Assistant à la souscription bilingue

Aviva; Toronto; Remote; CAD 45,000 - 55,000; Full time

Job summary

A leading company in the insurance sector is seeking a bilingual production assistant to support their specialized accounts team. The role involves administrative tasks, collaborating with production writers, and ensuring efficient processing of insurance policies. Ideal candidates will have strong communication skills in both French and English, along with a diploma in insurance and relevant experience. This position starts remotely, transitioning to an office environment.

Qualifications

• 1-2 years experience in an administrative support role.
• Excellent oral and written communication skills in French and English.

Responsibilities

• Support production teams with policy processing and underwriting transactions.
• Collaborate with stakeholders and ensure timely financial reconciliations.
• Assist with data entry and document management.

Skills

Communication

Organization

Time Management

Attention to Detail

Education

Diploma or Certificate in Insurance

Tools

Microsoft Office

Job description

Bilinguisme : La connaissance de l’anglais en plus du français est requise puisque ce poste exige de communiquer, oralement et par écrit, avec nos clients, nos partenaires et les autres équipes de Aviva Canada situées partout au Canada.

Aviva est à la recherche d’un adjoint à la production qui se joindra à son équipe des Grands comptes et de l’assurance spécialisée (GCS). Le candidat doit être bilingue (français et anglais) et aura comme mandat d’agir à titre de personne-ressource auprès des équipes de rédacteurs production. Vous exercerez d’abord vos fonctions à domicile avant d’être graduellement appelé à travailler à l’un de nos bureaux (le choix de la région vous reviendra).

À ce poste, vous jouerez un rôle important dans le soutien de nos équipes de production qui sont déterminées, jour après jour, à demeurer à l’avant-garde, à atteindre les objectifs, à innover et à s’améliorer dans l’intérêt de nos clients.

Votre rôle consistera à apprendre et à vous perfectionner, à devenir un membre à part entière de l’équipe et à vous orienter vers un cheminement de carrière en production.

Vous apporterez le soutien et l’assistance essentiels aux rédacteurs production pour le traitement des polices de l’assurance des entreprises et effectuerez, dans la limite des pouvoirs qui vous seront conférés, diverses transactions de souscription, notamment sur les affaires nouvelles, les renouvellements et les avenants. Vous fournirez également un soutien administratif et de bureau aux équipes de direction et de rédacteurs production.

Responsabilités:

• Travailler en collaboration et de manière autonome tout en respectant les délais imposés à une équipe évoluant à distance;

• Aider les rédacteurs production à enregistrer les nouvelles soumissions et à vérifier si Aviva couvre déjà le risque, à traiter les refus ainsi qu’à préparer les renouvellements et les avenants tout en effectuant la consignation électronique des documents de souscription;

• Demander les rapports de prévention des sinistres, obtenir divers rapports (D&B, relevés de sinistres, inscription des engagements, etc.), préparer l’analyse des sinistres de catastrophe, les attestations d’assurance et les autres documents nécessaires aux rédacteurs;

• Répondre aux demandes de service des courtiers pour le compte de la Production et assurer le suivi des informations exigées des courtiers;

• Mettre à jour les documents de suivi tout en procédant à la saisie des données dans les systèmes (RTM, RTG, SFDC, etc.);

• Collaborer efficacement avec les intervenants des Grands comptes et de l’assurance spécialisée tout en effectuant, en temps opportun, le rapprochement des divergences d’ordre financier;

• Produire des rapports, des présentations et des résumés d’informations selon les besoins;

• Participer à des projets spéciaux au besoin.

Connaissances, compétences et expérience requises:

• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite (français et anglais) exigées.

• Diplôme ou certificat dans le domaine de l’assurance;

• Idéalement, 1 ou 2 années d’expérience dans un poste administratif et de soutien. Grand souci du détail et de la précision, jumelé à des compétences de gestion du temps supérieures à la moyenne, de préférence dans un environnement de souscription;

• À l’aise dans la gestion d’un bon niveau d’autonomie et capacité à assumer les responsabilités liées à vos fonctions auprès de différentes équipes;

• Excellentes aptitudes techniques liées aux systèmes et aux bases de données web et DOS; une solide connaissance pratique de la suite Microsoft Office est indispensable;

• Excellentes compétences en communication orale et écrite, ainsi que capacité de communiquer à tous les niveaux avec des partenaires internes et externes;

• Aisance manifeste, tant en français qu’en anglais, au téléphone, par courriel et dans le cadre de réunions est un atout;

• Compétences supérieures en matière d’organisation et de gestion du temps. Capacité à s’adapter à un environnement de travail dynamique et aux priorités changeantes;

• Intérêt marqué pour l’apprentissage et volonté de bâtir une carrière dans le domaine de l’assurance des entreprises;

• Incarne les valeurs d’Aviva dans le cadre de toutes ses interactions – Se soucier davantage, À bas la complexité, Toujours mieux et La fierté en héritage.

Information supplémentaire:

Aviva Canada s’engage à prendre des mesures d’adaptation du milieu de travail pour tous les candidats ayant une incapacité fonctionnelle, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement, y compris celle de la demande d’emploi. Par conséquent, si vous avez un handicap qui nécessite que des mesures d’adaptation soient prises, nous travaillerons avec vous pour combler vos besoins. Prenez note que tous les candidats doivent préciser la nature de leurs besoins d’adaptation dans la demande d’emploi. Par ailleurs, vous êtes prié d’en aviser le partenaire en acquisition de talents, qui, avec votre aide, déterminera les mesures qui s’imposent.