Assistant Administratif Exécutif

Talentify; Mirabel; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Part time

Job summary

Une société de recrutement recherche un Assistant Administratif Exécutif à Mirabel, QC. Vous soutiendrez le VP dans la planification et la performance inter-programmes, tout en gérant l'agenda, les réunions et en maintenant des dossiers sensibles. Il est essentiel d'avoir 2 à 5 ans d'expérience en assistance administrative et d'être bilingue. Le poste est entièrement sur site, avec un taux horaire de 25,00 $ à 30,00 $.

Qualifications

• 2 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant administratif.
• Doit être citoyen canadien.

Responsibilities

• Gérer l'agenda du responsable et organiser les réunions.
• Suivre les activités et dossiers des équipes.
• Organiser des réunions et des déplacements professionnels.
• Maintenir des dossiers confidentiels et mettre à jour les documents financiers.
• Produire des documents et des présentations avec des logiciels de bureau.
• Recommander des améliorations de processus et des outils internes.
• Assurer le suivi des demandes d'accès informatique.
• Soutenir l'équipe de direction dans divers projets.
• Responsable de la réallocation de l'équipe lors du déménagement des bureaux.

Skills

Expérience en tant qu'assistant administratif

Bilingue (Français d'abord)

Gestion de calendrier

Réservation de voyages

Education

Diplôme collégial en gestion de bureau ou équivalent

Tools

Concur

Applications bureautiques

Job description

Job Title: Assistant Administratif Exécutif / Executive Administrative Assistant

Assistant Administratif Exécutif pour soutenir le VP responsable de la planification et de la performance inter-programmes. In this role, you will support the department manager in the follow-up and coordination of daily activities.

Responsabilités (Français)

• Gérer l'agenda du responsable et organiser les réunions, filtrer leur boîte de réception et assurer le suivi des actions à entreprendre.
• Suivre les activités, les dossiers et les demandes liés aux équipes.
• Organiser des réunions, des déplacements professionnels et préparer les rendez-vous.
• Maintenir des dossiers confidentiels et mettre à jour les documents financiers, y compris les dépenses et les dossiers internes.
• Produire des documents, des présentations, des rapports et des graphiques à l'aide de logiciels de bureau.
• Recommander et créer des améliorations de processus et des outils internes.
• Assurer le suivi des demandes d'accès informatique et des incidents.
• Soutenir l'équipe de direction dans divers projets, coordonner les événements et gérer les fournitures de bureau et les bons de commande.
• Responsable de la réallocation de l'équipe entière lors du déménagement des bureaux, en veillant à ce que chaque équipe ait tout le matériel et les outils nécessaires.

Responsibilities (English)

• Manage the agenda of the head and organize meetings, filter their inbox, and follow up on actions to be taken.
• Track activities, files, and requests related to teams.
• Organize meetings, business trips, and prepare appointments.
• Maintain confidential files and update financial documents, including expenses and internal records.
• Produce documents, presentations, reports, and graphs using office software.
• Recommend and create process improvements and internal tools.
• Follow up on IT access requests and incidents.
• Support the management team in various projects, coordinate events, and handle office supplies and purchase orders.
• Responsible for reallocating the whole team during office relocation, ensuring each team has all the equipment and tools needed.

Compétences Essentielles / Essential Skills

• 2 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant administratif, expérience de gestion de calendrier et de réservation de voyages.
• Bilingual (French first).
• Must be a Canadian citizen.

Compétences Supplémentaires & Qualifications / Additional Skills and Qualifications

• Diplôme collégial en gestion de bureau ou équivalent.
• In-depth knowledge of computer applications, word processing, spreadsheets, databases, and presentation software.
• Experience with unionized employees.
• Experience with Concur.
• Autonomous, proactive, and solution-oriented.
• Comfortable working in a unionized and employee-focused environment.

Type de poste & Emplacement / Job Type & Location

This is a Contract position based out of Saint-Benoit, QC.

Pay and Benefits

The pay range for this position is $25.00 - $30.00/hr.

Workplace Type

This is a fully onsite position in Saint-Benoit, QC.

Equal Opportunity Statement

Aston Carter is an equal‑opportunity employer. We consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information, or any other characteristic protected by law. If you would like to request a reasonable accommodation—such as modifying the job application process or interview due to a disability—please email [e-mail] for other accommodation options.