentaire pour soi et sa famille.
• Régime d’épargne‑retraite à cotisations partagées: Inscription immédiate à notre régime d’épargne‑retraite avec cotisations correspondantes de l’employeur.
• Programme d’aide aux employés: Soutien confidentiel en tout temps via TELUS Santé pour toi et ta famille.
• Congés annuels généreux: Offre de 15 jours de congés annuels accumulés dès l’entrée en poste, puis 5 jours supplémentaires tous les 3 ans jusqu’à un maximum de 30 jours par an.

Processus de candidature

• Postulez sur le portail des emplois de la Fondation Rideau Hall d’ici le 4 janvier 2026. Les candidat.e.s doivent obtenir toutes les autorisations de sécurité requises.

Énoncé d’égalité des chances et d’accommodement

La Fondation Rideau Hall est un employeur qui souscrit au principe d’égalité des chances. Nous encourageons fortement toute personne qualifiée à postuler, y compris les personnes autochtones, noires et racisées, les membres de la communauté LGBTQ2S+, les femmes, les personnes en situation de handicap, les personnes faisant partie d’une minorité visible et les membres d’autres groupes en quête d’équité. Nous cherchons à bâtir une équipe qui reflète les communautés que nous servons.

Des mesures d’adaptation seront offertes aux personnes en situation de handicap qui en font la demande, à toutes les étapes du processus de recrutement, de sélection ou d’évaluation.

Nous vous remercions de votre intérêt; notez toutefois que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.